Project 2000是如何基于Web和电子邮件管理项目的

1.1 通过电子邮件发送给相关人项目管理者联盟文章
按预先设定的顺序把项目文件一一传送到相关人员，最后在传回发件人是个比较理想的方法，Project 2000就是这样完成的。blog.mypm.net
项目文件作为附件传送。在Project 2000中，可以通过操作系统中的电子邮件功能进行项目文件的传送。只要执行“文件/发送给” 命令，选择好“邮件收件人(作为附件)”命令，系统便启动操作系统预设的电子邮件程序，如Outlook、Outlook Express等，将项目文件作为邮件的附件发送出去。项目管理者联盟
按预定顺序传送项目文件。如果想让项目文件按预定顺序依次传送到每个接受人，在Project 2000中可以建立“传送名单”。 执行“文件/发送给”命令下的“传送收件人”命令，在这里的想传送到的收件人可以直接从通讯薄中搜寻后加入，通过上下箭头还可以调整传送的顺序。有两种方式可供选择：依次传送和同时传送。整个顺序传送的流程又可分为“发文者”和“中继者”两种角色。项目管理培训
发文者是最初传送文件的发件人，一般是项目经理，他可以要求，在传阅结束时，发出的文件可以再传回给他。 中继者是顺序传送流程中收件人，他们可以使用Outlook、Outlook Express或Notes等电子邮件系统接收邮件，在收到的邮件中双击包含的项目文档附件，就能自动启动Project 2000，打开相应的项目文件，进行阅读、修改、调整或加注，最后通过“文件/发送/下一个收件人”命令，转发给下一位收件人，同时自动发送一份状态报告邮件给最初发文者，直到项目文件最后回到最初发文者。

1.2 把项目文件发送到Microsoft Exchange文件夾service.mypm.net
如果项目管理环境中安装了"Microsoft Exchange"服务器，项目资料可以直接放置到exchange服务器的公共文件夹里，让公司所有相关人员使用这些资料。可以象一般信件一样打开项目资料。项目经理博客
　项目经理博客
二、 使用电子邮件沟通项目信息项目管理者联盟
在Project 2000中，有两种工作组方式供项目的参与者能进行项目信息的沟通：电子邮件和Web方式。这里先讨论通过电子邮件方式。

2.1为任务分配资源并得到被分配者的确认项目管理者联盟
在基于电子邮件的工作组方式中，项目经理首先要将项目计划中的任务分配信息通过电子邮件通知工作组成员，项目经理只要执行“工具/工作组/工作组分配”命令，就能启动“工作组分配”对话框。在该对话框中，Project 2000会自动地将他为每个资源分配工作的信息按整合到一起，并以电子邮件的方式通过企业内部网或国际互联网发送他们了。项目经理博客
工作组成员使用电子邮件系统接收邮件，并打开、阅读邮件后，可以直接在原邮件上答复，是否接受分配的任务，并可说明原因。项目经理收到后可以自动在项目上更新。

2.2要求资源提供工作完成情况的状态信息项目管理者联盟
在项目的实施过程中，当项目经理需要了解各项工作的进展情况时，可以就全部任务或指定的任务发送"工作组状态"消息，要求承担这些任务的工作组成员提交进度报告。项目管理者联盟
工作组成員打开该邮件后，就会看到项目经理以时间表的形式已经准备好的状态报告表，填写每单位时间的实际工时或剩余工时等信息，必要时还可以在"消息"区域中写上入说明性文字，然后按"发送"按钮，就把完成情况报给了项目经理。项目管理者联盟
项目经理收到工作组状态的答复邮件后，可将其中的项目实际进度数据自动更新到项目计划中，实现了通过项目进展的动态跟踪。

2.3 发布需要更新的分配信息 项目管理者联盟
工作组分配后如果项目计划发生了变化，如时间和工作量的变更，任务撤消等，系统会立即提示项目经理发送"工作组更新"消息，以保证整个项目同步进行。项目经理只要执行"工具/工作组/工作组更新"命令，这个工作就一步完成，没有必要去一个一个分配的去进行检查核对。

