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集团公司业务调整项目的反思与总结

作者:张鲁峰   提交人:zlf1976[峰峰]   属性:提交人原创   发布时间:2016-1-25   点击:819   【收藏本文


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 service.mypm.net

  项目管理者联盟是国内最大的项目管理人员会员机构与互动平台。项目管理者联盟“项目文库”栏目囊括了项目管理五个阶段、十个知识领域的相关文章,是广大项目管理爱好者学习的知识宝库,欢迎大家投稿。项目管理者联盟

  如各位项目管理专家及项目管理精英有原创经典文章与大家分享,可直接发邮件至项目管理者联盟编辑部,或电话与我们联系!联系方式:刘女士 liuzhe@mypm.net,13520734125项目管理者联盟

  笔者在一家医药集团公司负责公司IT系统的运维与管理,工作与集团业务紧密关联;近日集团出台了最新文件,根据该文件指示,集团和分公司的业务要在整体上进行一次大调整,需要我们IT团队在限定时间内对全集团的业务流程进行一次全面梳理和修改;时间紧,任务重,工作量大,因为需要在短时间内梳理与修改全集团运营中的数百条流程;牵涉内容多,有一定难度,因为修改前还需要做全面的调研,在配合集团文件大方向的前提下,保证众多业务流程的细节不被遗漏,因此还需要沟通、调研各方业务负责人和相关领导,在此基础上确保方案的全面、完整,以保证调整任务一次性顺利完成;项目管理者联盟

  成立项目组项目管理者联盟

  这是一项任务,因为它是集团从战略角度出发,为了公司后续强劲发展而分配给我们的工作;也是一个项目,因为它具备明显的项目化管理特征,如“具备限定的时间,独特的内容和实施的不确定性”等项目性因素;为了保证高质量的完成任务,需要我们严格按项目化管理的方式来对待这项工作,为此公司迅速成立项目组,并由笔者牵头管理;项目管理者联盟

  制订章程、方案项目管理者联盟

  集团最新管理授权文件就相当于项目章程; 有了项目章程,就相当于得到了正式授权;项目管理者联盟

  接下来项目实施需要有解决方案,方案中需要有计划、步骤、分工和时间,针对此我们工作分两步走;pmp.mypm.net

  首先需要我们对现有业务流程的进行分类与梳理,因为集团和公司涉及到的业务流程种类繁多,有“费用类、事务类、印章类、合同类”等等不一而足,针对此我们先进行了分类梳理,同类型的流程根据业务性质进一步突出重点,进而再进行工作内容的具体分解;项目经理博客

  其次是我们要进行需求调研,需求调研的目的是征集到集团各公司业务流程的具体细节,调研对象是集团及业务部门的主要领导和负责人,通过沟通与探讨,我们明确了需要调研的主要干系人;项目管理者联盟

  在上述基础上向各业务负责人及相关领导进行了调研沟通,这也是本次工作的重点所在;因为集团文件是方向和框架,流程细节则是大框架的内容与补充,任何细节的遗漏都会影响方案的实施,因此需求调研需要我们一定要做到细致而全面;在调研过程中,有一点不得不提,那就是大量的业务知识和需求都是隐藏在这些业务负责人和相关领导的头脑中,是隐性而非显性的,有些需求甚至是潜意识的,因此在沟通过程中我们采用启发式、引导式面对面的交流,结合一些建模工具,尽可能将我们理解的内容以模型化、图形化的方式展示给领导,开发、引导他们,进而得到他们更细致的需求;项目管理者联盟

  通过上述两方面工作的努力,在收集到大量基础信息与资料的基础上,项目组通过多轮会议的沟通与探讨,汇总整理,最终形成了我们的项目方案,并将整理好的方案与集团领导分别进行了沟通与确认,得到了集团领导的反馈与认可;转自项目管理者联盟

  组织实施项目管理者联盟

  在此基础上,我们依据方案进一步细化了责任分工、实施步骤和时间规划,制定出了项目详细实施计划,得到项目组一致认可的基础上,按计划组织各公司项目人员进行了协同分工与实施,通过多方努力与协调,最终在规定的时间内,带领大家顺利完成了任务,达到了理想的目标;项目经理圈子

  问题总结项目管理者联盟

  在整个项目实施中,因为准备充分,调研全面,方案完善,沟通顺利,因此项目实施达到了预期目标;但在实施过程中,我们也发现了几个问题,具体如下:training.mypm.net

  各公司流程缺乏定期清理、梳理,导致很多废弃流程掺杂其中,这些废弃流程缺乏统一管理,散布在各公司业务目录中,与正式流程混杂在一起,导致在梳理修改过程中,误对部分废弃流程当做正常流程对待处理,从而耽误了时间和精力;同时因为它们之间的混杂,使得实施人员将少量正式业务流程误认成废弃流程而遗漏修改,这些使得工作效果打了折扣;pmp.mypm.net

  在沟通过程中,有一个重要干系人没有沟通到位,该重要干系人管理流程的关键节点,缺少这个关键节点的把控,使得个别遗漏修改的业务流程缺少把控,按错误的方式继续流转,从而对集团的业务运营产生了干扰;项目管理者联盟

  反思改进项目管理者联盟

  为此我们做了针对性的改进,首先是对全集团流程做了一次大清理,针对废弃流程在沟通确认明确的基础上,统一进行了封存与归档整理;其次是针对此建立相应管理机制,一旦有类似废弃流程产生,由业务部门确认后,首先由流程专职管理人员进行封存,进而统一移至指定目录存档管理,以备历史数据的查询,也使正式的流程目录清爽、有序;项目管理者联盟

  针对原有流程关键节点的管理,之前的那位重要干系人就是该关键节点的具体体现,由我们项目组领导与那位重要干系人进行了沟通与交流,在沟通明确并得到该干系人认可的基础上,后续由他担负起各公司原有流程关键节点的审核与把控,此举杜绝了错误流程的继续流转,直至全部顺利过渡到新流程;club.mypm.net

  另外,项目实施中最为重要的一点,那就是通过本次调研和整理,获得了大量的珍贵数据与信息,这些数据与信息都是公司宝贵的无形资产,日常中很多都是隐性化,我们以文档资料和图表化的形式将这些隐性的业务知识显性化,做好知识管理,辅以相应管理制度,杜绝了因为时间流失和人员流动对集团及各公司的业务造成影响,为集团后续发展打好了坚实的基础;项目管理者联盟


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