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在建立项目群办公室的过程中，有很多不同角色做出贡献。项目群办公室建立的阶段决定了包含的角色和其相关的职责。每个角色都存在于上面提到的项目群办公室建立的所有阶段，但其在不同阶段具有不同的职责。例如，项目办公室主任可能会存在于各个阶段，在第一阶段，他只是简单的传递信息，而在第三阶段，他是项目和项目群经理的管理者。下面描述了可以被实现的不同角色：项目管理者联盟 项目分析者为报告项目活动提供支持。这个角色能够审核项目计划和其它文档与其它项目的一致性，为项目群办公室维护项目信息，并且为组织提供所有项目的项目报告。项目管理者联盟 项目顾问提供项目管理专家的意见。他们必须具有管理不同类型项目的经验，精通全面的管理技巧，从而能灵活的为项目经理们提供指导。通过保证项目经理搜集到合适的信息，项目顾问能够迅速的为组织带来收益，并且能够协助组织中的沟通。service.mypm.net 项目和项目群经理更频繁的被发现在更全面发展的项目群办公室中，并向项目群办公室主任报告项目情况。项目和项目群经理对组织的所有类型的项目和项目群进行管理，特别是成功的项目交付的技巧。项目管理者联盟 项目管理培训师为组织提供必要的普及培训，并且与项目和项目群经理一样，向项目群办公室报告项目情况。当然，他们不会提供所有的培训，他们将负责保证项目和项目群经理能够接受合适的培训。项目管理培训师也是方法论的管理者。项目管理者联盟 项目群办公室主任是组织发展项目群办公室的领导角色。他是组织与正在进行的项目的联系纽带，协助解决项目间存在的问题，是项目间的信息交换中心，指导项目群办公室的发展，并且制订项目群办公室发展的策略，这个策略与组织和企业项目管理都有联系。club.mypm.net 5.建立项目群办公室过程中有可能出现的问题项目管理者联盟 那些试图改变组织中项目和项目群的交付的人会无意中卷入大量的“政治雷区”中。下面列出的就是一些可能阻止项目群办公室的成功建立的问题：项目管理者联盟 对功能的过于热衷：正因为没有单纯正确的方式来设计项目群办公室，过于热衷于项目办公室职能的往往会缺乏来自管理层及项目和项目群经理的支持。这是一个普遍问题，应该尽可能被重视。项目管理者联盟 太多太快：变化需要时间。在尽可能短的时间内，为能够带来效益的关键的方面分配优先级是非常重要的。不要试图不切实际的实现项目管理办公室的所有职能。建立项目通常的状态报告和问题跟踪机制应该相对简单，而实现项目的需求和资源管理是需要较长时间的。如果必须花费太多的时间才能为组织增加效益，将会引发大量的争论。项目管理者联盟 效益之前是方法论：挑选，定制和实现任何方法论都需要时间。方法论随时间不断演进而且需要大量的支持来实现。pmp.mypm.net 拘泥形式和官僚：必须小心陷入到过多的正式文档中去。当然，流程和政策都很有价值，但那需要时间完成，而项目和项目群经理们有工作需要做。确定实现的任何功能对于所有类型的项目都是灵活的可以升级的。www.mypm.net 涉及过多的项目：正在进行的项目总是比组织确切了解的多。试图控制所有项目需要大量的时间，并且这个“长跑”并不会增加效益。80/20法则－20％的项目和项目群能够带来80%的效益－同样适用于项目群办公室的建立。集中精力于关键的项目和项目群，然后再开始更深更广的应用于整个企业。项目管理者联盟 分析时间过长：为决定项目群办公室的性质而进行的评估应该尽快进行。大多数组织都能够受益于一些非常简单并且能够很快就带来效益的工具和技术。所以不要在分析哪些需要被实现的问题上耗费过多的时间。项目管理者联盟 分析时间不足：理解组织和其客户的需求是非常重要的。建立的速度并不像确定项目群办公室能给组织带来的效益那样重要。在开始行动之前，必须确定重要的信息，沟通问题以及需求。training.mypm.net 6.项目群办公室的作用是明显的项目管理者联盟 建立项目群办公室给组织带来很多益处。当项目群办公室的设计随不同的组织而变化时，其带来的益处也以各种各样的模式存在。其中，有些益处短时间就可以发现，而另外一些则需要一段时间才能认识到。在建立项目群办公室以后，项目能够更加频繁的基于客户的需求在预算内按时交付，这清楚的证明了项目群办公室给组织带来的益处。项目群办公室使用反馈机制，从项目干系人那里搜集信息，将说明切实的成效。下面列表中列出的一些通常的益处或有助于获取成效的项目管理活动：项目管理论坛 在项目和业务单位间搜集和分发信息，辅助沟通
客户通过共同的方式接收项目信息来改进沟通
项目和项目群经理在他们的领域持续学习和成长时得到支持，从而更加有效和高效的进行项目管理
基于共同的项目信息，管理层能够区分工作的优先级，从而使合适的资源集中于合适的项目
管理层能够集中精力于需要被干涉的项目，辅助决策
项目的问题和障碍能够更快的被识别并且更有效的被解决
不管是正式的还是非正式项目管理工具和技术都能被共享talent.mypm.net 这份列表说明了项目群办公室潜在的好处，当然它肯定会有遗漏。必须要记住的一个最重要的实事是：组织中关于项目和项目群的信息应该被尽可能多的人所共享。对于组织中即将发生的事，了解的人越多，他们就能为组织的成功做出越多的贡献。项目群办公室应该被设计成易于沟通的，这样，组织中的所有级别，以及从项目和项目群中受益的客户都能认识到组织中正在发生什么事。通过这种方式，组织才能够集中精力于那些最具商业价值的项目和项目群。
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