|
提起项目管理，人们首先想到的大多是建筑、金融、计算机等企业的各类业务，虽然管理者深知项目管理可以极大地提高管理人员的工作效率、节约成本，但在大多数影视作品的制作中，项目管理的概念依然显得比较陌生。项目管理论坛
而这种状况在目前已有所改变。项目经理博客
中国教育电视台（以下简称为“CETV”）在不久前制作大型电视纪录片《我的太阳》时就引入了项目管理机制。CETV台长康宁告诉《中国广播影视》，《我的太阳》是对56个普通人的生存状态在同一时点的取样和实录，这决定了这部电视纪录片必须是大制作。能否在短时间内密集型地投入大量的人力、物力和财力，能否对这些投入实施强有力的协调、管理和控制，就成了《我的太阳》能否成功的关键。项目管理者联盟
外包管理降低成本缩短制作周期training.mypm.net
据介绍，《我的太阳》从3月15日开始策划，到4月29日完成所有拍摄工作，总共用了46天，但按照制作惯例，56期每集22分30秒的节目相当于一个年播节目，是一个摄制组14个月的工作量。但因为这56期节目是一个整体，制作周期过长将出现两个问题：人的艺术热情不可能持续很长的时间，由此会对作品的质量产生影响；该片的立意是制作一部原生态的纪录片，制作周期过长会影响编导的意图，破坏原生态纪录片的创作。www.mypm.net
为缩短制作周期，《我的太阳》剧组采用平行作业方式，由7个工作组(另外还有一个备播组)同时展开摄制工作。这样就将整个项目的拍摄任务由惯常的首尾相联的56个单片拍摄，变成齐头并进的7组任务，大大缩短了节目制作周期。每个摄制组负责8个相关的拍摄任务，摄制组内部采用并行工程，8项拍摄任务不是首尾相联，而是不同阶段交迭展开，如此一来，每组拍摄任务的时间花费也低于分集拍摄8个纪录片的周期。项目管理者联盟
在平行作业的同时，《我的太阳》采用了外包这种国际通行的项目运作方式，解决了自身人力资源不足的问题，同时，因外聘人员都是“熟手”，组队后就可以开展工作，有利于缩短生产周期，提高制作水平。《我的太阳》8个摄制组（7备1），包括执行总编导在内的全体成员均为外聘人员。项目组与各执行总编导签定任务书，由其负责组“班子”，分层负责。CETV与聘用人员没有直接隶属关系，双方仅是基于项目合同建立的一种临时雇佣关系。一旦项目结束，合同失效，CETV就不再负担其津贴，较利于节省开支。bbs.mypm.net
将工作外包后，《我的太阳》制作进度通过财务杠杆来控制。该项目与各执行总编导签定的是固定价格合同，即执行总编导按合同规定的内容完成项目组下达的拍摄与剪辑任务后，才能领取制作费。无论制作过程中实际发生了多少成本，制作费都按事先规定的固定价格执行。这种合同将项目进行过程中所有成本超支风险，如差旅费上涨、拍摄延期造成的误工费用、以及其他各种意外支出，全部转移到承包方身上，有利于成本控制。PgMp.mypm.net
清华大学新闻与传播学院教授尹鸿认为，这种工作外包的项目运作方式对一些人手较少的电视台和影视节目制作机构来说极有借鉴意义，完全体现了“小有小的操作方式”的理念。项目管理者联盟
合同管理控制进度和质量
在这种外包项目的执行过程中，合同是约束双方行为的唯一依据，因此，通过合同管理控制进度和质量就显得尤为重要。 项目管理者联盟
CETV与各组执行总编导签订的承包合同（拍摄任务书）中，不仅包括工作说明书、应当交付的成果、交付日期、支付办法以及双方应承担的权利和义务，还明确了制作经费的领取与摄制组的拍摄进度和质量挂钩，外聘人员的收益通过合同与工作绩效挂钩等条款。8个摄制组的执行总编导在签定任务书时，只能预借制作经费的30%，前期拍摄完成后，再预借每组节目制作经费的30%，在项目完成后核销10%。另外30％的制作经费作为浮动，用于节目播出后的质量评估和奖励。这种方式能在确保项目总额固定的前提下，在合同中充分利用财务杠杆实现对制作进度与质量的控制。talent.mypm.net
虽然CETV在《我的太阳》项目运作过程中比较成功地运用了项目合同管理的方式，但据该项目管理总结报告小组透露，由于时间紧，项目合同的签订没有采用招投标方式，而是在项目组首先确定工作内容，在固定合同价格的前提下，通过内部征询意见的方式从应征者中选择执行总编导，并签订合同的。这就带有很强的主观性，不利于科学管理。另外，虽然CETV在项目运行中运用了财务杠杆，但因为项目组不能控制项目财务，因此出现了由于一些必要的支出不能及时到位而影响进度的事情，同时，一些实际上不必要的费用却产生了，造成了浪费。CETV有关人员表示，下一步他们将建立比较完整的项目管理运行机制，以项目甄选、项目计划、进度控制、成本控制、质量控制等一整套体系来进一步完善管理。
