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2006年，有一段时间我手上有11个项目在同时进行，并且还要负责几个系统的支持工作，还要管理一个小团队的日常工作。那段时间真是有些超负荷运作，忙得是天昏地暗，不亦乐乎。
正是这种情况，让我积累了一些如何同时管理多个项目又能完成好日常工作的宝贵经验。总结下来，从五个方面把握好，就能让你有了“三头六臂”变成“超人”的感觉。
好记性不如烂笔头 多用图表
在多项目的境况下，一定要做好纪录工作。俗话说：好记性不如烂笔头。不要过分相信自己的记忆力。
第一步：建立一张项目基本状态表，每天晚上做一次更新。这样在第二天上班来了之后，能够清楚的知道今天应该做些什么。尤其是在手上项目多的情况下。
第二步：将项目按照四个象限分类，在各个象限中填上项目的名称。四个象限分别是：
I. 重要而且紧急
II. 重要不紧急
III. 不重要但紧急
IV. 既不重要又不紧急
我做事情的顺序一般是：I>III>II>IV。但对于顺序II和III排列并不是绝对的。有时候要看具体的情况了。因为有些重要但是不紧急的事情最可能成为又重要又紧急的事情。
电子邮件分四类 适当拖延回复
电子邮件是我们工作的好帮手，如果运用管理得当，可以事半功倍。我的确看到有其他人在1000多封邮件中查找花30分钟来查找某个邮件，糟糕的是最后还没有找到。为了提高效率，我的办法就是分类管理邮件。我想，做事情能够分门别类、有条理也是应该一个优秀的项目经理应该具有的素质。
将日常往来的邮件分为四大类，进行管理。
第一类：项目管理目录。其中每个项目设定为一个目录。可以按照项目的阶段再细分目录，比如说可以创建：启动，计划，需求，分析/设计，开发，测试，实施，测试文档目录。将项目中来往的邮件按照这些目录归类，以便查找。
第二类：系统支持目录。主要是针对我当时还要负责的几个老系统对用户支持的往来邮件。
第三类：团队工作目录。主要是针对我当时还要负责的一些团队方面日常工作往来的邮件，什么报告拉等等。
第四类：其它邮件。包括公司时不时发布的一些政策文件等等。
做好分类后，设定邮件自动筛选条件，比如说将人事部门经常发送的某某离职，到岗的一些既不重要又不紧急的邮件设定条件，那么当来了这些文件后，系统会自动将他们放入‘其它邮件‘中。经常设定这些自动筛选条件，能有效的将你的时间利用在最值得投资的事情上。
回复邮件有技巧。并不是所有邮件都需要马上回复和不停的检查是否有新邮件到来。特别是对于客户的一些邮件。因为有时候你回复的越快，事情来得越多;也许有些问题过了5个小时就不是问题了。
相信我，如果真是特别火上眉毛的问题，一个电话会马上过来催你，而不用花上10或者20几分钟来写邮件。
对待会议要坚持“五个凡是”原则
要有选择性的参加会议。
我的原则是“三个凡是”：凡是抄送我的邮件一概不参加。即使是To我的邮件，也要看情况再决定是否参加。凡是和我要召开的项目会议出现冲突的会议一概不参加。当然，回绝别人的时候要写明原因。
不能做老好人，什么会议都参加。否则耽误了自己的有限的时间和精力。有些必须参加的会议，如果自己发言完毕而又没有什么其他事情需要自己在这个会上的时候，我就申请离开。有时候也来个小黄花：比如说我下面还有一个会议等等。大家知道你的忙碌状态后，以后也会在是否认真斟酌是否你必须参加某些会议。
我在自己要召开的项目会议的与会人员的选择上也非常小心，坚持了“两个凡是”原则：凡是可参加也可不参加的人员一律不发邀请给他们，凡是有技术负责人参加的会议，一律不邀请他下面的技术同事参加。
让电话成为“事件过滤器”
我公司的电话有语音留言功能，这个功能非常实用。
因为你不可能在开某个会议的时候去接别的电话，如果是重要的事情，来电者肯定会留下语音。你可以去查看。
而且在我专心作某些事情的时候，即使来了电话我有时候也不会去接。因为这个时候需要一鼓作气的思路来完成某个事情，一旦被打断，需要重新整理思路。往往会花费更多的时间。
所以，我一般选择在午饭后和下午4点半以后听一些留言。
能分权会放权 不要紧行微管理
作为项目经理，应该知道什么时候要进行什么任务，这些任务活动是如何被执行的。而不能要求其他人也必须和你自己一样做事情。
作为项目经理，应该知道什么时候要进行什么任务，这些任务活动是如何被执行的。而不能要求其他人也必须和你自己一样做事情。
一定要对其他人有信心，使事情行之有效的方法也不只一种。要对其他同时有信心，适当放权、分权，让自己专注在最重要的事情上。即使你自己也是个技术天才，也要注意目前自己的在项目中的职责，不要过多的“插足”到其他人的工作中。项目管理者联盟 项目管理者联盟
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