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无论是什么类型的项目，很少有不依赖于你所处的部门甚至公司之外的至少一个人或一个团体的情况。即使这些人员只是一个次要的角色，但是如果他们落后于项目进度的话，那么即使是这种外部的因素也会使项目遭受极大的损失。因此，必须要具有高屋建瓴的眼光，处理好其间的关系，使他们成为你项目过程中的成功因素。因为即使你的项目已经拥有了最好的条件，已经获得了管理层的极大支持，有了适当的可以胜任的联系人，并且已经对项目做了清楚的界定和说明，事情还是会有偏差的。这看起来好像只是一种极其简单的关系：你需要做的所有事情就是给对方打个电话，介绍一下自己，简单地解释一下项目的内容和要求，告诉对方他需要做什么，并把你所处的团队中与此项目有关的人员的联系方式告诉他，然后再告诉他这个项目最重要的部分，如果有什么问题或关注点的话，可以随时给你打电话，仅此而已。项目管理者联盟
但是如果你只是这样做的话，几个星期后你极有可能发现什么事情也没有完成——因为项目中的那些次要因素的进度可能远远落后于其他部分的进度。这极有可能最终影响项目的最关键部分。所以，必须对每一个构成部分进行精密的分配和检查。用一句简单的话来说就是，项目中本来很微小的部分现在却变得意义重大，而且最终可能成为一场灾难，为什么呢?项目管理者联盟
为了回答这个问题，你必须从你所联系的人的立场出发来考虑某种情形：可能你给他打电话那天，他正在被某一个问题所困扰，所以并没有把你所说的话当回事;等到他回过头来看自己曾经做的记录时已经晚了，没有任何意义。因为对于你来说是意义重大的事情，但是对于他来说可能只是无关紧要的，而且还会耽误他正常的工作。他可能还会觉得你是毫不考虑地就将这一份工作推到了他的头上，而这份工作对他来说是出力不讨好的事情;可能他的上司另外给他布置了一些“自愿”性质的工作，但是并没有减轻他的工作负担。所以，他永远也不会打电话给你所提供的那个联系人，因为他根本不知道要如何开始这一话题，同时也不想被别人看做一个傻瓜。而且，由于你的项目可能永远也不会出现在他与上司的会面过程中，所以这整件事情就被放到了他计划事项的最后。talent.mypm.net
这里最重要的教训就是，当你与你所处的团体、部门甚至是公司以外的人一起工作的时候，千万不要自己假设得太多，于是就减少了与对方的联系，一定要注意克服这种倾向;事实上，这些人才是最需要进行接触的人。项目管理者联盟
下面是一些注意事项，可以帮助你克服在这些场合下可能发生的失误。项目管理者联盟
(1)进行私人联系。无论何时，只要有可能，就与所联系的人进行一次面对面的会谈。不要单纯地依赖于电话或通过备忘录联系——除非你们是工作在不同国家的人，要建立一种面对面的友好关系。项目管理者联盟
(2)在双方都合适的时间，进行一次短暂而温馨的拜访，限制在简单介绍一下自己的范围内。在见面之前，先给对方发一个关于项目概况的简短备忘录。不要只是用一个冷漠充斥着对方暂时无法消化的细节的电话来解决问题，而是要给他更多的文件和时间来准备一次具有一定深度的会谈，让他有足够的时间来预习这一项目内容，并提出自己的问题。项目管理者联盟
(3)寻求对方的帮助。不要假设他们已经做了心理上的充分准备。因此，你第一次会面的语气应该是“你可以帮助我吗”，而不是“你一定要这样做”。同时还要询问他们是否能按照项目的进度进行。一定要坦诚相见，给对方说“不”的机会。而且还要考虑到他们的实际工作压力，因此要取得他们管理层的帮助。
(4)做个人性的介绍，让他们熟悉你所在公司或部门的联系人和技术资源。带他熟悉以后要一起工作或获取信息的办公室里的每一个人，并一一介绍。如果有必要的话，要召开高层会议。同时要确保你的团队是平易近人和乐于助人的。项目管理者联盟
