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EXCEL在项目报表开发上的应用

作者：《普华通讯》练邦君提交人：puhua[《普华通讯》练邦君] 属性：提交人原创发布时间：2008/11/25 点击：17198 【收藏本文】

　　在项目实施过程中间，客户经常会需要查看一些与项目信息有关的报表。以报表的形式展示项目数据，可以使客户更好地了解到项目的具体进度和详细情况，更好地把握项目实施的进度，所以项目报表是在整个项目实施过程中间不可或缺的一部分。P3E/C是自带报表功能的，但是有些客户由于其项目的特殊性有某些特定的报表需求，这就必须进行报表的二次开发，一般会采用外部开发工具来开发报表。通常使用的有Crystal Reports，Active Report，Excel等报表开发工具. Crystal Reports等商业报表开发工具功能强大，但是其价格极为高昂，而且对于比较特殊化的表格，特别是国内的一些应用，都是一个个的格子组成的，这样要是用线来一根根画就比较麻烦，这类工具都不提供表格化的报表布局定义方式。而Excel因为其简单方便、接口清晰、功能全面、界面熟悉、使用免费、适合国内报表需求特点等优点而受到广泛使用。项目管理者联盟文章
项目管理培训
　　很多人对Excel的认识不够深入，误认为Excel只是一个用来统计数据和制作图表的程序。其实Excel本身提供了强大的二次开发功能，它自身强大的二次开发工具—VBA，是报表开发的利器。VBA(Visual Basic For Applications)是微软开发出来在其桌面应用程序中执行通用的自动化(OLE)任务的编程语言，VBA可使常用的过程或者进程自动化，可以创建自定义的解决方案，最适用于来定制已有的桌面应用程序。VBA是一种面向对象的编程语言。对象是Visual Basic的结构基础，VBA应用程序就是由许多对象组成。VBA里面有以下的对象模型：
项目管理者联盟
　　（1）属性: 属性是对象的一种特性或该对象行为的一个方面,定义了对象的特征，诸如大小、颜色或屏幕位置，或某一方面的行为，诸如对象是否有激活或可见的.有些属性并不能设置。每一个属性的帮助主题，会指出是否可以设置此属性（读与写），或只能读取此属性（只读），还是只能写入此属性（只写）。（2）方法:方法是对象可以执行的动作。方法通常带有参数，以限定执行动作的方式。如果对象共享共同的方法，则可以操作整个对象集合。（3）事件: 事件也可以称为动作.VBA效力于事件驱动的编程模型。程序是为响应事件而执行的。事件是一个对象可以辨认的动作，并且可以写某些代码针对此动作来做响应（4）对象变量: 在进行程序设计时，采用这样的原则：如果需要输入同样对象的名字全称两次以上，就创建一个对象变量以节省输入时间。项目经理圈子
项目管理者联盟
　　VBA对象模型把后台复杂的代码和操作封装在易于使用的对象、方法、属性和事件中，这样开发者只需要面对相对简单和直观的对象语法。提高了应用程序的简单性和可重复利用性。使用Excel来开发报表，除了要对VBA开发语言较熟悉以外，还要对PMDB数据库的表结构有一定的了解。下面以ZTE项目的站点信息统计图报表为例。浅谈一下EXCEL报表开发流程：项目管理者联盟文章
talent.mypm.net
　　在ZTE项目的实施过程中是需要经常进行报表二次开发的，站点信息统计图报表就是一个典型的报表开发例子。客户的需求是：可以通过该报表查看站点的统计信息，例如处于不同地区，不同阶段，不同年度的站点数量和不同站点类型在不同地区，阶段和年度下的站点数量；客户除了希望可以看到直观的数据之外，还希望可以通过饼图来查看站点数量的比例。该报表必须在MP上查看，并会自动定期更新，以便查看最新的数据。项目管理论坛
项目管理论坛
　　确定客户需求之后，就可以进行开发了。首先要把客户所需要的数据从PMDB数据库里面导出到EXCEL里面。从数据库导入数据到Excel里面有两种方法可以实现。一种是通过Microsoft Query。Microsoft Query 是用于将数据从外部数据源检索到Microsoft Excel中的一种程序。通过使用 Query 可以从企业的数据库中抽取数据。也可以在每次更新数据库时，自动通过源数据库中的数据来更新 Excel 报表和汇总数据。使用Microsoft Query抽取数据方便快捷，但是数据在Excel工作表上只能按行进行排列；项目管理者联盟

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　　另外一种方法就是通过VBA，通过编写代码使用ODBC连接数据库，通过SQL语句把数据抽取出来。而通过VBA代码抽取的数据，既可以在Excel工作表上按行进行排列，也可以按列进行排列，符合不同的要求。项目管理论坛

