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文件提交协同管理系统在机电项目管理中的应用

作者：林隆发提交人：项目管理者联盟[林隆发] 属性：提交人转载发布时间：2007/11/30 点击：6836 【收藏本文】

　　④ 审批 bbs.mypm.net
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　　审批是整个过程中最重要的一步，港铁公司轨道系统部负责对机电承包商的提交文件进行统一管理。针对承包商、监理、设计、业主代表之间的流转过程，文件提交工作共分为两类详细的审批流程和步骤：C2A流程和C2B流程。（以C2A为例，见C2A审批流程图）项目管理者联盟
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bbs.mypm.net
　　相关工程师（设计、监理）在收到邮件通知后，通过互联网登陆PM系统后即可按流程对提交文件进行查阅和审批等各种操作。 pmp.mypm.net

　　⑤ 结果输出
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　　依据设计和监理的审批结果，项目工程师按流程将汇总、确认、签署最终审批结论。同样，此结果（批复报告）会以邮件形式通知有关各方。至此，一个完整的文件提交审批过程即已完成。项目管理者联盟

　　3、优势 club.mypm.net
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　　3.1、多用户使用项目管理者联盟
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　　港铁公司在上海设有久事大厦总部和合川路工地2个办公地，文件提交管理系统涉及到的多个工作伙伴：总体院、机电承包商、机电监理，都各有办公场所。而通过在线使用，项目参与各方可在办公室、工地或任何设有互联网的地方进行操作，不会受到分散办公所带来的地域限制。（见用户架构示意图）项目管理者联盟
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　　3.2、实时性
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　　与传统的书面材料审批过程相比，基于互联网的电子文件提交管理系统，可以做到完全实时处理，各方可同时进行文件提交管理工作。在软件设立授权的基础上也能24小时进入项目数据库查阅相关文档，这无疑了节约了流转时间和缩短了审批时间，特别在需多次循环审批和紧急情况下的优势更为明显。项目管理者联盟
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　　3.3、管理效率 bbs.mypm.net
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　　通过管理员的设定，此系统可以很方便地对使用者的操作权限进行设置，也可以通过记录使用者每次操作的步骤和内容，统计出各方收到/发送文档的时间。精确地记录和统计各方文档处理的过程，在必要时亦可作为衡量各方工作表现的依据之一。
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　　对承包商的文件提交工作绩效进行评价和管理，是项目管理的任务之一。9号线工程目前已有18个机电合约，如何方便、统一、快捷地对文档提交工作定期进行量化的评价，是轨道系统部从开始就考虑解决的一个问题。项目管理者联盟
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　　利用Meridian系统自带的报表管理器，已可输出统计多种格式的报表。此外，配合文件提交管理系统，我们还设计了一种特定格式的提交文件时间表供机电承包商在提交过程中填写，最后的输出结果可非常直观地量化评价承包商在文档管理方面的工作表现。（见提交文件时间表和工作表现情况表图）项目管理者联盟
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　　3.4、系统界面 talent.mypm.net
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　　一个新的系统，其操作性的方便程度决定了用户的接受热情。从各用户使用后的反映，此文件提交管理系统具有方便的操作性和良好人机界面。根据对初次使用者的统计结果：一般在几小时内即可熟悉掌握此系统的整个操作流程。项目管理者联盟
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　　3.5、安全性 PgMp.mypm.net
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　　此系统的使用过程中，会涉及到大量的数据存取操作，为保护数据服务器的安全，只有经过用户名和密码认证的用户才能进行登陆。此外，系统管理员还采取了安装防火墙设备、防病毒软件、建立定期数据更新备份制度等有效措施。
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　　3.6、经济性项目管理者联盟
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　　作为一个电子化的文件提交管理系统，无疑是可以减少打印、输出、复印、传递的有关费用。但这仅是无纸化所带来的直接成本降低。相对于传统的工程文档管理中主要依靠函件往来，通过提交和审批、抄送和转发、面对面的方式等方式进行交流的方法，电子文档管理系统所带来的因信息交流效率提高而产生的间接经济优势则更为明显，这包括有关的人力资源、物质资源和经济资源的消耗。 club.mypm.net
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　　4、发展 training.mypm.net
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　　随着计算机及互联网技术的飞速发展，现代工程项目管理模式会越来越依赖于电脑手段和互联网技术，信息和信息管理将在项目管理中占据越来越重要的地位。项目管理培训

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