管理活动的有效性,不仅取决于管理目标的正确与否,还取决于实施目标过程中采取措施的合理性。现代项目管理也必须讲究方法、选择手段,才能取得好的管理绩效。由于现代项目管理内容丰富,管理对象多样,管理系统层次繁多,这就决定了管理方法的多样性,是一个多种方法的集合体,构成了有机的方法体系。
1 现代项目管理的行政方法
行政方法即依靠管理系统行政和业务机构的权力,运用具有强制性的行政手段,直接对管理对象施加影响,从而实现管理职能的方法。
1.1 行政方法的实质与特点
行政方法的实质,是以法定权责关系为作用基础,以人们的服从权威意识为作用机制,用行政权力贯彻管理意图。其主要形式有行政命令、指示,规章制度,指令性计划,行政奖励与惩罚,行政干预与仲裁等。
行政方法依靠组织赋予的权力,用非经济手段进行管理。其特点是:(1)权威性。一方面,行政方法是依靠组织与管理者的权力和威信,对被管理者的意志和行为施加影响,将被管理者置于管理者的直接控制与影响之中;另一方面,行政方法的管理效果,很大程度上取决于管理者的权威,权威越高,管理效果越好。(2)强制性。以行政方法实施管理,是在隶属关系范围内,管理者对被管理者的行为进行强制性干预。被管理者对管理者的指令必须无条件地执行,否则将受到惩罚。(3)垂直性。行政方法是按照项目管理系统的组织管理层次和隶属关系,自上而下地下达行政命令、指示、计划等,因而具有垂直性特点。(4)时效性。运用行政方法下达的指令一经贯彻执行,就立即见效。这一特点便于管理活动中处理一些随机性任务和紧急工作,能收到立竿见影的效果。
1.2 行政方法的作用与局限性
管理行政方法虽然古老,但在管理中仍占有重要地位。其作用一是实现集中统一管理的基本保证。现代项目管理大多是组织庞大、专业多、分工细的复杂系统,要形成整体效能,必须在专业分工基础上实现高度综合。这都需要具有高度权威性和统一性的行政方法才能实现。管理运用行政方法,是集中统一管理的基本保证。二是履行管理职能的重要手段。履行管理职能的手段和工具很多。不论哪种手段,最基本的要求是要有利于贯彻管理者的意图,这就需要一定的权威和服从,否则,管理职能无法实现。
由于行政方法主要是靠行政权力和管理者的主观意志实施管理,难免有一定的局限性。行政方法以命令、指示、计划等行政手段贯彻管理者的意图,容易产生简单粗暴、甚至强迫命令,使被管理者处于被动和受强制的地位,有时会影响其积极性和创造性的发挥。行政方法的有效性主要取决于管理者的权威和素质,不同的管理者运用行政方法的效果不同。
1.3 现代项目管理行政方法的正确运用
行政方法以权威为后盾,具有显著的强制性,便于集中统一和强化管理。但科学的行政方法是以管理对象和管理活动的客观规律为基础,以管理成效为目的的。因此,要取得好的管理成效,必须正确地行使行政权力,发挥权威的作用。要考虑管理对象的适应性。管理对象或管理环境不同,采用的方法手段应有所区别。如果不研究它们的客观规律,不适当地利用权威发号施令,必然影响管理效果。要考虑被管理者的可接受性,被管理者对权威的服从程度,即可接受性,是行政方法发挥作用的基础。管理者发出的行政指令不但要正确,还要符合被管理者的行为规律。不但要运用行政指令推动工作,更要善于运用自身的高尚品德、良好素质和管理才能,用这些非权力性影响力去影响和带动被管理者。要审慎地使用行政指令,要实行民主管理,切忌不论对象、场合、条件,到处使用命令、指示,否则会使被管理者产生“驱使感”,挫伤和压抑他们的积极性。
要突出目标导向。一切管理行为都是为了发挥管理系统功能,实现管理目标。管理目标是管理职能活动的基本依据,规定着管理行为;管理方法则是达成目标的途径和桥梁。因此,管理活动中要始终突出目标导向。
要提高管理规范化水平。规范化是影响行政方法实施效果的重要因素,也是避免“一个将军一个令”和“政出多门”的基本保证。管理规范化的核心是依法管理,建立统一、正规的管理秩序。其主要标志是:有明确的责权划分、完善的标准制度、正规的管理秩序、科学的管理方法和配套的基础设施。
2 现代项目管理的法规方法
现代项目管理的法规方法,是按照管理活动的客观规律,依据相关法规规范管理行为、执行管理职能的方法。法规方法是现代项目管理的重要方法,适用于管理的各个领域及其活动。
2.1 法规方法的实质与作用机制
管理法规包括国家机关和行业颁布的有关管理活动的法律、法规,军队制定颁发的规定规程、标准制度、实施细则及其它法规性文件。法规方法的内容包括了各种法规的立法、司法、仲裁和行政。运用法规方法的核心,在于按照法规确定的权利、责任、义务调整各种关系,维持正常的管理秩序,使管理活动协调有序地进行。
