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利用MS Project管理多个项目

作者:刘大双   提交人:[刘大双]   属性:提交人转载   发布时间:2004-8-13   点击:15173   【收藏本文
项目管理者联盟
有些大型项目的每一个阶段或部分都有可能由其他项目经理负责。有时一位项目经理管理着不相关的项目,每个项目的信息都保存在独立的项目文件中,然而,由于与其他项目的关系他偶尔也需要查看关于所有项目的信息。同一组织中的项目经理,虽然各自管理不同的项目,但他们使用很多相同的资源。

管理主项目项目管理者联盟
利用Project可以把一个项目插入另外一个项目,由“子项目”创建一个“主项目”结构。主项目和子项目中的信息是交互链接在一起的。项目管理者联盟
建立主项目项目管理者联盟
建立主项目就是在一个指定的中心控制项目----主项目中插入子项目。

在主项目中插入项目

选择希望在其上面插入项目的任务行,插入项目。插入项目的名称出现在选定的任务行项目管理者联盟
的上方,同时“标记”域中出现“插入项目”标记(图1)。talent.mypm.net
项目管理者联盟
图1 “标记”域中出现“插入项目”标记

把大型项目拆分为子项目

如果你已经有多个项目文件,希望把它们组织成一个主项目,这是非常简单的。创建一项目管理者联盟
个新的项目文件,随后插入项目就可以了。如果你希望把一个单一的大型项目文件拆分为几个更容易管理的子项目文件,则需要为每一个你希望插入的子项目创建一个新项目文件并在每一个新文件中设置项目的开始时间(或项目的完成时间),然后使用“剪切”和“粘贴”命令从大型项目文件向子项目文件移动任务。

使用子项目信息项目管理者联盟
在子项目中你可以对任何任务、资源或分配进行编辑。在默认情况下,对子项目信息的任何改变都会立即反映在源项目文件中。同样,如果更改了源项目文件则主项目也会被更新。这是因为在子项目和源项目之间建立了链接。

把子项目信息变为“只读”

一些情况下,你可能只是想在主项目中查看子项目信息,而并不希望进行变更。在这种项目管理者联盟
情况下,你可以在主项目中把子项目设定为只读信息。现在,如果你改变了任何子项目信息,然后试图保存主项目时,你就会看到提醒你子项目为“只读”的信息。

在主项目中查看关键路径

默认情况下,Project跨所有项目计算一条单一的关键路径。但如果你愿意,可以改变设置,查看每个子项目的关键路径。主项目中关键路径的计算就将独立于子项目。此外,还将显示每个子项目的关键路径。在“跟踪甘特图”中,你可以非常清楚地看到关键路径。

撤销子项目与源文件之间的链接项目管理者联盟
你可以把子项目保留在主项目中而撤销子项目与其源文件之间的链接。在撤销子项目与源项目文件的链接后,对源文件的改变将不会影响主项目中的子项目,反之亦然。此时,子项目就与源项目文件断开了链接。同时“标记”域中插入项目的图标也被删除。虽然,项目文件的名称仍然出现在摘要任务的名称域中,但此时它只是一个常规摘要任务,而不是一个插入项目了。

管理资源库bbs.mypm.net
在很多情况下,资源都会分配给多个项目中的任务。你也许就是这些不同项目的经理,在所有项目中使用相同的资源。多个项目经理也可能在他们各自的项目中分享相同的资源。

设置资源库

如果你有一个项目文件,它的唯一工作就是作为资源库文件,则资源库将更易于管理。然而,如果资源库需要的全部资源都存在于一个正在实施的项目中时,你就可以同时把这个项目文件当作资源库文件来使用。项目管理者联盟
如果在一个已经存在的项目文件中已经有资源信息,你可以通过它来创建资源库文件,从而减少数据录入工作。进行这项操作的一种方法就是复制已经存在的项目文件,随后从新的拷贝中删除任务信息。另外一种使用已经存在的资源信息的方法就是把已存在项目文件中的资源信息复制和粘贴到新的资源库文件中。

把资源库链接到项目项目经理博客
在资源库设置之后,可以把它链接到项目(图2)。使用资源库的项目文件被称为共享资源文件。pmp.mypm.net
项目管理者联盟
图2 “共享资源”对话框

现在你可以按常规方式使用项目文件和资源了,包括把资源库中的资源分配给任务。一定要同时保存共享资源文件和资源库文件,因为你是在保存两个文件之间的链接。你也把共享资源文件中的资源信息当作附加资源保存在资源库中。

检查资源库中资源的可用性training.mypm.net
显示资源库文件中的“资源使用状况”视图或“资源图表”查看在所有共享资源项目中资源的可用性。在这些视图中,你可以看到资源库中所有资源的全部分配。可以看到他们的分配工时,是否过度分配及他们是否还有可用的时间接受更多分配。

更新资源库信息项目管理者联盟
如果需要改变资源特有的信息,例如成本信息、备注、最大单位、工作时间日历等,需要以可读写方式打开资源库文件,然后更新这些信息。在保存这些变更之后,任何共享资源文件的用户在下一次打开资源库或刷新资源库信息时,都将看到更新的信息。项目管理者联盟文章
如果你正在使用共享资源文件和其他用户也在使用的资源库,最好定期对资源库进行刷新,以保证你拥有最新的资源和分配信息。单击“工具”菜单中的“资源共享”,选定“刷新资源库”。

撤销资源库与项目计划的链接项目管理者联盟
如果你不再需要资源库与共享资源文件之间的链接,可以撤销它们之间的链接。分配给共享资源项目中任务的资源仍保留在项目文件中。与这些资源有关的分配信息将从资源库文件中删除。项目管理者联盟
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