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ERP的成功实施文档一个都不能少

作者：袁绍提交人：项目管理者联盟[袁绍] 属性：提交人转载发布时间：2008/3/19 点击：7262 【收藏本文】

　　（1）文档编写不够规范。主要表现在项目实施过程中，没有对每一个阶段的文档进行整理，分层次管理，各类文档资料缺少一致性。项目管理者联盟
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　　（2）文档内容描写不够完善。在编写各种文档过程中，虽然大家都按事先规定的模式进行了编写，但编写的内容经常不够完善。要么文档极其简单，相当于没有文档。要么文档流于形式，没有什么实际的价值，甚至于有的实施文档与实施过程完全不符。项目管理者联盟
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　　（3）文档没有统一入库管理。随着系统的不断优化、升级，新需求的不断产生，各种文档越来越多，没有建立一个文档资料库。不同时期的各种文档零散存在，造成查询文档时非常困难。项目管理者联盟
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　　（4）只重视文档的形式，实用性不强。在实际的实施过程中，编制人员没有时间去关心它们的用途，也不知道哪些部门使用，更多的是在规定的时间内完成任务，以免影响考核成绩，这样一来一些不实用的、重复的文档不但阻碍ERP实施的可执行性，而且影响项目的整体进度。因此，文档的制定要实用，以减少繁文缛节的文字工作。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　（5）文档的安全性无法保障，未能有效管制机密文档的外漏问题。在项目实施众多的文档中，其中一些文档必定是关键文档，起到非常重要的作用。对于这类文档没有设定优先级别特别关注，对于一些关键的地方没有特别标记，特别说明。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　如何管理实施文档？项目管理者联盟文章
www.mypm.net
　　如前文所述，实施文档对于项目管理的作用是不容置疑的，但文档的管理却又通常是项目管理中最容易忽略的。笔者认为，在文档管理中应该要注意以下几个方面：项目管理者联盟

　　（1）第一步应先建立文档管理制度。重点应体现为两点:①要对项目文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排,得出项目文档的总览表。②是制定对各种项目文档的管理程序,如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等,为项目的文档配置管理铺设一个良好的基础平台。 training.mypm.net
talent.mypm.net
　　（2）文档版本管理，而且非常重要。版本混乱是实施文档的一个致命伤，文档的有效管理必须实行版本控制。项目管理论坛
talent.mypm.net
　　（3）创建文档库的访问规则，这是文档管理的重要环节。访问规则确定谁可以访问、阅读、升级以及在文档库中添加文档。同时，文档库还应定期进行检查，以便对哪些文件进行存档或对哪些旧文件进行清理，以确保文档管理符合公司、项目实施组的需求。项目管理培训
项目管理者联盟文章
　　（4）文档的审核。除用于沟通之外，重要的文档需要进行各级审核。审核就是检查编写的项目文档是否齐全有无遗漏，是否符合文档的规范要求，内容描写是否正确紧扣主题，列出的图表信息是否准确，以确保文档的质量。阶段性成果审核文档实施双方还应该由相关主管签字，以确认阶段性成果符合要求并予以接受。项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　（5）使用工具管理文档。对于一个大型的ERP项目实施，经过调研、实施、二次开发和应用，整个实施周期中都会有大量的文档。文档内容也是在不断变化的，有的是连续的，承前启后的，有的是新增加的，也有的是废除的。这可能需要一个统一的文档管理工具，分门别类统一存放管理各种实施文档资料，建立实施文档资料库。项目管理者联盟
service.mypm.net
　　总之，实施文档在项目实施过程中起到关键的作用，从某种意义上来说，文档是项目实施规范的体现和指南，按照规范要求编制一整套文档的过程，就是实施完成一个项目的过程。项目管理者联盟

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