随着社会的发展，可作为证据的物品越来越多，所能证明的权利义务关系也越来越复杂，然而，由于我国大部分企业证据管理观念的陈旧以及法律专职人员的缺乏，给企业的合法有效维权带来了很大的难度。我们今天所谈的设立证据管理小组就是针对这种情况做出的一些探讨。
设立证据项目管理小组是企业合法维权的内在要求项目管理者联盟一、企业证据管理的混乱造成维权难度加大项目管理者联盟 目前大部分企业的证据管理是不适应证据规定的举证要求的，企业面临诉讼时往往会因为证据缺乏或在举证期限内难以举证而陷入被动。以建筑工程为例，建设工程合同标的额巨大、权利义务关系复杂，一旦引起纠纷往往久拖不决，其原因常常在于承包方难以分清自己的举证责任，也难以提供有利于自己的证据。例如工程欠款案，施工企业如果向法院起诉发包方拖欠工程款，就应当提出相应的证据。具体的说，施工企业首先应当举证证明自己向发包方提供了工程进度款或结算款的索要文件，如每月已完工程量表或者竣工结算书等，还应提供双方已经核对并确认的欠款数额的证明文件，如工程进度计量复核表或结算审定表等。如果双方对这些欠款尚未确认，但承包方至少应提交前者证据。如果承包方能提供前者证据的话，确认或否认前者证据的举证责任就成为发包方的责任，承包方完全有理由以举证责任规定为理由，要求人民法院裁定分配发包方举证并预缴司法鉴定费用。
然而，由于大部分企业的合同意识、证据意识差，导致企业内部证据管理混乱。首先，众多企业以及具体负责合同履行管理的管理部门，往往注重的是确保工期和质量，重视的是工作实物量，对双方签订的合同条款研究不够，在主观意识方面，很少注意用证据证明自己信守合同，按合同规定行事。对合同中有明确规定应当办理签证的事由，或者不办签证、或者不敢办签证。对合同中不利于自己的条款，如何在履约过程中通过合同的补充和完善化被动为主动，则更是运作乏术。其次，证据管理与履约管理直接相关，许多企业必须建立专业的部门和有针对性的规章制度来加强履约和证据管理，而这恰恰又是目前企业证据管理中最薄弱的环节。有的企业在机构改革中把原有的法律事务部门精简掉，有的虽有专设的法律事务部门，但却让这些部门的人员主要去应付各种诉讼，主要精力并不在合同管理和证据管理方面。这种证据管理上的混乱就向那些为了维护自身合法利益，试图提起诉讼的企事业单位出了一个举证上的难题，造成维权难度加大。
二、专业法律人员的缺乏造成企业维权成本的增加项目管理者联盟 企业大都缺乏法律资料管理的专业人员，在许多项目经理部，缺乏专职的法律资料管理员，或者虽有却未受到足够的重视。造成各种证据在收集和固定方面的弊端，有的在实际操作中明明已按约定实施了，却没有书面证明；有的已经获得了书面签证，但自己手里只有复印件或者没有对方有权签名人员的签名，不能形成证据；更多的是曾经有的书面证据，到时候找不到了或者丢失了。
由于专业法律人员的缺乏，一份证据，明明有利于施工企业，经办人员却不知晓，不经意之间使这份证据失去意义，企业为此造成的经济损失不计其数。如上海某建筑公司承建浦东一个大型工程。工程竣工后，承发包双方几经交涉，好不容易对工程结算达成一致意见，双方签订了一份最终造价决算的书面协议。工程最终决算为12068万元，发包人已付10928万元，尚欠1140万元，双方均签字盖章。这是一份双方已经确认最终造价的重要证据，如以此起诉，发包方必输无疑。但是，时隔不久，发包方对已确认的最终决算反悔，要求再递交审价机构审价。这只是发包方的单方要求，只要承包方不同意，原有的决算完全有效。可承包方却同意重新递交审价，结果又审掉了250万元。而承包方的同意重新审价，双方原有的最终造价的确认就作废了，不再成为有利承包方的证据。
上述真实的实际案例充分反映出由于从事企业证据管理的工作人员在证据意识方面的缺乏（或者说根本没有证据意识）会给企业造成维权成本增加的后果，严重的话甚至会导致一个企业的破产，因此，企业的证据管理需要专业的法律从业人员。
