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项目管理的“休闲”潮流

作者:徐成彬 王小丽   提交人:[徐成彬 王小丽]   属性:提交人转载   发布时间:2004-3-9   点击:7782   【收藏本文
  除了很隆重的场合,多数人并不太喜欢穿着过于“拘束”的西服,这也使得近年来休闲装开始大行其道。如果拿项目管理来说,正式的项目管理有时候就像一板一眼的“西服”,而最近这些年才兴起的非正式项目管理,让项目管理领域也开始刮起了“休闲风”。 项目管理者联盟文章

  通常,正式的项目管理的花费相当昂贵。的确,如果按照项目管理九大知识领域的要求,从项目的启动、计划、执行、控制等过程按部就班地实施,成本必然不会太少。正是出于这一原因,非正式项目管理才逐渐兴起。 项目管理培训

  “休闲”潮流的由来

  早期,一些项目开发者在编写项目方针和程序文档上花费时间和资源,主要目的是为了安抚客户。项目管理出现后,建立正式文档大多也是为了给客户看。 项目管理者联盟

  20世纪80年代初,是纸张文档最为兴盛的时期。为了符合规范,项目经理们快被书面工作淹没了,繁忙的程度使他们几乎没有时间去参与实际的项目管理。 项目经理圈子

  真正的成本节约发生在20世纪90年代初期,是随着并行工程的发展得以实现。并行工程方法采用分段处理的方式,将工作分为几个连续的系列,各系列同时展开,从而大大缩短了产品开发时间。这种变化增加了每个项目的风险程度,项目管理也退出了早期的实践—正式项目管理的形式,正式的指南(guidelines)开始被清单(checklists)所取代。这种清单对细节描述较少,大多是概述性的。项目管理者联盟

转自项目管理者联盟

  也就是从这个时候起,非正式的管理方式开始走进人们的视线。表1列出了正式项目管理和非正式项目管理的几个不同点。从中可以看到,两者主要的不同点在于书面工作量的差异。方针和程序文档的编写代表了项目管理的正式性,清单则代表了非正式性。 talent.mypm.net

  不过,需要指出的是,非正式项目管理并不能消除全部项目书面工作,它只是把书面工作的需求降低到能够接受的最低程度。 项目管理论坛

  事实上,从正式过渡到非正式,项目管理的组织文化也要发生转变,如图1所示。bbs.mypm.net

项目管理者联盟

  “休闲”的四个条件 项目管理者联盟

  概括而言,非正式项目管理组织文化有四个基本要素:信任、沟通、合作和协作。 项目管理论坛

  信任 项目管理者联盟

  信任参与项目实施的每个人至关重要。早晨,当你开车去上班时,一路上也许踩了几十次刹车。尽管你从来不认识设计刹车、制造刹车或安装刹车的人,但你毫不担心刹车能否管用。来到公司大楼后,尽管你不认识设计、制造、安装和检验电梯的人,你还是按下电梯按钮,欣然乘电梯到办公室。此时,你已经将你的生命交给过无数个从来不认识的人。可是,当你坐在自己的办公室,为什么拒绝团队其他成员做出一个很小的决定呢? 项目管理者联盟

  信任是成功进行非正式项目管理的关键。没有信任,项目经理和项目发起人不得不要求进行所有的书面工作,而这仅仅是为了确保参与项目的每个人都按照预先的指示工作。 blog.mypm.net

  信任在建立承包商/分包商与客户之间的良好关系时同样重要。当客户和承包商之间的关系是建立在信任的基础上时,双方自然都获得了众多好处。表2列出了可以获得的收益。 项目管理者联盟

项目经理博客

  如果公司文化已经建立在相互信任的基础上,项目经理的聘用和晋升不只是根据其技术专长,而取决于对公司和项目的最佳利益,以及他能否与其他团队成员和客户进行良好的沟通和合作。 项目管理者联盟

  沟通 项目管理者联盟

  在传统的正式组织中,员工通常声称缺乏交流和沟通。然而,高级经理们却往往认为公司中的沟通情况良好。为什么会出现这种认识上的偏差呢?在大多数公司,主管经理被频繁会议上的交流信息,和公司各职能部门递交的大量周报搞得晕头转向。从公司组织架构表看,往下传送的信息,其质量和频率连续性较差,尤其是在比较正式的公司。 项目管理者联盟

  对一个项目而言,沟通是通向成功最重要的因素之一。如果没有良好的沟通,伟大的计划也只能仅仅是计划,无法实施。项目的沟通包括分享与决策、工作职权、谈判和项目报告等相关信息。优秀公司的项目经理认为,他们应该把90%的时间花在小组内部和外部客户的沟通上。图2描述了典型的项目经理采用的沟通渠道。 项目管理论坛

  一个公司要想真正培养起非正式管理文化,必须克服两个主要障碍:“冗长的报告”和“法庭式会议”。 blog.mypm.net

  “冗长的报告”的出现,是因为高层管理人员认为没有写下来的就是没有说过。虽然在一定程度上这是对的,但要写下这些东西就得承担高昂的成本。我们不仅仅需要考虑把时间耗费在准备报告和正式备忘录上,而且报告的加工处理、复印、分发和形成档案都占用时间。此外,收到报告的人还要花时间看。

  通常,超过5~10页的项目报告很可能会没人愿意看。在擅长项目管理的公司,内部的项目报告只需要尽可能简练地回答以下3个问题即可:现在项目进展到什么程度?我们最终将要达到什么样的目标?有没有需要管理人员处理的特殊问题?事实上,这些问题只需要一张纸就能说明。 PgMp.mypm.net


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[评论人] 祥子[时间] 2006-10-02
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