2.4提前提醒资源报告任务状态<BR>对于某些重要的任务，项目经理可以利用提醒功能在任务开始或结束前的某个时间提醒项目经理及相关人员。在计算机系统中安装了Microsoft Outlook的环境下，只需执行“工具/工作组/设定提醒”命令，就能够实现该功能

2.5自定义工作组功能
在Project 2000中可以由用户自己进行定义在项目经理和成员中需要交换的信息内容，以保证沟通的有效性。

三、 使用Project Central建立基于Web的团队工作模式项目管理者联盟
Microsoft Project Central 是 Microsoft Project 2000 的配套产品，它使工作组成员、项目经理以及其他相关人员在整个项目期间能够协同工作。Microsoft Project Central 可以帮助工作组成员就他们正在执行的任务和项目经理进行沟通，同时也为包括高级经理在内的所有人员提供了获取项目信息的场所。Project Central是基于Web的工作组方式。项目管理者联盟
用户访问 Project Central 时不需要 Project 2000，只使用浏览器即可。

3.1 在Project 2000中设定团队工作模式项目管理者联盟文章
设定这种模式的操作非常简单，只要在服务器中安装好Project Central，它就成为了一个具备管理数据库功能的网站，项目经理或工作组成员使用浏览器，通过网站访问Project Central，就可以直接获取项目信息。项目经理博客
自动建立用户账号。如果在Project Central中工作组成员还没有创建账号，Project Central会在项目经理第一次发送工作组分配消息时自动地为这每个资源及项目经理建立帐号。可以有两种登录及验证身份的方式访问Project Central时，一种是通过用户在Windows 网络系统中的用户帐号，另一种使用使用Project Central的用户账号，此外，也可由管理员为用户在Project Central中之间建立帐户。项目管理者联盟
使用Project Central。当Project Central 环境一旦建立，便可以进行项目信息的沟通与协调，项目的参与人员只要直接运行IE 浏览器，在地址栏输入Project Central的地址并执行，屏幕上就会显示登录界面，用户找到自己的名称并并输入密码，就可以登录到Project Central。如果用户使用“Windows 帐号”作为登录身份验证方式，就能直接登录到Project Central中。 项目管理者联盟
项目参与人员角色设定。在Project Central中共有三种角色：管理员、项目经理、资源。每个用户都扮演着1~3种某人角色，角色决定了他们的权限。管理员具有最高的权限，他可以配置、管理Project Central的工作环境。项目经理负责项目规划与任务的日程排定，他在Project 2000中可以进行任务的分配，计划的调整，要求工作组成员提供任务进度状态报告，并进行项目更新。资源主要是完成项目经理所分配的任务，并可以对项目计划提供建议。

3.2 项目经理与工作组成员沟通转自项目管理者联盟
项目经理与工作组成员的沟通流程主要有以下几个方面内容：项目管理培训
1、 项目经理通知工作组成员，已经为他们分配了新的任务。项目管理者联盟
2、 工作组成员从“工作组收件箱获取分配给自己的任务信息，并就是否接受分配的任务做出答复。项目经理博客
3、 项目经理根据工作组成员的答复更新项目计划。项目管理者联盟
4、 如果项目计划有变更，将变化情况通知相关的工作组成员，并要求成员做出响应。项目管理者联盟
5、 工作组成员对于是否接受变更做出答复。项目管理者联盟
6、 项目经理根据工作组成员关于变更的答复更新项目计划。项目管理者联盟
7、 项目经理向工作组成员索取项目状态报告。项目管理者联盟
8、 工作组成员提交项目状态报告。项目管理论坛
9、 项目经理调整项目计划。