管理制度的完善需要时间，专职法律人员的培养更非一日之功，那么，这是否意味着我们对企业中如此混乱的证据管理无计可施了呢？答案是否定的，事实上，我们可以通过在律师事务所设立证据项目管理小组，同时帮助多个企业进行证据管理，从而达到既节省法律人才又使企业的证据管理有序化的目的。现在我们就如何通过设立证据项目管理小组来合法、高效的维护企业的自身权利作一些探讨。 设立证据项目管理小组是法律服务现代化的必然趋势项目管理者联盟 一、设立证据项目管理小组有利于提高法律服务的效率项目管理者联盟 要设立证据项目管理小组，我们首先要了解项目管理的概念。管理是无边界的大概念，任何事物都需要管理。管理是使事物的发展从混乱、无序走向有序、有效发展的唯一方法。项目管理是管理学的重要分支，近十年来发展很快。回想80年代末期项目管理的概念被引进中国的时候，项目管理的内容所强调的主要是三个控制，即质量控制，成本控制和进度控制。随着ISO9000和TQC等质量管理体系的推广普及，项目的质量控制概念已经发展成为项目质量管理。在计算机、网络等IT手段的推动下，成本控制、进度控制的方法也在快速更新。所以说，项目管理的内容已经被大大的深化和现代化了。另外，目前的项目管理所强调的已经不仅仅是原来的三个方面，而是涵盖了九个知识领域。作为一种体系，它已经更为完整，可以说，项目管理已经变成一种集实践经验、管理知识和专业知识、计算机技巧、文化素养和人文哲理于一身的一门管理艺术。项目管理的概念必将普及，对于负有管理责任的各行各业的人物，大到国家机关干部，小到个体经营者，都可以借助项目管理的概念，提高自己的工作效率。在法律服务业的领域里，随着证据种类的增多，以及证据所能证明的法律关系范围的扩大，证据管理已日益成为一项浩大的工程。在这种情况下，向法律服务业引入项目管理概念，设立证据项目管理小组是提高法律服务效率的有效措施。项目管理者联盟 二、法律服务现代化的外部压力促使设立证据管理项目小组项目经理博客 我国加入WTO，按照《服务贸易总协定》(GATS)的要求，国内14个服务行业的市场将对外开放，其中包括开放法律服务业，这就给法律服务业带来了机遇和挑战。加入WT0和开放服务贸易市场，有利于我国法律服务业走向世界，经受锻炼，在更为广阔的有形贸易和无形贸易领域发挥作用，这无疑会给法律服务业带来重要的发展机遇。但与此同时，由于我国法律服务业与发达国家之间的明显差距，参与国际竞争也面临着很大的压力。世界经济一体化要求法律服务国际化高层化专业化，将形成对我国法律服务业管理体制挑战，为了迎接挑战，我国法律服务业必须朝着现代化的管理方向加快发展进程，只有这样，才能扩大法律服务业的产业规模，增强法律服务业的国际竞争能力，发挥我国法律服务业的比较优势。借鉴外国法律服务的先进经验，外国律师的办案流程主要分为三大板块，分别是法律分析、证据管理、法庭辩论，其中最核心的部分就是证据分析，也就是说，只有把证据这一部分管理好了，律师才能提供优秀的法律服务。在这种背景下，设立证据项目管理小组是迎接法律服务现代化挑战的有利武器。 项目管理者联盟 如何组建优秀的证据项目管理小组项目管理者联盟 一、优秀证据项目管理小组的标准talent.mypm.net 一个富有成效的项目小组应该具有如下特点：能清晰地理解证据管理的目标；每位成员对自己的角色和职责有明确的期望；以证据管理项目的目标为行为的导向；项目成员之间高度信任、高度合作互助。
二、证据项目管理小组的规模training.mypm.net 证据项目管理小组的人数不能太多，否则组员之间彼此的沟通将占用大量的时间。而且，如果项目小组人数太多，则各个成员之间的任务交接将会更复杂，出现错误的可能性也会相对增加。因此，每个项目小组的规模应该以3～5名成员为宜。项目管理者联盟 三、证据管理小组采取项目总负责人制。项目经理圈子 为了更有效地进行管理，证据项目管理小组应该采取项目总负责人制，而且，该制度应该根据每个项目的具体情况有所调整。以建筑工程为例，如果建筑工程项目属于中小型规模且建设时间在一年以内，那么证据项目小组可以采用总负责人单一负责制。首先，确立一名项目小组总负责人，项目总负责人既负责该建筑工程的日常证据管理工作，同时又是该建筑工程的证据追踪负责人。其次，项目总负责人可在其他成员中挑选一位为助理，协助项目总负责人做好各方面的工作。