风险管理解除后顾之忧项目管理者联盟
《我的太阳》项目提前对风险进行了预估。筹备组运用“头脑风暴法”启发思路，最后一致认为，该项目主要存在进度风险、成本超支风险、质量风险和法律风险。据此，CETV制定了不同的规避措施。club.mypm.net
进度风险方面，针对《我的太阳》项目时间紧、任务重的特点，项目组采用7（备1）个拍摄主题平行作业的工作方式，缩短了制作周期，结果《我的太阳》实际完成量达64集节目；为避免在外地拍摄时因“人生地不熟”而延误进度的风险，项目组要求赴外地摄制组随时向制片组通报进度，所有拍摄素材及时运回台里由艺术总监审阅，发现问题及时补拍；为避免外聘人员因不熟悉CETV而延误进度，项目组建立了技术人员后备预案，事实证明，这个预案在最后的后期制作阶段确实发挥了重要作用。项目管理者联盟
成本超支风险方面，在项目启动时，项目组就制定出了详细的项目预算和借款、报账及审批流程，这保证了资金问题不会是各摄制组的掣肘。财务管理与节目完成后的评估机制相结合，评估结果与最后的资金结算挂钩，保证了完成片的质量，而固定价格合同又实现了对项目资金的限制。为节约成本，CETV在项目合同中明确说明制作经费中有30%是设备使用费，8个摄制组中除上海组情况特殊在当地租用设备外，其他7组的设备一律由CETV提供，扣除设备使用费，仅此一项就节约33.6万元。项目管理者联盟
产生质量风险的原因是，《我的太阳》试图通过小人物的生活状态表现时代特征，选题范围广，深度挖掘难度大；同时将拍摄工作外包后，8个并行摄制组由不同的编导带领，可能造成拍摄的成片风格不统一，艺术水准不同的问题。针对这两个问题，项目组确定了由赤、橙、黄、绿、青、蓝、紫七种颜色定义的七个主题，集思广益，先确定拍摄对象，然后再向拍摄组下达任务。在签定合同前，各执行总编导还必须提交拍摄计划，并在合同中明确说明拍摄内容、质量要求、编导责任等事项，用经济手段强化条款要求。在制作过程中，项目组还通过定期会议对项目成果进行阶段性检审，并通过编发会议纪要将检审过程中发现的问题通报给整个项目组，提醒别的组避免出现同类问题。《我的太阳》需要7组56集节目，但使用了8个摄制组，每组仍拍摄8集内容，从最后的成片中淘汰8集节目，形成7备1的备播机制。一方面降低了进度风险，另一方面也在8个摄制组间形成了竞争关系，提高了拍摄质量。项目管理者联盟
除此之外，《我的太阳》还要承担法律风险。如会涉及拍摄对象隐私权、肖像权等法律问题；有的拍摄对象为未成年人，涉及个人行为能力等法律问题。针对这个问题，制片组根据法律顾问的意见，与每个拍摄对象签订了合作拍摄协议书，未成年人由其监护人签署。这为节目的正常播出提供了法律保障。项目管理者联盟
沟通管理保障项目推进项目管理者联盟
纪录片作为一种艺术创作形式，带有很强的观念性，艺术性作品质量的把握没有办法按一般工业制品制定标准的方法来控制，因此其质量的控制要较强地依赖全体制作人员的沟通。《我的太阳》又不同于一般的纪录片，它是由56个独立的片子组成的整体，拍摄地跨越大半个中国，要在如此短的时间内完成制作，全片还要保持整体统一的叙事结构和基调，没有良好的沟通管理是不可能实现的。为此，《我的太阳》使用了以工作简报、项目例会为核心，以分级控制、会议纪要以及Email和电话等多渠道沟通网络，确保项目组内、项目组之间以及与环境组织的信息沟通顺畅。项目管理者联盟
在这个项目中，整体运行采用分级控制的方式，制片组向上对台领导负责，制片组向下控制8个执行总编导，每个执行总编导控制自己负责的拍摄小组（见图1）。这样既避免了过多对话通道降低沟通效率，也明确了责任。项目组核心成员采用轮式沟通，台领导及台内各职能部门和8个摄制组的信息都汇集在制片组，由制片组负责项目的协调。training.mypm.net
项目管理国际教育联盟秘书长王锐认为，CETV在《我的太阳》制作中引入项目管理机制，最大的收获在于，项目管理为《我的太阳》在同一时点上同时取样记录众多主人公原生态的生存状态提供了管理技术方面强有力的支持，为纪录片制作提供了一种新的尝试，“无论从播出编排还是制作形式、管理模式，项目管理机制的引入，也为纪录片题材的选取提供了更多的艺术空间。”当然，作为艺术作品，《我的太阳》在人物选择、故事编排、拍摄手法等各方面还有很多可以改进的地方，但不管怎样，从单兵作战到项目管理，对电视台的管理机制来说，已是一种进步。项目管理者联盟 项目管理者联盟
|
