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项目管理者联盟服务商信息

项目管理信息化解决方案沙龙回顾


项目管理者联盟服务商会员: 欣旋咨询     发布时间:2014/10/14    浏览量:2556

2014年9月13日下午,由上海欣旋企业管理咨询有限公司举办的第105期项目经理沙龙活动:项目管理信息化解决方案,在上海市南苏州路325号2楼成功举办。本期沙龙,吸引了来自于IT、工程、服务、金融行业的多位项目经理参加。

本期嘉宾:余老师,PMP,信息系统项目管理师,系统集成项目管理师。项目管理专业人员,项目管理信息化解决方案高级咨询顾问,曾担任项目管理类软件的高级项目经理、实施服务总监,负责信息化产品的整体管理,包含搜集、整理和优化企业的执行过程(业务流、工作流、审批流、消息流、资金流、物流),最终达到项目交付目标;担任企业内部和外部协会讲师。有过十年的WEB、MIS、SHOP、ERP、OA、PMS等IT软件系统架构设计和开发及管理的经验。
 

 

余老师首先介绍了自己的从业经验,曾服务过的客户有国家核电、华润、万科、东方机电、众合机电等知名企业。专注于工程项目管理纵深方向,并随时以“技术让事情变得简单、今日事今日毕、预防胜于弥补”的工作理念,把“激情+创意+计划+实施”作为行事指导方针,以“目的、方法、工具”为脉络认真准确地帮助每个项目做好目标管理、计划安排、实施建设、监控检查、验收交付,让项目管理从此变得简单和容易。

余老师的演讲从项目经理的执行困惑开始,针对如何获取项目管理信息化解决方案,提出了5W1H六何分析法,即 对象(What):什么事情;场所(Where):什么地点;时间和程序(When):什么时候;人员(Who):什么人;为什么(Why):什么原因;方式(How):如何做。通过剖析和解答这些问题,形成解决方案。有了解决方案,必须考虑风险和资金,余老师提到了有利风险和不利风险。有利风险比如简单的增值变更,发掘和培养人才;而不利风险提到了需求不明确,投资无法保证等等。那么针对这些风险,如何应对呢?余老师提出合同分解结构(CBS),明确谁为谁负责,资金流和权益问题。

对于项目的资金管理,余老师有一套自己的计算公式:
a、可用金额=合同金额*10%+收款-项目支出。此公式标明企业愿意提供10%的启动资金,并且在整个执行过程中,预警、提醒和控制项目部最大可用金额为次数据,一旦接近或将要超过,项目部应该立即停工,迅速查找费控和回款的原因。
b、收付差=收入-支出,是决定此项目的资金流情况,是决定企业在此项目上是否会产生财务融资成本。如果此公式为负,则表明企业一直在垫付资金。
c、利润率=【(项目收入-项目支出)/项目收入-企业管理成本分摊比例】,此比例表明此项目的净利润率是多少,如果此比例越大,说明相对的净利润越大,项目团队的绩效才会越高,奖金才会越高。

接着余老师讲到了项目管理信息化下公司职员的职业发展规划,从项目成员,经理助理,项目经理,项目集经理,项目组合经理,一步一个台阶的上升,循序渐进,定位明确,发掘人才,实现价值。

余老师指出:产业链决定价值链,价值链决定核心竞争力,而核心竞争力的关键是人才,给企业人才点赞,肯定人才价值,给予精神和物质奖励,有明确的职业发展途径,对于吸引人才、留住人才有很大帮助。
 


接着,余老师给出了项目管理的内容和方法。在传统的5大过程组,9大知识领域的基础上,余老师提出了MEPCT过程:Management,Engineering,Procurement,Construction,Test,这5大过程管理不仅适合工程行业,也适合软件行业,服务行业。并阐述了自己的项目全过程理念:发掘客户-获取线索-立项-建立投标小组-投标-开标-中标-项目登记-启动-策划-执行-收尾-完工-结算-质保关闭。

余老师认为老板最关注的是项目的结算和质保关闭,这两点做好了,才能拿到余款,获取利润。在过程管理方面,余老师认为收尾过程是极其重要的过程,因为该过程涉及到资金结算,特别在工程行业,能否保证项目的盈利挣钱,公司获取利润,就在于是否可以顺利的结算。

在知识领域方面,余老师着重提到了干系人管理,认为要真正理解和了解干系人的想法,站在对方的立场,比如说领导关心的是GDP,生产力高不高,交付产品的能力、回款能力高不高,能不能盈利,能不能挣钱。
 

 