法规方法的作用基础是人们的法规权威意识、自觉的纪律观念和严格的执法监督。自觉的纪律观念使人们把贯彻执行法规作为应该遵守的纪律,而对于违反法规的人则要给予制裁,以维护和保证法规的严肃性。项目管理法规方法的作用机制,是通过立法、司法、仲裁、行政和宣传教育等手段,实现有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。
立法是解决管理有法可依的问题。要使法规方法有效,管理法规必须体现管理对象的运行规律和管理活动的客观规律,决不可凭主观愿望和主观意志想规定什么就规定什么。管理法规的制定必须按立法程序办事,使其配套齐全、相互衔接,构成有机整体。
司法是做到有法必依、执法必严的保证。管理中的司法工作,除了刑事案件由法院审理与判决外,大量的项目业务、技术活动,则是由各级项目管理部门组织所属人员贯彻落实管理法规、规章,以圆满完成各项任务。
2.2 法规方法的特点与作用
法规方法的特点:一是规范性。管理法规是具有约束力的行为准则。运用法规方法实施管理,有利于建立良好的管理秩序,实现管理规范化。二是强制性。管理法规一旦形成,就必须贯彻实施,不容许任何组织和个人以任何藉口违抗,否则将受到制裁。三是稳定性。管理法规的制定必须严格按照立法程序,由立法机关实施。一经制定的法规就具有相对稳定性,如需修改也要按照法定的程序进行。
法规方法在管理中的作用:建立统一正规的管理秩序。现代项目管理系统是由多因素、多层次按照一定结构组成的复合体。管理法规明确规定了各因素、各子系统的职责、权利和义务,规范了管理者和被管理者的行为,使他们正常地发挥各自的职能。法规方法又能调节各种管理因素之间的关系,包括分工协作关系和利益关系,建立统一、正规的秩序,使管理系统的运行协调有序,减少内耗,实现集中统一的管理。
3 现代项目管理的教育启发方法
3.1 教育启发方法的含义与特点
教育启发方法,即是通过一定的教育原则、内容和形式,使人们明白道理,提高觉悟,自觉地接受管理的一种方法。教育方法的根本目的是通过进行马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的教育,党的路线、方针、政策教育,理想、道德、纪律教育,世界观和人生观教育,提高人的觉悟,充分发挥积极性和创造性,更好地完成任务,达成管理目标的实现。
教育启发方法主要有以下特点:(1)阶级性。教育启发方法是以共产主义的理想和道德情操来教育人,鼓励他们努力工作的,因而这种方法具有鲜明的阶级性。(2)群众性。教育是做人的工作,它的工作对象是参与管理的人。从工作范围和工作过程看,它既以群众为工作对象,同时又必须依靠群众来做。教育的形式是多样的,有直接的宣传教育,也有群众的自我教育、相互教育。(3)复杂性。在管理系统中,教育对象有各种不同的类型和层次。这种不同类型、不同层次、不同年龄、不同经历的人,都有着自己不同的特点,必须从实际出发,因人而异,有针对性地开展工作。(4)长期性。形势在不断地发生变化,人们的思想也随之发生变化。要适应这一要求,必须不间断地加强思想政治教育。
3.2 教育启发方法在管理中的正确运用
在现代项目管理工作中,正确运用思想教育方法,应着重注意以下几个方面:(1)理论联系实际。一切从实际出发,实事求是,这是教育方法的一个重要原则。在进行思想政治教育时,必须结合人员思想实际,有针对性地回答和解决管理活动中的思想问题,使其真正深入人脑,打动人心。要把提高思想认识同解决实际问题紧密结合起来。强有力的思想教育工作,绝不是那种脱离实际的空洞说教,而是要把思想上教育人和从物质生活上关心人结合起来。要考虑到不同对象,因人制宜,循序渐进地进行教育。(2)言教身教相结合,身教重于言教。所谓言教,就是理论联系实际地讲清道理,宣传先进思想,传授科学知识。所谓身教,就是要言行一致、身先士卒。言教是管理者的基本功,而身教则体现管理者的思想觉悟、道德品质、思想作风和工作作风。从某种意义上说,身教直接决定言教的效果。(3)表扬与批评相结合,以表扬为主。这是教育方法中运用最多且最经常的方式。既要帮助、教育官兵树立先进思想,又要及时纠正错误的思想和言行。表扬与批评,是从不同侧面为实现教育的根本目的服务的。在实施批评时,要做到以理服人,达到既纠正错误,又团结同志的目的。
4 现代项目管理的技术方法
管理技术方法是各种现代项目管理科学方法与先进技术手段的统称。主要指运用数学工具和计算机手段,对管理问题进行定量分析,执行管理职能的方法。
4.1 技术方法的特点及作用
