对于类似问题，我觉得从根本上而言你没有理清部分项目干系人的角色及其沟通渠道、关注点等等问题。我建议你从以下几步加以改进：
1.首先就你所掌握的项目信息及可能涉及的干系人建立干系人框架图，力争将所有干系人列入；
2.其次，进行干系人分析，了解其对项目的影响力、关注度、关注点、沟通方式等到内容；到这一步可能你的干系人沟通框架图内容上已经比较丰富了；
3.根据前两步的分析，确立对不同干系人的沟通方式、沟通频率、沟通内容等要点；
4.最后要根据自己的人力资源情况，将一部分沟通工作有效的分配到合适的员工那，而你主要负责接收并监控所有沟通得到有效进行，对于重大沟通或你认为有必要的自己掌握的沟通，你可以自己进行。
希望对你有所帮助了，加油哦！