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政府采购工作中，经常遇到零星类IT招标项目，由于政府采购预算编制上的缺陷,各预算单位需求计划随机而零乱，且完成时限叫人难以接受，基本上是即时需求，也是最容易引起采购人不满的项目。在如何应对零星IT项目采购方面，各地也摸索出了一定经验，值得政府采购同仁借鉴。 项目管理者联盟
一、协议供货制解决时效性问题。协议供货制度是集中采购机构在一定时间与空间范围内选定服务质量与价格水平较优的供应商，采用追踪管理、信息反馈、监督检查等方式加强后期管理，谋求商务信息的透明，从而满足采购人的及时需求。采购人有随机的购买需求时，可以通过向政府采购管理部门或者政府采购集中机构提出申请，完善一系列管理手续后，由协议供货商供货，时效性问题迎刃而解。 项目管理者联盟
此项制度实行初期广受赞誉，但随着执行深度与广度的提升，也逐渐暴露出了一些问题，具体体现在：一是协议范围不能涵盖所有采购人的个性化需求，所谓理论上的不定品牌采购是行不通的。二是价格变动信息不对称。供应商的唯利是图情结不可能因为政府采购方式的变动而彻底改变，价格偏高、高于市场价、价格变动特别是下浮信息公布不及时，需求与规范等方面存在诸多问题。三是难以避免的舞弊行为使圣洁的政府采购蒙羞。由于管理上的缺陷，缺乏监督手段，致使采购人与供应商面对面的交易行为被放纵，为双方达成私下交易创造了条件。四是瞬息万变的IT行情与相对固定的垄断期形成尖锐冲突，限定了市场自由竞争原则。 项目管理者联盟
二、询价采购部分解决突出的时效与价格问题。询价采购方式以书面询价为主,电子网络询价为发展方向，附以特殊情况下的电话询价方式，有效地解决了采购人需求无计划性、缺乏预算、需求急迫等问题。网络询价能够第一时间反映价格变动情况，通过某些规则的约定，能使采购人最大限度地获得价格变动而带来的益处。弊端在于有些地区供应商素质不高，对网络报价缺乏操作能力，部分限制了其参与能力。书面询价能够清晰地传达采购人的需求信息，在供应商仅限定在本地范围情况下，最快二、三天时间就可以开标结束。询价采购类别也有讲究，有总包、部分总包、单项最低价定标三种方式。总包就是汇集一定时间段内所有采购需求，以一包形式完成不同项目的采购，中标供应商只有一家，使于履约和集中控制，但是由于各采购人所报项目类别很多，总包类别中有时五花八门，如扫描仪、服务器、投影仪等等，且数量往往是一台或二台，每单位的需求量也有大有小。
总包以后会出现二种情况：一是有能力投总包的供应商很少，不能达到法定三家投标数量;二是即使总包价格低，但难以保证所有的项目价格最低，个别中标项目价格高于市场价。部分分包其实也有几种类型：一是按采购单位进行分类，二是按采购类别分类。前者依然部分存在供应商响应能力受限问题，后者设置初衷是想在类别上扩大规模，但是事与愿违，零星项目有时类别很多，而规模很小，最少时就是一台，操作难度陡增。单项最低价中标也许是不得已而为之的一种采购方。 项目管理者联盟
但无意中却部分解决了总包存在的问题。一是扩大了供应商参与范围，加深了公开竞争程度。供应商可以在各自经营范围内灵活选择采购项目进行报价，提高中标概率，少做无效劳动。二是价格竞争激烈，中标结果低于市场价较为明显，采购人较为满意。三是采购人的项目需求能够及时得到满足。首先是单项报价投标人相对较多，有效三家投标数量一般会得到满足，且竞争充分，采购人获实利;其次是中标人相对分散，中标项目被分解，反而便于中标人及时组织货源，集中精力满足采购人的质量与服务要求。 项目管理者联盟
然而缺陷也相伴而生：一是提高了采购成本。供需双方对等数量增多，某单位买三台不同型号电脑可能有三家供应商中标,合同要签订三份，采购机构要收三份合同以及增加后期验收付款手续，工作量大量增加。二是降低了规模效应，有背法律精神。在分散基础上的再一次单项低价中标，容易导致供应商的恶性竞争、采购人的“唯利是图”，扭曲政府采购宗旨，降低公共政等功能,也不利于供应商企业的发展壮大。三是有弄虚作假的嫌疑。我们知道有些项目(如某品牌的复印机)存在地区代理垄断现象，真正有投标资格的只有一家，而实际报价时却出现三、四家，明显是供应商私下交易的结果，借此应付法律规定，抬高中标价格。 项目管理者联盟
三、省市联动是解决零星IT设备采购的积极探索。所谓省市联动是由省级采购中心牵头，充分调研与征求意见的基础上，利用竞争性谈判的方式确定IT产品的供应商，在有效时间范围内，各采购人提供统一标准式的服务，并在省内各市设置分支机构，全省统一价格与服务，全省范围内用规模优势打造效率与效益空间，最大限度地满足各地采购人的零星采购需求。省市联动的设想很好，但操作起来涉及到许多细节问题，如何做到省市无缝衔接，是一个大问题，而且作为财政支出方式的政府采购，缺乏省市垂直的行政管理机构，各地领导重视程度也大相径庭，处理不好会引起混乱，影响联动节奏，甚至会把协奏曲变成变奏曲。 blog.mypm.net
要做好省市联动工作，必须要把握好几条原则：一是省里出台文件要充分尊重各市的具体情况，不得一刀切，要多作调研，发现问题，解决问题;二是兼顾各方利益;三是省市联动不能仅由省市采购中心及政府采购监管部门唱独角戏，必须要得到省市两级政府的高度重视，以及广大采购人的深切理解，要充分认识到政府采购是牵一发而动全身的行为，要多作规划宣传。四是边做边改，逐步完善各项配套措施，健全各项规章制度，力争使省市联动体现出经济与社会效益。 项目管理者联盟
四、加强预算管理，发挥规模采购效应。单位需求的零乱，使得一台电脑，一台打印机等设备也搞起了限时采购，而且一月之内同一单位甚至同类型的IT设备要采购多次，严重浪费采购资源，加重采购机构负担。由于零星需求缺乏计划与预算，指使政府采购的规模效应难以正常发挥出来，因此一年一度的采购预算的制定就显得更加重要了，这项工作要严格管理起来，采购预算必须列入年度财政预算，而且预算的金额、采购项目，完成时限要表达清晰，每个预算单位前期要做好充分规划，结合工作实际需要，结合年度财力情况，有所为有所不为，精确地表达出年度需要，年度执行过程中不要再作重大调整，这就要求提高行政决策水平，目光深远。 项目管理者联盟
目前，政府采购预算管理存在诸多薄弱环节，主要集中在未形成预算、预算框架模糊、预算变动频繁难以操作等方面，集中采购机构在年初很难汇总出所有预算单位的采购需求，被动地完成随机的采购计划不利于IT产品采购质量的提高。项目管理者联盟 training.mypm.net
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