现代项目管理技术方法,是在研究管理活动的数量表现、数量变化和数量关系的基础上,运用数学模型模拟管理活动过程并对其进行计算和分析,确定最优方案。由于它以管理活动的数量表现、数量关系和数量变化规律为研究对象,以数学方法为工具,以计算机为手段,通过计算求解管理过程的最优化问题,因而这种方法具有定量性、准确性和先进性等特点。
技术方法在现代项目管理中的作用也是显而易见的。首先,技术方法是实施管理的重要工具。由于管理活动是始于确定目标、终于实现目标的过程,包含了确定目标、进行决策、制定计划、实施组织和协调控制等诸多职能和环节。各项职能和环节的顺利实施,都需要一定的方法作为工具,而技术方法是一种其他方法无法替代、具有严谨、精确特点的科学方法。其次,技术方法是提高管理效益的有效手段。效益来自于科学的决策、周密的计划、合理的组织、有效的控制,而这些都离不开优化技术。管理运用技术方法,再辅以计算机手段,可以迅速实现信息的收集与处理和方案的选优,使管理更加精细、准确和优化,促使资源合理配置和有效利用。第三,技术方法是实现管理从经验管理走向科学管理的基本途径。以定性分析、手工作业为主要特征的经验管理,不能适应现代科学管理的要求。增大管理的科技含量,首要和最基本的就是将现代项目管理技术方法运用于管理活动中,变定性管理为定性与定量相结合的管理。
4.2 技术方法在管理中的应用
管理中可以运用的技术方法很多,诸如经济计量学及统计分析、运筹学、技术经济学及技术经济分析等。其中以运筹学及其各个分支如数学规划、决策论、预测技术、网络技术以及价值工程等技术方法在现代项目管理中的应用最为广泛。
数学规划又称规划论。它是研究在既定的条件要求(称约束条件)下,按照某一衡量指标(称目标函数)寻求最优方案的问题。数学规划在现代项目管理中的应用领域较广,主要是解决管理中计划安排、资源分配和最佳结合等问题。如线性规划可用于资源的合理分配、合理投资、建设规模和选点布局、安排生产计划和合理配比等问题。动态规划可以解决如何将有限资源分配给若干使用单位,使总收益最大;合理确定各时期(或各级)物资的库存量,使总费用最小;确定装备或设备的合理更新年限等问题。
决策论是运用数学方法寻找与选择最佳决策方案的理论与方法。决策问题的类型通常有确定情况下的决策、不确定情况下的决策和风险情况下的决策三种。(1)确定型决策是研究环境条件为确定情况的决策,因而所选择的每个行动方案其结局也是确定的。这类决策问题,当决策变量很多、难以用直观判断解决时,可以运用线性规划、非线性规划、动态规划等方法求得最优解或满意解。(2)不确定型决策是研究环境条件不确定,可能出现多种情况,而各种情况出现的概率也无法估计的决策问题。这类决策往往在特定情况下的收益是已知的,可以列出收益矩阵表,针对决策事物分别运用最大最小准则、最大最大准则、最小最大准则等,确定决策方案。(3)风险型决策是研究环境条件不确定,但能以某种概率出现的决策。这类决策问题可以按照期望收益最大准则或期望机会损失最小原则,运用收益矩阵(又称决策矩阵)法和决策树法来解决。
预测技术是根据过去和现在的数据资料,去探索事物未来可能的发展趋势,以指导未来的行动。常用的预测方法有两种:(1)平滑预测法,包括滑动平均值法、指数平滑法等。(2)回归预测法,包括一元线性回归预测、多元线性回归预测、可线性化的非线性回归预测法等。预测的结果正确与否,其精确的程度如何,关系到能否正确设计管理的决策方案和行动计划。
网络技术又叫统筹法。是一种以网络图为基本工具,安排计划与组织管理的科学方法。它将计划目标的所有任务,按其相互之间的联系和时间顺序(即逻辑关系),绘制成由节点、工作、线路和网络组成的网络图,对网络中的各项工作进行参数计算和分析,分清主次,明确关键,以便在实施中进行控制和调整。运用网络技术可以达到时间使用优化、资源配置优化、作业流程优化、工作成本优化等目的。因此,网络技术可广泛应用于管理的计划、组织、协调、控制等职能中,以提高管理的科学化水平。
价值工程是对所研究对象的功能与费用进行系统分析,以最低的总费用实现最佳综合效益的思想方法和管理技术。其基本观点有:一是实现必要的功能,不要有功能过剩或功能不足;二是综合考虑功能与费用的关系,使功能与费用之比(价值)尽可能高;三是寿命周期费用最低,在现代项目管理中,如项目设计与论证、物资设备的购置与维修等,均可运用价值工程的理论与方法解决,达到以最小的人力、财力和物力消耗,获取最大的综合效益。
参考文献
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