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关于项目组织评价的探讨

作者:白思俊   提交人:[白思俊]   属性:提交人转载   发布时间:2004-7-6   点击:6274   【收藏本文
对于一个组织的衡量和评价与组织的目的和当初为该组织规定的目标有关。根据这些目标,按希望得到的结果来确定各项工作标准及费用标准。在展开工作以后,要根据确立的标准来衡量和评价结果,并在出现偏差时进行必要的修正。组织的目标是要用最少的人力、物力和资金(即输入)来得到某种希望的产品(即输出),这就意味着需要对组织的工作进行不断的衡量、评价与控制。

一、建立组织评价的标准项目管理者联盟
最初的一步,也许是最困难的一步,就是确定组织的具体而又明确的目标,并且尽可能地把它们变成可以进行定量评价的标准。项目组织的目标一般是根据项目的目标和项目计划来确定的。笼统地讲就是根据项目的目标、计划及预算的进度和费用进行有效的项目管理。一般来讲项目组织的目标是通过工作分解结构WBS,PERT/cost网络或其他类型的进度计划,以及分配给项目系统各部分的技术参数(任务)和组织联接在一起的。项目管理者联盟
talent.mypm.net
显然,许多不同的标准因素可以用来评价项目组织的特性,有些可作定量规定,有些可作定性说明,具体则要视实际的项目类型和内容而定。但总的说来,项目组织的目标必须要根据情况加以适当的运用或修正、明确规定,为组织内各级人员所彻底了解,特别是因为整个组织的目标是组织内每一个成员业绩情况的直接结果。

二、组织的评价项目管理者联盟
在确定了作为组织输入的目标以后,有必要根据这些目标及能否取得有效输出对组织的效果作出评价。一个组织的主管必须持续清晰地了解其进展情况,因为他直接负责那个组织的工作,而且他必须对潜在的问题作出迅速的反应。公司或机构的高层管理部门应该对组织内各部门的工作有一般的了解,以确保组织工作正朝公司的目标方向进展。公司所有者(股东)亦需了解组织的情况,以保证其投资的安全性。因此评价无论从内部还是从外部来讲都是一件很重要的事情。

项目经理必须利用项目管理信息系统(Project Management Information System-PMIS),以便在适当的时候得到所需的信息和资料。可以选择适当的信息表示格式来直接或间接地表示出组织的状况。对于项目组织的大多数活动来说,工作任务是以工作分解结构中工作单元的形式给出的,这些工作单元带有计划的开始及完成日期、以及所需的费用预算。项目经理在评价组织的状况时可以综合采用甘特图、里程碑事件计划表、PERT/COST报告、成本预算等方法,这些方法可以很容易地适应计算机处理的格式,而且在和进度报告、项目审查等等结合时,可以根据每花费单位资源所完成的工作百分比、取得的进展以及每项任务的费用支出来,将有关工作情况的必要资料提供给项目经理。

在审查反映组织活动情况的信息资料过程中,项目经理可能发现在执行工作中的失职行为或费用超支的问题。产生问题的原因可以归咎为外部因素或内部因素。内部因素可以归结为以下原因:项目管理者联盟
1.组织机构的设置不适合项目的工作类型;项目管理者联盟
2.领导作风不利于达到期望生产率水平;项目管理者联盟
3.负责执行工作的个人要求未经充分考虑,使他们缺乏主动性和创造性;
4.负责执行工作的人员未经充分训练;项目管理者联盟
5.管理层级之间缺乏沟通。

在对项目组织的成员个人进行评价时,应当根据当初项目计划确定的标准、工作单元以及组织人员配备要求并联系生产率来考虑。有一个讨论生产率的方法,是把它作为一部机器效率的必然结果来考虑。也就是说,效率是用百分比来表示的输出和输入之比率,在这里,生产率可以用工作产出值(赢得值)和投入的费用之比来表示,此处费用是耗费的项目人工时和每个人工时费用的函数,对要进行的工作的估计是建立在从以往经验中确定的标准基础之上的,工作进行的结果是对照这些标准来评价的。

发现问题之后,项目经理应努力在各个生产率的基础上把问题分离出来,然后再设法确定问题的原因。原因可能归咎为某个个人或整个组织机构。但不管怎样,应该尽快地采取修正行动。项目管理者联盟
service.mypm.net
对于项目组织的定性评价一般要求回答以下问题:bbs.mypm.net
1. 组织机构的设计是否能适合项目工作的类型?项目管理者联盟
2. 是否为组织明确规定了定性及定量的目标?它们是否为机构的全体人员所认同?blog.mypm.net
3. 是否明确确定了组织标准和责任的衡量尺度?pmp.mypm.net
4. 组织内管理控制的幅度是否恰当?项目管理者联盟
5. 管理部门是否愿意委派责任和权限?training.mypm.net
6. 是否将责任和权限(即决策制定权)指定到执行人?项目管理者联盟
7. 是否为所有的组织活动拟定了职务说明?pmp.mypm.net
8. 是否组织内每一个人都明白谁向他负责,他又应向谁负责?service.mypm.net
9. 领导的管理作风是否有利于达到最高生产率?项目管理者联盟
10.组织内的创造力是否受到鼓励?项目管理者联盟
11.项目经理(部)组织管理的能力与素质如何?

三、项目组织效果的模糊综合评价项目管理者联盟
对于一般项目而言,项目组织的目标及效果(业绩)通常体现在项目的费用、进度、质量等因素之中,以这些因素为标准,通过对项目组织效果(业绩)的评价可以间接反映出项目组织工作的水平以及潜在的问题等。

在此,我们引入模糊综合评价法来评价项目的组织效果。

那么项目组织效果的模糊集合评价B是V上的模糊子集B=W·R。

当然,就一个具体的项目来讲,因素集与评价集的设置完全可以更全面更细致一些,结合项目自身的特点,不求千篇一律,以便做出对项目组织效果更精确的描述和刻划。而且,根据需要在项目执行的不同阶段设置不同的指标层面,以反映出因素间权重的动态变化。talent.mypm.net
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