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1.1.1.1 总体设计方案
系统设计思路
本系统将采用最新的图档引擎，该产品最大的特点是用户全配置式体系，如果需要修改时不需要编写代码，非常灵活；从系统底层的图档数据库、数据表、字段，业务层的编目归档结构，表单层的属性等可全部在后台配置生成。
系统包括的主要功能如下：
编目及归档管理：自动按照项目、时间等类别编目及数据、文件的整理归档，归档形式包括自动归档和手工归档两种形式。
图档借阅管理：系统提供了图档的申请、审批、续借、退还等功能，提供了电子和实物两种载体文件的借阅管理，系统自动记录、统计借阅信息。
图档报废管理：系统提供了图档的报废申请、审批等管理功能。
图档检索、查询与浏览：系统提供多条件组合、模糊查询，目录检索、图文一体化检索，并且提供图纸、文件的直接阅读、查看、打印等功能。
统计报表：提供实时统计历年存档量、借阅量等打印统计报表，输出目录、案卷、卷内目录、检索卡片等。
系统的设计重点：
1、增强系统的编目能力、批量处理能力及其自动归档能力。
2、提供编目模板，快速生成编目树。
3、批量上传设计图纸，并自动生成相关记录属性。
4、与设计项目管理模块集成，实现项目图纸自动归档（自动编目，自动挂接文件等）
5、实现电子资料与实物档案的统一管理，保证归档的实物底图与电子文件的一致性。
6、强大方便的查询、统计功能。
7、归档的电子文件的安全性、可追溯性。
8、归档电子文件的版本控制。
1.1.1.2 项目文档管理
1.1.1.2.1 系统概述
这一模块提供了在网络中进行电子图档资料管理功能。这里指的电子图档资料是指项目完成后，以电子文件形式存储的，需要归档所有图纸、文档。不包含设计过程中动态产生的图档和正在修改、校审过程中的动态图档（这一部分图档资料在设计过程管理模块中管理）。该功能模块旨在利用计算机和网络技术，建立一个虚拟的电子档案库，将企业中的各类数据、图纸、文档以电子数据形式存储，利用应用软件系统对其进行分类、编目。并提供丰富的查询检索手段（快速查询、条件定义查询、编目查询…），供设计人员及管理人员方便地检索到已完成的所有项目图档，并参考有关图档资料，以提高设计效率、设计质量。
同时，为了保证档案资料的安全性，除了在检索查询权和浏览权方面进行严格控制外，还提供了借阅申请和借阅审批流程及档案修改申请和档案修改审批流程。使所有的借阅及档案修改都能作到有责任人对其负责和所有操作均留有记录。对档案管理人员而言，可以利用软件系统提供的归档工具，对档案资料进行编目、卡片填写和批量或单个档案文件入库等操作，以及其它档案管理方面的功能。
1.1.1.2.2 整编归档管理
在本系统中，图档的归档有两种方式，一是由设计流程模块直接归档方式，二是由档案管理员进行手工归档。如果是后者情况，则在进行图档的归档前需要首先建立或编辑图档存储的目录结构（即“编目”）。一般来说，编目实质上是建立项目的图档存储结构（该结构层次一般由客户事先指定），如：项目—设计阶段—设计专业。
系统提供了添加新编目、修改编目、删除编目、发布/撤销发布编目、拷贝编目以及作废编目的管理功能。
1.1.1.2.3 图档的录入
1、选择项目名称进入该项目结构树界面。
2、点击需要的设计阶段、分项或设计专业，进入图档列表，保存新图纸。
3、图档自动复制至服务器。
4、填写图档属性页面（属性有项目信息、基本信息和归档信息三张卡片）。
5、要对那些已修改图档，挂入操作时，系统将有“已存在该图档”的提示，并选择升级或覆盖该图纸。
1.1.1.2.4 图档的预览
图档录入后，系统提供对档案的预览功能，相关人员可以在大概了解图纸内容后，可以进行进一步的操作。
1.1.1.2.5 查询检索管理
系统主要提供以下三种图档查询功能：
编目查询：用户可以根据“项目”、“设计人”、“专业”等项目编目结构进行图档的搜索及浏览。
快速查询：用户可以根据“图档名称”及“关键字”进行图档快速搜索。
