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制度与管理者

作者:乔东   提交人:qiaodong[乔东]   属性:提交人原创   发布时间:2007-5-28   点击:7672   【收藏本文
 管理制度与管理者是企业管理中不可或缺的两个要素,两者需要互相配合。项目经理圈子
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1,    制度是规则,是前提条件,是需要被管理者带头遵守和执行的。 项目管理者联盟
项目管理者联盟文章
“没有规矩,不成方圆”,无论制度是自上而下规定的,还是各方之间达成的共识,都已经成为了大家要遵守的游戏规则。“铁打的营盘流水的兵”,企业要成长、要发展,要通过企业的各种生产经营活动形成积累,所以企业自然会对各种活动提出要求,以保证企业目标的最终实现,所以制度反映的是企业的要求,遵守企业的管理制度,满足企业的管理要求,帮助企业达成目标,是企业中每一个员工的基本义务。制度的执行,首先需要管理者带头,如果管理者本身就对制度表现得无所谓,那么他的下属肯定会放大这种倾向,表现在各种具体的行为当中。在职场中,纪律性是每个人必备的基本素质,是对求职者的基本要求,是参加社会化大生产的基本条件。作为企业中的一名员工,不论是普通员工还是管理者,能否认真遵守企业的各项制度,也反映出能否做到个人服从整体、局部服从大局,能否在企业中与他人进行良好的合作,特别是当个人期望与企业制度产生冲突时,能否理性对待,直接反映出一个人职业生涯的成熟程度。 blog.mypm.net
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这里顺便澄清一个概念——团队合作。团队合作与团队建设不同,团队建设强调的是一个管理者如何打造自己所管理的团队,此时的管理者往往处于主角的位置。而团队合作则是指在团队中如何与他人进行合作,特别是处于配角的位置时,是否仍然能够积极、主动的参与工作,为整体目标的实现贡献力量。对于经常扮演主角的管理者来说,能否经常调整自己的心态扮演好配角,是对管理者本人的一种考验,也是进一步使思想境界得到升华的机会,因为只有放下了对自身名、利的执著,能够事事为他人着想,才可能真正满足团队合作的要求。 项目经理圈子
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2,    制度规定的是普遍性的问题,管理者要负责解决特殊性的问题。 www.mypm.net
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不同规模的企业对制度的需求是不同的,企业人员规模越大,内部沟通越复杂,普遍性问题越多,就越需要在企业中形成一些行为规范,以统一全体人员的行为模式,降低内部沟通成本,保证企业的工作效率。军队是纪律性最强的组织,效率也是最高的。但制度也是需要成本的,制度的制定、执行、监管都需要成本。只有当某种问题本身所带来的成本将达到一定程度,使企业认为值得为此投入一定的管理成本来抑制问题时,企业才会建立相应的制度,这是制度管理中的成本权衡。所以制度往往也是滞后于问题的。因此,企业通常只会为那些具有普遍性的、影响较大的问题制定制度,制度中不可能枚举所有的特殊情况。在小企业中,虽然问题也不少,但未必都能够成为普遍问题,值得去制定严格的制度进行管理。所以大家经常看到这样的现象,小企业中往往是“能人文化”盛行,大企业中往往是“制度文化”为主。制度规定的是普遍性问题,但是每项具体工作都有其自身的特点,通常不会存在两个完全一样的任务,那么每个任务的特殊性,就需要依靠人来处理,依靠管理者来解决。制度与管理者之间是配合的关系。当一个企业以运行管理(Operational Management)性质为主时,大量的工作内容是重复的,个性化的工作内容比较少,制度的覆盖面也就比较大。当一个企业以项目管理(Projectized Management)性质为主时,项目之间存在的普遍性的问题相对减少,项目中的个性化特点比较突出,那么制度的覆盖面就会相对变小,为各个项目保留的自主空间就会加大,而对于管理者在每个不同任务中解决个性化问题的能力要求就更高了,管理者要能够根据项目目标的要求,找出解决各种具体问题的办法。工作任务的特殊性越大,就越需要管理者的聪明才智。此时,制度与管理者的配合关系,就好像是标准产品与客户化应用之间的关系一样,是一般与特殊的关系。在许多的质量管理制度中,都提供了裁剪的说明,允许管理者可以根据实际的工作需要,对原有的过程进行调整,增加新的过程、减少原有过程、重新组合过程之间的关系等,这都为管理者提供了处理特殊情况的途径。 项目管理者联盟
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从另一个角度来说,在制定制度时,要关注普遍情况,不能被特殊情况所误导,这是制定制度时需要注意的。下图很好的说明了这一关系: 项目经理博客
 

