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项目组合管理PfMP专家访谈

作/转载者:姜鹏   发布时间:2024/3/26   点击:1193    

 

  

 

  姜鹏 (Jason Jiang)

  拥有如下证书及资质:美国PMI PMP认证、ACP认证、PgMP认证、PfMP认证、美国PDMA产品经理NPDP认证;

  中国国际人才交流基金会授权PMP认证培训师;

  芬兰CESIM项目管理模拟课程授权讲师;

  西北工业大学计算机学院计算机系统结构专业硕士,攻读硕士期间的导师为中国科学院沈绪榜院士;

  在通讯、芯片研发与航天科研领域有超过20年的行业经验,在团队管理、项目组合管理、项目集管理、项目管理及研发管理领域有极强的实践能力;在产品创新、创业领域同样经验丰富。

 

  一、什么是项目组合管理?项目组合管理适用于组织的哪些管理场景?目前这些管理场景的典型痛点及困境是什么?

  项目组合管理 (PPM-Project Portfolio Management) 是一系列动态活动的集合,组织通过识别、分类、监督、评估、整合、选择、排列优先级、优化、平衡、授权、移交、控制及终止项目组合的组件,来实现组织的战略目标。

  项目组合管理适用于所有行业,且需要同时管理多个项目的各种规模的组织。项目组合管理对于具有复杂项目组合、具有多个相互依赖关系、资源有限且优先级竞争激烈、对项目治理有强烈要求的组织尤其重要。它可以帮助组织确保其项目组合与其战略目标保持一致,优化资源分配,并识别和应对整个项目组合的风险,确保价值得以实现。

  当今项目组合管理场景中的典型痛点及困境包括:

  (1)资源管理及平衡:由于优先级竞争和资源有限,组织通常难以有效地分配资源。项目组合管理通过根据项目的战略价值和资源需求确定项目的优先级,从而帮助组织从供应及需求的两个角度来优化资源分配,实现产能和能力的平衡。

  (2)项目优先级管理及平衡:在选择和优先处理正确的项目以实现其战略目标方面面,组织经常会面临着各种困难。项目组合管理可帮助组织根据项目与战略目标、资源需求和产能及风险因素的一致性来确定项目的优先级。

  (3)风险管理:组织必须管理与其项目组合相关的风险,包括财务、运营和品牌风险。项目组合管理可帮助组织识别、评估、分析和应对其项目组合中的风险。

  (4)沟通与协作:项目组合管理要求项目团队、利益相关方和高级领导层之间进行有效的沟通和协作,以确保项目组合与战略目标和有效决策保持一致。组织需要制定有效的沟通和协作策略,在争取利益相关方的策略指导下,完成有效沟通,以确保项目组合管理的成功实施。

  围绕上述的痛点及困境,项目组合管理可以帮助组织实现其业务目标并提高整体管理绩效。

 

  二、项目集与项目组合都是对多项目的管理,两者的差异在哪里?

  项目集管理(Program Management)和项目组合管理(Portfolio Management)都是多项目管理的理念,但它们的侧重点和管理范围不同。

  项目集管理侧重于管理一组相互关联且被协调管理的项目、子项目集活动,以获得分别管理项目无法获得的收益。这些项目及子项目集活动被集合在一起以实现共同的目标。项目集通常涉及协调多个项目团队的协作,以实现特定结果或交付特定产品或服务。项目集管理负责管理项目集的范围、进度、预算、资源、风险和收益。

  相比之下,项目组合管理侧重于管理组织的整个项目、项目集、子项目组合和运营工作。它涉及识别、分类、评估、选择、排列优先级、优化和管理等管理活动,以实现组织的战略目标。项目组合管理负责确保组织的项目组合与其战略目标保持一致,优化资源分配和管理,管理风险并监控整体项目组合的绩效和价值实现。

  项目集管理侧重于交付特定结果或产品,而项目组合管理侧重于确保组织的项目组合在战略上保持一致并交付所需的业务价值。项目集管理是项目组合管理的一个子集。

  项目集管理和项目组合管理虽都是多项目管理的重要形式,但分别由项目集经理和项目组合经理进行管理,二者的角色和职责也是有所区别的。

  三、项目组合管理是链接组织战略与执行的中间环节,它是如何实现这个链接的?