高级查询：用户可以根据“图档名称”、“设计人”、“专业”等任意属性进行条件组合查询。
1.1.1.2.6 借阅、归还管理
1、图档借阅分电子档案和实物档案两类功能。
2、图档借阅审批流程将根据所的相关规定来设定与执行。
3、电子借阅权限划分为两类：浏览和下载，为了保证图纸和设计成果的安全性，不同的权限其审批流程不一样。
4、实物档案的借阅管理过程从预约申请、预约登记、网上借阅、归还/续借、网上催还全过程的实物档案借阅管理
5、符合某案卷的借阅条件者（符合权限）可直接通过浏览器下载服务器上的相关备份压缩文件
不符合借阅条件者可直接在IE浏览器中填写提交借阅申请，由上级部门的网上核准并通过档案部门的网上确认，即可下载相关文件。
6、借阅者通过审批后在一定的时间段内如果不浏览或下载，系统会自动收回这些文件。
1.1.1.2.7 档案鉴定销毁作废管理
提供按作废编目管理
提供按作废文件管理
1.1.1.2.8 图档管理和维护
1、图档管理员在自己的权限范围内，根据需要对已归档的图纸进行统一的管理，同时根据具体的变动情况来实时的维护图档。如图纸版本的升级、编目的修改维护、图纸属性的修改等。
2、版本控制功能：可以自动地生成修订版本并对各修订版本进行有效地管理；系统对用户的每次编辑、修改都进行记录，并提供里程碑创建功能，用户可针对图档的修改程度创建新的版本，系统可实现活动版本的设置、版本回滚、版本定型操作。
3、档案室的用户需要对图档管理系统中的编目或系统中的图档资料进行维护，如图档的录入、归档、图档属性的编辑修改和编目维护
1.1.1.2.9 分级授权功能
系统提供了强大的分级授权功能，以满足实际管理需要；
1.1.1.2.10 检索、浏览、统计、查询服务
1、提供自然查询及多种形式任意组合的查询方法,而且提供了模糊查找功能
2、按用户权限浏览PCX或JPG图像及DWF、DXF、DWG等图形文件和WORD、EXCEL、RTF、PDF、TXT等格式的文件，也可按用户需求提供其他格式的文件浏览。为安全起见，建议图纸文件仅3、提供DWF格式的浏览
4、提供以Internet Web方式的查询界面
5、统计功能：形成案卷级目录帐册、卷内目录帐册；出图、晒图、图纸入库、修改统计；借阅统计；库藏统计。
6、实现根据贵所要求的归档率、完整率及准确率的统计及相关信息维护功能。
1.1.1.3 企业公文档案管理
功能与项目文档管理类似
1.1.1.4 知识库管理
1、知识库主要是为各类人员方便利用各类成果，帮助相关生产、设计人员随时查阅标准、参考规范，以提高工作效率，其管理方式和电子档案相同。知识主要包括：标书方案库、合同模版库、典型案例集、咨询方案集、标准规范库、行业经验库等。
2、系统描述：提供对各类标准规范的入库、维护（增加、修改、删除、版本升级）、查询、浏览、借阅、统计等功能。
功能描述
编目入库：按照标准类型—专业—标准建立树状编目文件结构，形成规范管理（类型包括：国家强制性标准、国家标准、行业标准、地方标准等）；专业按照贵公司的实际情况分列；标准按照编号加名称组成目录，以方便用户查询，由相关管理人员把所有的标准规范按照以上的结构入库。
查询检索：系统提供按照编目结构或者标准规范文件两种方式进行查询；所有查询支持多条件组合模糊查询。用户可按照标准类别、专业或标准规范名称查询，点击后将会出现全文（如果有的话）或目录。打开的标准规范只是可读文件，须经审批后方可打印或下载。
借阅下载：系统提供了标准规范的借阅申请、审批及下载功能。设计人员可根据需要对标准规范的借阅申请，系统根据设定的审批流程进行审批，同意后申请人可在规定的时间范围内进行在线浏览或者下载。
权限管理：提供可靠的系统安全管理体制：通过对多级用户安全级别的管理，及落实到设计队伍中每个用户的操作权限设定，可以对文件、外部应用程序及内部功能的使用权限进行严密的控制，并可将用户所做的工作进行记录，从而杜绝了越权操作和利用职权进行非法操作，使企业的无形资产得到保护。
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