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文档5：软件开发项目的甘特图（简易），如图4
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图4：软件开发项目的甘特图（简易）项目管理培训
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文档6：软件开发项目的人力资源需求估计，如图5、图6 项目管理者联盟
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图5：软件开发项目的人力资源需求估计
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图6：软件开发项目的人力资源分配图 项目管理者联盟
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文档7：软件开发的风险列表（只选择发生概率最大的3个风险），如图7 项目管理者联盟
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图7：软件开发项目的风险估计（TOP3） 项目管理者联盟
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当然除了上述基本的项目文档之外，还有其他一些重要文档需要我们关注，例如项目的范围说明书、项目的成本管理计划、人员责任分配矩阵RAM，等等；在这里就不一一赘述了。 training.mypm.net
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四、如何提高项目文档管理的有效性 项目管理者联盟
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面对浩如烟海的项目文档‚如何才能提高对其管理的有效性呢?笔者认为,至少应该把握住以下几个关键点: 项目经理圈子
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第一步:在项目管理之初,应对项目文档管理进行全面的策划。 项目管理者联盟
策划的重点应体现为两点:首先是对项目文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排,得出项目文档的总览表, 项目管理者联盟
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可参考表2 项目管理者联盟
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表2：项目文档总览(通用) 项目管理者联盟
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其次在上述基础上,充分借鉴ISO9000当中有关文档管理(4.2.3)以及记录控制(4.2.4)中的部分内容,制定对各种项目文档的管理程序,如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等,为项目的配置管理铺设一个良好的基础平台。项目管理者联盟
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第二步:需要注重项目文档之间的联系,在动态中管理项目文档。 项目管理者联盟
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从理论上说,项目文档之间的联系大致可以分成两种,横向联系和纵向联系,所谓的横向联系是指各种不同类型的文档之间的联系,例如项目章程和项目范围说明书,项目时间管理计划和项目成本管理计划等，其中最为常见的文档横向联系就是输入和输出的关系，如图8；纵向联系是指类型相同但版本不同的项目文档之间的联系,众所周知,项目管理的一个显著特点就是渐进明细,随着项目的不断进展和深入,管理人员对于项目的认识才能更加清晰,因此在得出最终的项目成果之前,每种文档都可能存在多种版本,所以很有必要对其进行规范化的管理以保证项目目标的顺利实现，纵向联系如图9，项目文档之间的横向联系和纵向联系相互结合,形成文档树体系。 项目管理者联盟
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图9：项目文档之间的纵向联系 项目管理者联盟
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第三步：要在项目管理的全过程中，特别是在项目结束之后，对各种项目文档进行定期或不定期的总结，从中深入挖掘项目的进展信息和成败经验，以形成项目管理资产库，从根本上提高组织的过程管理水平。 training.mypm.net
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当然除了上述提高项目文档管理有效性的途径之外，笔者还认为有一个重要因素需要值得关注，那就是增强广大管理者的项目管理意识，只有在思想观念中树立以项目为核心的系统思维和规范精神，才能真正领悟项目文档管理的精髓。笔者曾在一些企业、事业单位承担过相关工作，其中最大的感触就是部分负责人的项目管理观念还尚显淡薄，对于文档的重视程度也明显不够，因此组织的管理水平也相对不高，在这里举一个事例，笔者参与过某单位举办的一个大型会议，由于会务人员事先考虑不周，分发的会议资料可以用参差不齐来形容，致使会议的实际效果大大降低。试想如果在会务工作之初，对所涉及的会议资料进行全面的策划，对于其数量、内容、格式做出细致的安排，相信也不会出现上述另人遗憾的情况了，由此可见，我国的项目管理推广工作还有很长的一段路要走，可谓任重而道远。
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