|
club.mypm.net
下面这个小故事可能很多人都看着眼熟：公司里有4个人，名字分别叫“所有人”“某个人”“任何人”和“没有人”。每当公司有重要的工作需要完成时，“所有人”被要求去做。“所有人”很确定“某个人”会去做，而且“任何人”也可以做，但结果往往是“没有人”去完成。于是“某个人”很生气，因为这是“所有人”的工作。“所有人”认为“任何人”也可以做，但是“没有人”了解，“所有人”是不会去做的。最后的结果往往是，“所有人”指责“某个人”，“没有人”去做“任何人”可以做的事!这个故事给我们描绘了一幅生动的项目活动画面：职责不清导致相互之间的推诿。PgMp.mypm.net
活动中职责、分工明确的重要性无须多言，生活中也有生动的例子。比如在高水平的羽毛球双打比赛中，队友之间的默契配合就非常重要。不论对手的球从哪个方向来，都要有人及时、准确地接起。要想赢得比赛，最关键的是不能有两人争抢同一个球，或来球落地却无人接的情况发生。bbs.mypm.net
在项目活动中，
为了使相关工作的职责得到明确落实，经常会使用一种非常便捷的工具——责任分配矩阵，有时也称责任矩阵。责任分配矩阵的样式很简单，左列是待执行的工作活动，通常表现为被分解出的工作包。最上边一行是参与活动的团队成员，通常是个人，也可以被表达为相关小组、部门。但是为了能让待执行的工作职责得到切实分配、落地，在小组、部门获得了相应职责后，也需要在内部继续将责任分解到个人。矩阵表格中使用特定的标记方式，将相关职责分配给对应的人力资源。项目管理者联盟
比较常见的是RACI责任分配矩阵，它将工作活动中的4种职责以不同的字母来表示，分别是 R(Responsible) —— 负责执行任务的人员; A
(Accountable)——管理、领导、对任务负全责的人员;C(Consult)——辅助执行任务的人员;I(Inform
)——拥有知情权，应及时得到通知的人员。pmp.mypm.net
通过RACI责任分配矩阵(见图1)，团队成员在具体项目活动中的职责能够得到清晰划分，这对工作的顺利执行非常重要。责任分配矩阵这种工具虽然看起来不复杂，但是在使用过程中，有一些关键的原则需要掌握，否则它的效果可能会打折扣。项目管理论坛
club.mypm.net
图1 RACI责任分配矩阵示例项目管理者联盟
集体完成项目管理者联盟文章
在现实工作中，有些项目经理习惯采取“派工”的方式，即根据自己对工作任务和团队成员的理解，亲自为每个人分配任务职责。而实践中，采取这种办法的项目经理会发现，这些工作职责往往很难被“派”下去!造成这种结果的原因很简单：项目经理缺乏权力。虽然在项目章程中，作为项目工作的负责人，项目经理会被赋予一定的权力，用以在项目期间调用资源、管理团队，并最终实现目标。但是项目经理只是一项具体任务的负责人，通常都不具有更高的行政职务，只是经验丰富、能力突出的普通员工或基层负责人，所以在实际工作中，他们主要依靠出色的沟通、协调能力来达到目的，而不是通过运用权力发号施令。项目管理者联盟文章
为了能让每个人的责任落地，编制责任分配矩阵的活动应该集体完成，即在项目经理的带领下，团队成员共同参与，最理想的情况是每个人主动认领工作职责。结合工作特点和自身的能力、条件，自己主动承担责任，这相当于一种承诺，会得到更认真的对待和执行。www.mypm.net
当然，通常也会有一些工作活动，由于复杂性高、难度大，未必会有人愿意主动承担，这时项目经理可以适当使用硬性分派的方式，辅以必要的解释和鼓励：“××活动确实比较有难度，但是也需要有人牵头负责。小张，要不你就把这个任务承担一下，你来牵头，具体实施中遇到了问题我们再一起商量，及时解决。”通过这种公开、民主的方式，让具体活动的职责划分得到团队成员的认可，执行时才能做到各司其职，各尽其责。项目管理者联盟
责任唯一项目管理者联盟文章
上面给出的RACI责任分配矩阵示例中，有一个很关键的失误，细心的读者可能已经发现了：没错，测试任务和验收任务的职责分配中，出现了两个A!实践中，如果某项活动中有两个人都声称对工作负责，当需要做出决策或承担相应责任时，最终的结果如何呢?往往是谁都不负责!项目管理者联盟
由于工作的复杂性，执行过程中需要多人执行，即承担R责任的人允许不唯一;参与配合、协调的人，即承担C责任的人当然也可以不唯一;不参与具体任务，但是应该对工作进展情况有所了解的人，即承担I责任的人通常更多。但是为了避免出现管理责任的推诿、模糊，那些承担领导、管理职责的人，即A责任的人，在每项活动中都应该是唯一的，这是编制RACI责任分配矩阵过程中需要特别注意的第二个重要原则。项目管理者联盟
合理分配职责training.mypm.net
编制RACI责任分配矩阵的第三个重要原则是合理分配职责。设想一种情况，项目经理和某领域的专家参与责任分配时会出现什么情况呢?恐怕他们名下会出现一连串的A和R!由于项目经理和技术专家在地位、权力、能力等方面不同于普通团队成员的特殊身份，他们往往被赋予比一般人更大的职责，承担更多的任务。项目管理者联盟
俗话说，能力越大，责任越大。多承担一份职责是应该的，但是要注意度的把握。如果忽略了个人的实际能力、精力，一味地把职责、任务推给他们，表面上看做到了人尽其才、责任落地，其实是一种不负责的行为，既对人不负责，也对工作不负责。因为一个人如果被赋予了超出他个人能力、精力的职责，其实等同于相应的工作没有人去承担相应的责任，这样的责任分配自然也是无效的。所以，根据每个人的特点、能力，合理分配职责，才能确保责任真正落地，得到切实的执行。项目管理培训
责任分配矩阵这个工具在项目管理过程中不可或缺，虽然使用简单，但是在具体使用时，应该特别注意遵循上述重要原则，做到分工明确，避免出现失误。项目管理者联盟
作者：高屹，《项目管理评论》职业规划研究中心主任，项目管理者联盟高级顾问。项目管理者联盟
文章来源：项目管理评论项目管理者联盟
项目管理评论微信号： pmreview项目管理者联盟文章
项目管理评论网址：http://www.pmreview.com.cn/training.mypm.net bbs.mypm.net
本文为项目管理者联盟联盟会员原创文章，授权发布，非经同意不得转载！
|