如果建筑工程项目属于大中型规模，建设时间在一年以上，那么就必须考虑证据项目小组成员因各种原因发生变动的情况。这时，证据项目小组可以采用总负责人与成员分工负责制。首先，确立一名项目小组总负责人，负责对小组成员分派证据管理任务以及对小组成员提交的证据管理报告进行分析追踪；其次，确定小组成员名单，由他们负责对不同范围的证据管理的进行具体操作，并将工作内容整理成证据管理报告提交给总负责人。
建筑工程的证据项目管理小组采用这种构成模式主要基于两点考虑：第一，在建筑工程证据管理过程中，既有法律专业性很强的事务，也有经验性很强的事务和文书整理类的简单性事务，如果所有事务都让总负责人去完成，会造成人力资源的浪费；第二，由于建筑项目时间太长，容易发生人员更替，在这种模式下，项目小组的成员各自负责自己的证据管理内容，总负责人对整个进度进行追踪，如果一旦发生人员变动，由于总负责人一直参与项目的综合管理，基本上可以指导下一位参与人员“无缝”地接手工作，避免了由于人员变动给证据管理工作造成的震荡。
这里只是以建筑工程为一个简单的例子说明项目总负责人制，不同的项目根据具体情况加以调整。club.mypm.net 四、项目小组内部竞争机制的确立项目管理者联盟 项目小组中要引入竞争机制，坚决按责权利均衡的原则，使在项目中贡献大、责任大的成员得到丰厚的报酬，形成良好的导向，以牵引多数人向同一方向努力，为项目做更大贡献。同时，要毫不客气地将影响小组工作进度或士气后进分子赶出项目小组。
项目总负责人要处理好主角与配角的关系，要让小组中的主角认识到他在主角的位置一旦出了差错，将可能被配角所代替，要让小组中的配角认识到如果他能够出色的完成他的工作，下个项目或过一段时间就会荣升为主角。配角的存在对主角形成压力，主角的存在对配角形成动力，这也是小组内部最好的竞争机制。PgMp.mypm.net 五、证据项目管理小组的工作内容项目管理者联盟 一个优秀的证据项目管理团队必须能够清晰地理解证据项目管理小组的工作内容是什么，一般说来，为企业提供证据管理服务的证据项目管理小组的工作内容分为以下三个方面：
1、根据证据规定的有关要求，建立严格的文档记录和各类合同履行资料收集和保管制度，加强检查，确保证据的固定和保管工作。
2、建立企业合同和资料管理人员的履约管理责任制，设定量化考核指标，对因证据意识不强、违反证据管理规定造成企业损失的，要追究个人责任。
3、结合合同的有关条款约定，研究各类签证和索赔的期限，在履约过程中凡应在期限内提出的书面要求、通知、函件，均应及时提出，并使之成为证据。service.mypm.net 六、新旧项目交接时机的把握talent.mypm.net 如果项目小组的整体素质随着成员对工程项目理解的加深而逐步提高，这种整体素质的提高将会使项目的管理难度降低，从而进入一个稳定期。在这一阶段，成员之间开始大量地交流信息、观点和感情，合作意识增强，小组成员可以自由地、建设性地表达他们的情绪及意见，证据管理项目稳步前进。当出现这种稳定进展的情况时，也就意味着小组可以着手进入下一个新的管理项目。这种新旧项目重叠的交接方式，既能保证前一个项目的管理质量，又避免了两个项目之间出现真空带，造成人力资源的浪费。当然，这种交接的前提条件是前一个项目必须进入稳定期，否则，过于仓促的交接会导致两个项目资源分配冲突，质量完全无法保证的局面。 希望我们今天对证据项目管理小组的一些设想能起到抛砖引玉的作用，进而有更多的法律专业人士能够从服务方式现代化的角度提供更完善的法律服务，使我国的法律服务业在外国法律界纷纷进驻的将来能够站的更稳，从容迎接挑战。
项目管理者联盟
|
