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我曾经总结过在施工企业担任管理者时的日常工作，现在我到了建设单位担任管理者，那么，我的日常工作是什么?时间都去了哪儿了呢?项目管理者联盟
第一是计划、策划。项目管理者联盟
我的记忆力不好，所以我用手机、笔记本等方式随时记录自己的思考。我把这些思考分为“修身”、“治业”等，即自我总结、工作计划、工作心得等等。training.mypm.net
每天早上上班前，我会在我的专用笔记本上，写上今天的重点工作——我会把昨天、或者前天未完成的工作摘抄到今天来，继续推进。比如某个项目的重要或紧急工作，比如安排某个会议，比如与某个关键人物的沟通计划。项目管理者联盟
写下“工作清单”后，我会在上班的第一时间，与相关人员沟通情况，或者下达新的要求。每沟通一项，我就会在笔记本上对应的条目上打勾，并写上责任人的名字、完成时间等。项目管理者联盟
当然，有些思考或工作是写给我自己的。它们可能是一个新的“思维火花”，或者是一个新的计划，或者是一个新的值得总结的方面——比如这篇“日常工作总结”，就来自于此。我确切的讲，有很多想法——事后证明很有效果，都来自于“灵光乍现”式的思维火花。转自项目管理者联盟
这部分工作会占用我大约5%的时间。时间分配不多，但对于工作的统筹、预判、推动都起到了很好的效果。项目管理者联盟
第二是会议。项目管理者联盟
不得不说，我的大部分精力分配在各种各样的会议上。我把会议根据是否形成会议纪要分为正式会议和非正式会议。service.mypm.net
正式会议有例行会议，如集团工作例会，公司总经理办公会，月度项目例会等。这类会议旨在分享信息、制定计划、研究问题，对工作、项目有重要的驱动作用。还包括一些专题会议，比如我主持的项目专题会，是专门针对一个项目推进的会议。service.mypm.net
非正式的会议很多，如现场会，内部部门沟通会，项目参建方沟通会。这些会议主要是针对某个或某些问题集中解决，往往不需要正式的会议纪要。项目管理论坛
会议会占用我大概40%的时间。难怪有种说法，“管理者的主要工作就是开会和发文件，越高层的越是这样”，看来有一定道理。事实上，会议是一种最有效的、集“统一认识、驱动工作、沟通信息”于一体的工作方式，其作用不可替代。项目管理者联盟
第三是沟通。service.mypm.net
沟通可以分为很多类，所以我每天都要花很大的精力去倾听与表达，或者是“读”和“写”。项目管理者联盟
沟通有一对一的单独沟通，有多人参加的多方沟通——比如会议就是;或者分为与组织外部沟通，组织内部沟通;或者是向上沟通——比如汇报工作，向下沟通——比如发布指令等。项目经理博客
我可能会因为要传达新的信息或指令进行沟通，可能要检查某项工作进行沟通，或者向领导汇报工作、争取资源而进行沟通。我可能会在办公室里邀请下属来沟通，也可能走到下属的办公室去沟通，或者拿起电话打一通，或者在现场与参建各方沟通。PgMp.mypm.net
沟通会占用我25%左右的时间。我每周星期一早上，会与部门负责人沟通一次，确认本周工作的重点，分解到相关责任人，以确保我在开展我的重点工作时，这些重点工作仍然有人在推进。除此之外，我会在正式会议外的任何时间，主动与各方进行沟通——目的就是，确保重点工作“受控”——即，工作目前的进展是什么、下一步什么打算、出了什么问题，所有这些我必须完全掌握。项目管理者联盟
第四是文件处理。PgMp.mypm.net
来文签批，发文审核，各种汇报材料、信息报表审阅、修改、签字……等等。项目经理博客
我似乎没有固定的时间来处理文件，因为我的时间也会被领导和下属安排。但坐到办公时的时间里，我的第一优先事项是处理公文，无论是来文还是发文。我知道文件的处理速度，会影响到工作的及时性——我的工作会对某个下属或某件事情的效率产生影响，所以我应尽快处理文件，并确保它尽快传达到责任人手中。所以我会主动将签批后的文件夹送给综合部的文件传阅管理者那里，或者是某位下属那里。项目管理论坛
处理各种各样的文件，需要专注、专业和一些技巧。对自己不熟悉的情况，一定要提前了解情况再签批;对于送出去的文件，一定要谨慎修改——管理者知道的信息更多，有责任让文件体现更多、更准确的意图。最重要的是，一定要安排专人跟踪这些文件的进展——无论是来文还是发文，直到文件中的问题被解决为止。项目管理者联盟
文件处理大约要占去我10%的时间，其核心就是要准确和及时，也要完整——不能只签批不追踪。service.mypm.net
第五是现场巡检。项目管理者联盟
我每周对重点项目现场必须巡视一遍，可能是周中，可能在周末。training.mypm.net
无论如何，从别人口中说到的项目进度和问题，总是不够准确的，必须亲自到现场去看，才能收集到第一手资料。而要解决问题，对现场情况不了解，往往不能抓住问题的核心，不利于问题的解决。项目管理者联盟
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