(5)亲自为对方提供深层解释，包括他们以后会参考到的文件。或者是你自己亲自同他们一起回顾一下项目所要求的细节问题，或者是保证有适合的人来做这项工作。不要勉强他们询问什么东西。项目管理者联盟
(6)邀请他们参加会议，包括项目的开始会议以及进行过程中的情景会议和即兴会议。要像对待团队成员一样地对待他们。他们可能不会参加所有的会议，因此要给他们选择的机会。service.mypm.net
(7)把他们囊括进信息圈之中，确保他们在所有相关的分配清单上。他们同其他的利益相关者一样，需要知道项目的状况、设计变更以及进度调整情况。bbs.mypm.net
(8)记录所有的里程碑。早期的事件是最重要的。亲自检查一下那些已经可以传达的事情，确保拦截住所有错误信息的传达。在你的反馈清单里要细致地记录下哪些项目已经完成了，哪里还需要改进。当你确定所有的参与者都在正常的轨道上时，再进行下一步的里程碑记录。项目管理者联盟
(9)要让他们参与所有的表彰大会和庆功大会。每一个人都希望自己的名字同一个成功的项目联系在一起，同时还要确保他们所受到的赞扬同他们的贡献水平相符。blog.mypm.net
(10)亲自给他们写感谢信。要让他们知道，他们的贡献是付出极大努力的结果，已经超出了他们的日常工作量(如果确实是这种情况的话)。pmp.mypm.net
(11)给他们的主管写一份备忘录，详细说明他们的贡献。要诚实、公平、及时，最好是与你的报告同时送达。项目管理者联盟
但是我们为什么老是要被这些时间假设上的私人联系所困扰呢?主要有以下原因。training.mypm.net
原因之一是为了确保项目的成功。如果你不使用这些所谓的“软件”管理技巧的话，所有的“硬件”管理技巧是不会保证项目顺利完成的。因为所有的事情都是由人来完成的，而人际关系处理技巧恰恰就是可以鼓励人们朝着正确方向努力的。项目管理者联盟
第二个原因与你的产品或服务有关系。你所负责的项目中，每一个组成部分和每一个人都是很重要的，这也包括与项目之外的人或项目的接触。如果有任何一个环节处理得不好的话，你所负责的项目和其他项目都会受到消极的影响，而且这种消极影响极有可能以你所没有察觉到的方式出现，直到发生了非常重大的损失之后，你才会意识到这种影响的存在。pmp.mypm.net
第三个原因是与你的前途和名誉联系在一起的。是的，你可能圆满地完成了一个项目，但是却给别人留下了极度不好的印象;因此，你需要考虑伴随此项目而来的下一个或者几个项目。简单地说，就是你需要考虑你自己的前途问题。跟与你一同工作的人关系处理得不好从来都是得不偿失的，因为在下一个项目中你可能仍然会用到他们。他们有可能转到你所处的部门工作，你也可能转到他们所处的部门，你可能最终会成为他们的老板，这些都是你所无法预料到的。service.mypm.net
除此之外，同你一起工作的人都有自己的同事、配偶、朋友和熟人，而这些人极有可能在你所处的行业中。因此，你对他们产生的影响越大——无论是积极的还是消极的，你的名声被传扬到外界的可能性就越大——既可能是积极的，也可能是消极的。如果人们觉得你和他们相处得还不错，并且帮助他们圆满地完成了任务(或者是最终避免了失败的出现)的话，他们就会对你有比较好的印象了，你以后办事也就会顺利许多。项目管理者联盟
(马琳·凯瑟勒在华盛顿大学取得了MBA学位，她曾经是《财富》500强公司的一位项目经理和系统管理者。)项目管理者联盟 项目管理者联盟
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