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3,    制度规定的是必要条件,充分条件由管理者负责解决。 项目管理者联盟
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“制度是死的,人是活的”。企业中的管理制度就好像是交通规则,它规定了在道路上大家都应该遵守的基本准则。但是,交通规则不是路线图,不能把每个人带往各自的目的地。企业是一个平台,企业制度说明企业中各项活动的行为规范,在完成每一项工作的过程中,大家都需要遵守制度。但是如何能够把每项具体工作完成好,仅依靠制度是不够的,一定需要人来处理,特别是具有一定权力的管理者,其存在的价值,就是能够在遵守制度的前提下,对于各项工作任务,通过自身的聪明才智,创造出所需要的充分条件,最终完成好任务。制度与管理者之间就是这样的互补关系。对于一个制度不成熟的企业来说,管理者个人的能力非常重要,在缺乏制度支持的情况下,甚至是没有制度的情况下,管理者通过自身的努力,仍然能够以个人风格创造充分条件,完成任务,走出自己的一条路来。在一个制度非常全面的企业中,发挥个性的空间可能会很小,就好像是高度自动化的生产线上的熟练工人,按照生产线的操作要求,进行简单劳动,这样的工人其自身价值也是非常有限的。也就是说,制度的健全性与管理者的价值,是此消彼长的关系。因此,作为管理者需要明白自身的存在意义,明白管理者与制度的互补关系,不能指望按照制度循规蹈矩就可以完成好各项任务,如果制度真的能够成为了充分条件,那么管理者也就失去了价值,企业也必然会变得僵化,失去了活力。博科公司中的各种任务,其间都存在着很多的差异性,而制度只提出了一些公司的要求,所以就需要各位项目经理、管理者,根据项目自身的情况,努力为项目的成功创造充分条件,千万不要指望制度来解决工作中的所有问题,那样的话无异于坐以待毙。
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管理者与制度的互补关系如下图所示,制度少,管理者的工作就会多,灵活度也大,如果制度多,管理者的发挥空间就小。 项目管理者联盟
 

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因此,对于以项目管理方式为主的博科公司来说,在制度方面,特别是项目管理制度当中,约束条件要考虑适度,以适应不同项目的个性化要求。虽然可以在制度中提供更多的帮助和指引,但一定要与规定的必要条件明确区分开,因为帮助信息不是要求,可能只在某些情况下可以参考,如果把帮助信息和制度规定的必要条件混在一起,就可能会使执行者感到困惑,结果会动摇制度的权威性。在有些公司的质量体系文件中,就存在不少的帮助指引,例如在一些文档模版中提供了参考样例,初衷也是为了给执行者提供更多的支持,但是结果却经常被误解成是制度的要求,机械的照样执行,结果导致被认为制度不灵活,或者成为偷懒者的借口——制度中就是这样规定的。 项目经理博客
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4,    制度改进需要管理者的推动 项目管理者联盟
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制度本身也是需要不断改进的,制度改进也是管理者的职责。制度改进的过程,就是企业成长的过程,制度的不断完善,就是企业的经验积累的过程。随着企业自身的发展,随着外部环境因素的变化,制度也需要随之不断进行改进,以保证制度与实际管理目标的匹配,制度的改进主要就是依靠管理者来推动。当管理者发现了制度存在的缺陷后,应该能够及时指出,并推动制度的改进,制度的改进反过来又会为管理者提供更好的支持,也会降低管理者自身的管理成本。从这个意义上来说,管理者应该把制度看作是自己的一种管理工具,把制度改进看作是管理工具的改进。有些管理者在某些情况下,把自己和制度对立起来,忽略了自己对制度改进的义务,实际上也就远离了这个重要的管理工具,结果肯定会使自己的管理效果受到影响。 项目经理圈子
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制度管理也需要掌握正确的方法。制度有三个要素:“没有理论依据的制度是不成立的,没有实施方法的制度的不可行的,没有工具支持的制度是不高效的”,那么在制度的建立和改进过程中,理论、方法、工具这三个要素缺一不可,而且三者之间是按照逻辑顺序需要紧密配合的。明确了三者之间的关系,在改进中同时兼顾三个因素的配合,往往会收到意想不到的效果。例如某公司在改进项目度量表的过程中,首先从理论上澄清了认识并迅速达成了共识,然后在实施方法上改变了对于度量周期的要求并修改了相应的文件,同时在管理工具方面寻求简便的操作方法,把原来手工计算数据填写表格,改为由项目管理信息系统自动生成数据。仅此项改进经过测算,原来的操作方式即使对于一个熟练的项目经理来说,每周大约需要8小时,而按照新的做法,每个项目阶段只需要半小时。可见,三者有机的结合,特别是管理工具的正确运用,会大大提高制度的质量,提高制度执行的效率,降低制度推行的难度。 www.mypm.net
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因此,在推进制度改进的过程中,每一个管理者都需要加强理论学习,加强作为管理者所必需的“概念能力”。 项目管理者联盟


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