  项目组合管理通过使组织的项目组合与其战略目标保持一致、优化资源分配及管理以及监控项目组合绩效,充当组织战略和项目执行之间的中间环节。项目组合管理也起着承上启下的作用。

  (1)战略一致性:项目组合管理首先使组织的项目组合与其战略目标保持一致。这涉及明确组织的目标、明确优先级及资源倾斜方向及明确项目约束,并选择与之相一致的项目、项目集和运营活动,以确保项目组合专注于提供所需的业务价值。

  (2)项目组合优化:项目组合管理优化整个项目组合的资源分配,以实现最大的整体收益。这包括评估可用资源,确定潜在的瓶颈和制约因素,并根据项目的潜在投资回报及其与战略目标的一致性确定项目的优先级。

  (3)项目组合监控:项目组合管理持续监控项目组合的整体绩效,以确保其与组织的战略目标保持一致。这涉及跟踪单个项目和项目集的进度,识别整体风险和问题,并根据需要对项目组合的组件进行调整和优化,以确保其始终与战略保持一致。

  

 

  通过充当组织战略和项目执行之间的中间环节,项目组合管理确保组织的项目组合与其战略目标保持一致,通过持续优化和监控以实现价值最大化。

 

  四、项目组合管理在哪些行业与企业应用最为普遍?为什么?

  根据项目组合管理的特点及在行业中的应用,它可以适用于各类行业和企业,在以下行业和企业已经进行大量应用,并已经获得了大量的最佳实践:

  (1)信息技术、通讯、互联网行业:特别是IT和通讯行业以管理具有大量利益相关方和依赖关系的大型复杂项目而闻名,这就需要根据组织的战略目标,评估各种项目机会,通过分析、筛选及排序,实现正确的人在正确的时间完成正确的工作,并合理分配资源并管理其项目组合中的风险。

  (2)建筑行业:建筑行业以管理具有高度复杂性、不确定性和风险的项目而闻名。承包商、分包商及各类施工组织使用项目组合管理来管理项目组合,优化资源分配并降低项目组合中的风险,实现共赢的价值。

  (3)医疗保健行业:医疗保健行业以管理与患者护理、研究和开发医药产品等相关的复杂项目和运营而闻名。医疗保健组织使用项目组合管理使其项目组合与其战略目标保持一致,优化资源分配,并确保符合法律法规要求。

  (4)金融服务行业:金融服务行业以金融管理、投资与并购、法规遵从性和IT 基础设施等相关的复杂项目而闻名。金融服务组织使用项目组合管理来管理其项目组合,确定项目的优先级及资源优化,从而实现价值最大化。

  (5)政府:尤其在各级政府组织管理、提供公共服务、基础设施和国防相关等领域实施复杂的项目组合管理。政府使用项目组合管理使其项目组合与其战略目标保持一致,确保各类利益相关方的需求得以满足。

  (6)军工行业:尤其在军工研发及跨地域进行复杂系统工程中实施项目组合管理,确保了目标的战略一致性的同时,也实现了跨组织跨职能的各类利益相关方的需求管理、风险管理及资源配置。

  (7)大型研发及制造行业:此行业以管理客户/用户需求、完成复杂产品研发及创新、产品试产及量产维护等相关的复杂项目和运营为主。可以通过项目组合管理实现项目组合级的风险管理和资源配置,从而实现价值最大化。

  当然每个行业都可以基于项目组合管理的特点及行业自身的需求,尝试进行项目组合管理,这将会在各个方面获得收益和价值实现。

 

  五、项目组合管理在研发资源与预算分配的环节,是如何做到最优的资源配置的?