3.2.1 进行工作分配项目管理者联盟
进行工作分配是按如下流程进行的：项目管理者联盟
1 项目经理：进行工作分配。项目经理在Project 2000的甘特图视图中，执行“工具/工作组/工作组分配”命令，将全部任务或指定的任务分配信息发送到相关成员。项目管理者联盟
2 资源：接受或拒绝项目经理的分配做出响应。工作组成员通过浏览器登录到Project Central后，在主页上将会看到他是否有新消息。如果有，打开“工作组分配”信件，查看分配给自己的任务信息。如果接受该工作分配，可以不必答复；如果有异议，在“是否接受”栏下选择“否”，并说明不能接受工作分配的理由，答复项目经理。按“发送”按钮后，即将答复消息传送给项目经理。项目管理者联盟
3 项目经理：查阅工作组成员应答消息。项目经理也能从“Project Central”中获取工作组成员的答复消息，查看答复消息后，如果没有异意，按 “更新”按钮直接更新项目，如果需要进一步讨论，按 “答复”按钮再开始新一轮讨论。

3.2.2项目执行情况报告项目管理者联盟
项目执行情况报告是按如下流程实现的。club.mypm.net
1 项目经理：要求资源报告任务进展状况。如果项目经理需要了解项目的进展情况，只需在Project 2000中执行“工具/工作组/工作组状态”命令，就能够一次通知所有成员提供任务进展状况的消息。项目管理者联盟
2 资源：在Project Central中更新任务进展情况 项目经理博客
工作组成员登录到Project Central后，便可以看到项目经理发来的“工作组状态”消息，在发来的表中输入项目进度的实际数据后，按“发送”按钮，就将进展消息传送给项目经理。项目管理者联盟
3 项目经理：检查与更新资源的任务进展。项目经理查看了工作组成员回传的项目进度的进展情况后，只要点击“更新”命令，即可把完成的信息更新到项目中，实现了通过工作组方式的项目的动态跟踪。

3.2.3更新项目分配信息 项目管理者联盟
当项目计划由于各种原因进行调整后，需及时将变更通知已经接受任务分配的资源时，项目经理只要在Project 2000中执行“工具/工作组/工作组更新”命令，便可将变更信息自动发送给相关人员。

3.3 针对项目经理的功能项目管理者联盟
项目经理通过Project Central直接从工作组成员取得项目的进度信息，增加了项目计划与跟踪的正确性。另外，Project Central提供多种查询信息的方法，并能产生项目状态报告，使得项目经理与团队间能有更充分地协商与沟通，进而减轻了管理上的负担。

3.3.1 更新Web服务器上的数据库项目管理者联盟
为了安全起见，存储在Project 2000上的项目信息不会自动保存到Project Central所在服务器的数据库上，但是，只要项目经理执行“工具/工作组/更新Web服务器上的项目信息”命令，就能将项目摘要任务信息更新保存到Project Central数据库中，这样，上级领导就能在Project Central中可以通过项目公文包视图察看这些信息。

3.3.2 要求与合并状态报告bbs.mypm.net
在Project Central中还包含一个可以设计文字化状态报告的功能。这种状态报告是一种纯文字的信息，由工作组成员在Project Central中填写描述他们工作状态的文字信息。它们可以提供有关进度、目标、问题和其他影响工作的因素的详细信息。可以将其保存和发送给公司的其他人，或者公布出来让大家浏览。另外，Project Central可自动将各个工作组成员的状态报告合并为整个工作组的完整的状态报告。pmp.mypm.net
项目经理可以创建状态报告，确定工作组成员提交状态报告的频度以及这些报告中应该包含的内容。可以指定哪些工作组成员需要提交状态报告，并且可以指定是否要合并状态报告以及应该如何合并，还可以在Project Central中审阅工作组成员定提交的状态报告。pmp.mypm.net
工作组成员收到项目经理发来的要求提交状态报告的消息后，按时填写报告，并发送给项目经理。当项目经理收到各工作组成员提交的状态报告后并审阅后，可以简单地通过一排编辑功能按钮，对状态报告进行相关的"合并"、"打开"以及"删除"等操作。

3.3.3 设定消息处理规则service.mypm.net

项目管理者联盟 版权所有 | 京ICP备10055250号-11 | 京公网安备 11010202009440号