然后,就项目管理信息化的发展和建设意义,余老师给予了自己的见解。首先余老师提到了项目管理的一些概念:项目,项目的特性,项目管理,信息化,项目管理信息化,项目管理信息系统。针对项目管理信息系统,强调了系统的构架,是一套信息系统,有硬件服务器+网络+软件+数据+流程+管理制度+使用人 构成,而不是简单的软件或者流程。对于流程,项目管理信息化系统最重要的是业务流程和审批流程,并且要区分工作流与审批流的不同,工作流是办公步骤,审批流程是权限控制。

针对项目管理信息化,余老师提出了应用原则:及时,有效,准确,完整,八字原则,缺一不可。为了说明应用过程,余老师列举了2个应用场景:关注点和过程控制。分别就公司角度,项目部角度以及个人角度来说明不同角度的不同关注点,然后进行差别控制。最后,关于项目管理信息化的意义,余老师提到了以下几点:科学预测项目发展趋势,实现信息有效的流通,实现资源和知识共享,提高工作流转审批效率,实现有效的催办监管,岗位职责分明,降低办公开支类管理成本,实现技术预警和提醒。特别强调了降低办公开支类管理成本。

最后就项目管理信息化的趋势,余老师说了两句话:“上信息化是找死,不上信息化是等死。找死还有生存的希望,等死没有。”
 


接下来是沙龙自由提问环节:
问题一:如何区分合同分解结构与工作分解结构?
余老师回答: 工作分解结构大家都知道,WBS。合同分解结构:CBS。描述的是:谁为谁负责;资金流;权益问题;生产关系问题。

问题二:在国企体制化建设中,由于体系庞大,子公司之间的业务工具,软件差异太大,如何统一建成信息化系统?
余老师回答:大型企业的确存在这种情况,可以先从调研开始,梳理系统之间的关系,建立管理制度,再集成,做接口,融合信息化系统。
 

 

问题三:传统企业 (物流,报关,仓储)信息化建设预算少(不能超过10万)。无法开展工作,被领导抱怨没有进展,如何推进信息化建设?
余老师回答:预算少是中小型企业常遇到的问题。也是信息化建设推进的阻碍之一。建议:
1、        先建OA,办公自动化,将公司的业务流和审批流建立起来,作为标准产品,价格差不多在5万—10万左右。
2、        解放思想,以合同为项目,用项目管理软件,业务表单的不同可以作为附件放到系统中。
3、        黎老师的项目管理系统,有简单的工作流,可以代替OA
 

 

问题四:甲方项目经理,给自己公司开发软件,权限弱,能插手的事情很少,项目经理的价值如何体现?
余老师回答:1、首先,与领导沟通规划,确定之后,整理书面文件,签字保存;
2、对于不确定性,打乱计划的工作,拒绝或者告知影响后让领导决定。
3、自己不要着急。大部分情况,别人着急的事情其实没有那么着急,讲清楚原因和后果,给出预计时间,人家是可以等的。
 

 

问题五:在国企中,给自己公司做软件,没有项目奖金,无法自主制定奖惩措施,如何提高项目团队的积极性?
余老师回答:1、没有项目奖金,需要把价值说出来,统计数据,分析数据,告诉老板,通过项目为公司挣了多少钱,或者节省了多少开支,可以要求年末评优秀部门,获取更好的绩效考核,得到更高的年终奖。
2、需要展现项目的意义,价值,多做Team Build。比如:开工时中间节点,完工时吃饭唱歌。形成团队氛围。时间上把控,让大家有紧迫性,岗位职责明确,责任到人,有对比,有压力。
3、针对没有奖惩措施,需要解放思想,搞一套体系,和领导沟通,让领导决定;注重精神奖励。
 

 

本期沙龙结束后,上海欣旋会在2周之内帮到场的每一位PMP,向PMI提交5PDU。PMP的邮箱中会收到来自PMI的邮件。

感激为本期沙龙提供服务的以下团队成员:
主持:王玲
签到:李婷婷、谢旋
摄像:王宏亮
照相:成琳、陈海泓
编辑:黄翠梅、谢仁飙
支持:赵爱华、余澐飞、韩战稳

第106期沙龙,欢迎大家积极报名
主题:思维导图在项目管理中的应用
时间:2014年10月18日(周六),14:00-17:00
地址:上海市南苏州路325号2楼
交通:地铁二号线、十号线南京东路站6号口,步行5分钟

信息类别:新闻-公司动态
发布时间:2014/10/14 
项目管理者联盟[mypm.net]

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