  项目组合管理通过以下方式实现研发资源和预算分配的最佳资源分配:

  (1)优先级管理:根据项目的战略重要性、潜在投资回报和资源需求确定项目的优先级。这涉及到评估项目组合中的项目并按重要性顺序对它们进行排序。

  (2)资源容量规划:评估资源的可用性,包括人员、设备和预算,并将其先与优先级高的项目相匹配。这涉及确定每个项目的资源需求,并评估满足这些需求的资源可用性。

  (3)权衡Trade-off分析:通过权衡分析优化整个项目组合。这涉及评估每个项目的资源需求和收益,并确定如何分配资源以实现收益最大化。

  (4)场景分析及定性定量分析:通过场景分析确定资源分配的各种可能性,通过定性定量分析技术,根据能力和限制条件研究资源需求,以确定如何最好地分配资源。

  (5)持续监控:持续监控资源分配,以确保其与组织的战略目标保持一致。这包括跟踪资源利用率和可用性,识别潜在的瓶颈和约束,并根据需要对项目组合进行调整以优化资源分配。

  在研发资源和预算分配中,项目组合管理通过根据项目的战略重要性和潜在投资回报动态调整项目的优先级,将资源与项目需求相匹配,并进行权衡分析以实现最大的整体收益,从而帮助组织优化资源分配。通过持续监控资源分配,确保组织的研发工作与其战略目标保持一致,并提供所需的业务价值。

 

  六、在客户与承包商的合同场景下,承包商(乙方)如何去选择合适的项目,如何去做出组合决策,去取舍做或者不做哪些项目?

  当承包商面临在合同场景中选择正确的项目时,可以使用项目组合管理来做出项目组合决策。虽然承包商的选择权有限,但项目组合管理中的筛选、平衡及优化的理念可以被充分使用,为与客户实现共赢创造条件。以下是承包商可能采取的一些步骤:

  (1)定义项目成功标准并实施项目评估:承包商应可以定义一组标准来评估项目是否与组织的战略目标保持一致,评估项目的盈利能力、风险、资源需求以及承包商自身的能力等因素。

  (2)确定项目的优先级:项目完成了评估后,承包商应根据其与组织战略目标的一致性及其潜在的投资回报来确定其在组织中的优先级。

  (3)分配资源:承包商应根据其战略重要性和资源需求将资源分配给相应的项目。

  (4)动态监控:承包商应持续监控项目组合的绩效,以确保其与组织的战略目标保持一致。这涉及跟踪单个项目和项目集的进度,识别风险和问题,并根据需要对项目组合进行优化以保持其正常进行,并对发现的重大风险及问题,与客户进行沟通协商。

  在项目之间进行选择时,承包商还可能会使用许多决策技术,例如:成本收益分析涉及评估每个项目的成本和收益,评估结果也会影响项目的优先级及资源的倾斜程度。多标准决策分析涉及根据多个标准(例如盈利能力、风险和资源要求)来评估项目,并选择总体得分最高的项目,并据此调整资源分配。情景分析涉及评估不同项目情景的潜在结果,这也会涉及资源的分配和优化。

  承包商在做出项目组合管理决策时,务必要确保项目目标始终与战略目标保持一致,并在项目组合管理实施的过程中,与客户一起实现共赢的价值。

 

  七、项目组合管理是决策者才需要掌握的方法论吗?哪些岗位与职位,需要懂得项目组合管理?

  项目组合管理不仅仅是决策者需要掌握的方法。整个组织中的各类利益相关方也都要掌握项目组合管理的理念和方法。以下是组织中需要掌握项目组合管理知识的角色和职位:

  (1)高级管理人员:包括首席执行官、首席运营官和首席财务官等,负责制定组织的战略目标并监督资源分配以实现这些目标的角色。因为战略目标会对项目组合管理产生影响。

  (2)项目经理及项目集经理:项目经理及项目集经理负责监督项目组合中各个项目或项目集的实施。项目经理及项目集经理需要对项目组合管理知识体系有很好的理解,以确项目、项目集与组织的战略目标保持一致,并得到适当的资源支持。

  (3)项目组合经理:项目组合经理负责管理整个项目组合,以确保确保项目组合得到适当的优先级排序、资源优化和持续监控。

  (4)职能经理:职能经理负责将资源(包括人员和预算)分配给项目组合中的单个项目,以确保资源利用最大化和资源持续优化。

  (5)业务分析师:业务分析师负责分析业务流程并确定需要改进的领域,以确保提出的建议和方案与组织的战略目标保持一致,并可以在项目组合中进行有效实施。

  (6)财务分析师:财务分析师负责分析财务数据并确定需要改进的方向,以确保提出的建议和方案与组织的战略目标保持一致,并且可以在项目组合中进行有效实施。

  (7)治理委员会成员:治理委员会负责搭建治理框架,以指导项目组合管理活动,并对项目组合的投资和优先级做出决策,确保项目组合管理过程被遵循。

 

  八、项目总监与PMO在项目组合管理中,可以承担什么角色?

