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信息沟通的几种方式及其适用情境

作者:王树文   提交人:pengcanwsw[王树文]   属性:提交人原创   发布时间:2006-5-12   点击:7530   【收藏本文

  摘要:一项调查表明,项目管理人员有70%左右的时间花在信息沟通上。的确,“信息沟通”在项目建设的过程中具有至关重要的作用。我们知道,要想实现有效的沟通,除了当事人要具备良好的沟通技巧外,沟通方式的正确选择也是非常重要的。项目管理者联盟

  本文结合作者的工作经验,重点讨论一下信息沟通的几种方式及其适用情境。项目管理者联盟

  关键词:沟通 方式 适用情境talent.mypm.net

  沟通是人际关系建设的永恒话题,沟通也是项目得以顺利开展的有力保障。一项调查表明,项目管理人员有70%左右的时间花在信息沟通上,可见“信息沟通”在项目建设过程中的重要性。项目管理者联盟

  我们知道,要想实现有效的沟通,除了当事人要具备良好的沟通技巧外,沟通方式的正确选择也是非常重要的。项目管理者联盟

  以下结合作者的工作经验,总结出“团体沟通”和“个体沟通”几种经常采用的方式及这些方式的适用情境,供大家参考。项目管理者联盟

一、团体沟通项目管理者联盟

  “团体沟通”,顾名思义是指至少三人以上参加的信息沟通活动。团体沟通主要有以下两种常用的沟通方式:会议沟通和E-Mail(或书面)沟通。

1、会议沟通项目管理者联盟

  “会议沟通”是一种成本较高的沟通方式,沟通的时间一般比较长,因此常用于解决较重大、较复杂的问题。如下的几种情境宜采用会议沟通的方式进行:项目管理者联盟

  (1)需要统一思想或行动时(如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等);
  (2)需要当事人清楚、认可和接受时(如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等);
  (3)传达重要信息时(如项目里程碑总结活动、项目总结活动等);
  (4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息将对团队产生较大影响时;
  (5)讨论复杂问题的解决方案时(如针对复杂的技术问题,讨论已收集到的解决方案等)。
service.mypm.net

2、E-Mail(或书面)沟通项目管理论坛

  “E-Mail(或书面)沟通”是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制,因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通,因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式进行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail的沟通方式进行:项目管理者联盟

  (1)简单问题小范围沟通时(如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等);
  (2)需要大家先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等);
  (3)传达非重要信息时(如分发周项目状态报告等);
  (4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。
blog.mypm.net

二、个体沟通PgMp.mypm.net

  所谓“个体沟通”,是指两人之间的沟通。个体沟通主要有以下三种常用的方式:当面沟通、电话沟通和E-Mail(或书面)沟通。项目管理者联盟

1、当面沟通转自项目管理者联盟

  “当面沟通”是一种自然、亲近的沟通方式,这种沟通方式往往能加深彼此之间的友谊、加速问题的冰释。如下的几种情境宜采用当面沟通的方式进行:项目管理者联盟

  (1)彼此之间的办公距离较近时(如两人在同一办公室);
  (2)彼此之间存有误会时;
  (3)对对方工作不太满意,需要指出其不足时;
  (4)彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时。
pmp.mypm.net

  需要提醒注意的是:沟通双方如果距离不是很远,请优先采用当面沟通的方式。我有时看到沟通双方的距离不过一二十米还采用电话沟通的方式,这是非常不可取的。service.mypm.net

2、电话沟通项目管理者联盟

  “电话沟通”是一种比较经济的沟通方式。如下的几种情境宜采用电话沟通的方式进行:项目管理者联盟

  彼此之间的办公距离较远、但问题比较简单时(如两人在不同的办公室需要讨论一个报表数据的问题等);
  彼此之间的距离很远,很难或无法当面沟通时;
  彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时。
项目管理者联盟

  需要特别注意的是:在成本相差无几的情况下,请优先采用当面沟通的方式。项目管理者联盟

3、E-Mail(或书面)沟通项目管理者联盟


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