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　　最后，把抽取出来的数据放在Excel的工作表上面，成为一个二维表格：结果如下图所示：项目管理者联盟

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项目管理者联盟
　　读取完原始数据之后，需要将获取到的原始数据进行统计，判断，排序，形成报表数据。并且需要对格式进行规范，对字体的样式和大小做一定的设定，调整表格边框线等设置。这些可以在VBA里面通过编写代码来实现，如果不知道应该怎么编写VBA语句和具体该用到对象的那些属性﹑方法的话，可以通过“宏”来查看对EXCEL进行操作时的后台代码。在进行某种操作之前，先点击“录制新宏“，这时系统就会自动记录接下来对EXCEL进行操作时的后台代码，操作完成后，点击”停止录宏“，然后在VBA编辑器的模块里面就可以查看刚才操作所记录下来的后台代码。将这些代码稍微修改一下，就可以在VBA上运行，实现数据格式化的自动操作。 blog.mypm.net

项目管理者联盟
　　•规范化后的数据就是客户所需要的报表数据了，接下来需要根据数据来生成饼图。Excel自带的图表功能非常强大，可以生成各种各样的图表。如果不了解Excel是如何根据数据生成饼图的，也可以通过“宏“来学习一下具体的操作代码。在VBA里面输入相应的代码之后，可以得到如下的最终结果：项目管理者联盟
service.mypm.net
　　为了使这个Excel文件每次打开都可以看到最新的数据，还要在窗口对象的OPEN事件里面输入每次打开Excel文件都会自动运行后台语句的代码，让每次打开Excel文件都可以让代码自动运行一遍，以便查看到最新的数据。同时，我们还要把Excel里面“宏”的安全级别设置为“中”或者“低”，这样打开Excel文件之后才可以允许VBA代码的运行。项目管理论坛

bbs.mypm.net
　　现在的报表文件只是Excel格式的，不能满足客户挂接在MP上查看的要求，因为MP是基于B/S模式的，所以要把Excel文件最后保存成为网页格式。在最后生成饼图的语句后面，还要再加上让Excel自动关闭，并另存为Html格式的代码，这样就可以做到每次打开Excel文件时，都会自动从数据库里面读取数据，然后整理成报表数据，并根据得到的报表数据进行画图，画图结束后，会自动关闭Excel，并保存成Html格式。现在要把Html格式的报表挂接到MP上面，方便客户在使用MP组件的时候，可以查看报表。可以把报表放在Windows系统的IIS的目录底下，通过MP组件的Portfolio把该报表挂接到MP上面。
PgMp.mypm.net
　　离达到客户的最终需求只差最后一步了。客户希望该报表是自动每天更新的，但现在该报表是手工更新的，只有当打开Excel文件的时候，数据才会自动更新，保存成为Html，这样必须要人手每天去打开一次该Excel文件，有什么方法是可以让Excel每天定时自动运行？答案是Windows系统的任务计划。任务计划是Windows自带的一个程序，使用任务计划程序，可以安排任何脚本、程序或文档在最方便的时候运行。我们可以通过设定，设置每天某个特定时刻（例如晚上12点）会运行该Excel文件一次，这样，只要客户白天的时候查看该报表就会看到更新的数据。如果想看到最新的数据，只要手工运行一下Excel报表文件就可以了。至此，客户的站点信息统计图报表需求已经全部解决。项目管理者联盟文章
项目管理者联盟
　　Excel自带的强大的二次开发工具VBA使得报表开发变得极为简单，其内置的大量对象函数也使得代码输入较为简单和方便，自带大量的帮助信息，再加上用户对Excel界面熟悉等特点，使得使用者在操作上得心应手。同时由于VBA程序可以兼容大多数的数据库类型，包括常见的SQL Server和Oracle，都能建立数据连接，从而可以从中读取数据。而且，Excel支持对多种文件格式的兼容，可以保存成为不同的文件格式，以便适合具体的需求。最后，我们来总结一下Excel制作报表过程和定期运行报表的机制；项目管理论坛
项目管理者联盟
　　Excel制作报表过程：项目管理者联盟
项目管理者联盟
　　一、    先要从PMDB数据库里面把报表所需要的原始数据抽取出来。项目管理者联盟
　　二、    通过VBA把抽取出来的数据整理成统计数据。项目管理者联盟
　　三、    根据统计数据绘制数据图表。 training.mypm.net
　　四、    通过VBA把数据表和数据图保存成为Html网页。项目管理者联盟
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　　定期运行报表机制：项目管理者联盟

www.mypm.net
　　通过Windows的计划任务，设定某个特定时间运行一次Excel报表文件，把运行后生成的网页文件存放在IIS目录底下，把该文件在IIS上的URL地址添加到MP组件里面的Portfolio上，用户就可以通过打开MP组件来查看报表信息。项目管理者联盟

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