  项目总监和项目管理办公室 (PMO) 可以为项目组合管理流程贡献他们的专业知识和知识。以下是项目总监和PMO在项目组合管理中发挥的角色和职责:

  (1)项目识别和评估:项目总监和PMO可以在确定要纳入项目组合的潜在项目选择方面发挥关键作用。可以利用他们对组织运营和战略目标的了解来确定那些战略一致性的项目。还可以根据风险、可行性和资源要求等标准评估潜在项目。

  (2)项目优先级:一旦确定和评估了潜在项目,项目总监和PMO可以根据组织战略目标一致性和潜在的投资回报率来帮助确定项目优先级。可以利用专业知识来评估每个项目的相对重要性,并帮助做出资源管理及优化的辅助决策。

  (3)资源分配和优化:项目总监和PMO可以帮助优化整个项目组合的资源分配。可以利用他们对资源可用性和项目要求的了解来确保以价值最大化的方式分配资源。此外还可以监控整个项目组合的资源利用率,并根据需要进行调整及优化。

  (4)风险管理:项目总监和PMO可以在管理整个项目组合的风险方面发挥关键作用。可以利用专业知识来识别潜在风险,并制定风险应对措施。还可以监控整个项目组合的风险,并根据需要进行调整优化,以确保风险得到有效管理。

  (5)绩效监控和报告:项目总监和PMO可以帮助监控项目组合的整体绩效,并向高级管理层提供定期报告。可以利用他们对项目目标和绩效指标的了解来确保项目组合实现其目标,并确定需要持续改进的方向。

  此外在开发和维护项目组合、项目集和项目方法论,管理项目知识及获得最佳实践等方面,项目总监和PMO也会发挥重要的作用。

 

  九、从项目经理转型为项目组合经理,可行吗?经历与知识,技能的需要做哪些弥补?

  从项目经理过渡转型到项目组合经理是可行的,但它需要储备额外的经验、知识和技能才能实现。以下是项目经理在过渡转型到项目组合经理时需要补充的技能:

  (1)战略思维能力:项目组合管理的重点是使组织中项目和计划与其总体战略目标保持一致。因此,需要培养战略思维能力,系统性思维能力,建立全局观。

  (2)财务分析能力:项目组合管理涉及根据投资回报率(ROI)、净现值(NPV)和内部收益率(IRR)等财务指标做出决策。因此,需要培养财务分析能力,以根据财务标准评估项目选择及优化。

  (3)风险管理能力:项目组合管理涉及管理跨项目和项目集的组合管理风险。因此,需要培养风险管理能力,以充分识别各类潜在风险,充分评估其对项目组合的影响,并制定项目组合级的风险应对策略。

  (4)资源管理及优化能力:项目组合管理涉及跨项目组合和项目集的资源分配和优化。因此,需要培养资源管理及优化能力,以确保资源得到有效和高效的分配和优化。

  (5)沟通及谈判能力:项目组合管理涉及与各类利益相关方(包括高级管理人员、项目经理和团队成员)进行沟通,传达复杂的项目组合信息,并获得认可、承诺及支持。因此,需要培养强大的沟通及谈判能力,以清晰有效地传达信息,并获得支持。

  (6)领导力和团队管理能力:项目组合管理涉及带领各类利益相关方团队实现组织的战略目标。因此,需要培养领导力和团队管理能力,以激励团队成员在有限的资源配置下实现价值最大化。

  总之,从项目经理过渡转型到项目组合经理,需要将理论及实践的两个维度相结合,在理论知识及方法论的指导下,获得管理实践的成果和最佳实践,这也是项目经理成长的必经之路。


新闻来源:新闻-人物
发布时间:2024/3/26 
项目管理者联盟[mypm.net]

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