上海东航成本管理系统应用案例
项目背景:
上海东航房地产投资有限公司(以下简称东航房投)在原上海东航房地产经营公司基础上,于2004年1月20日改制成立,注册资本为人民币1亿元,其中中国东方航空集团公司出资人民币9500万元,占注册资本的95%;中国东方航空股份有限公司出资人民币500万元,占注册资本的5%。东航公司以房地产投资、开发与经营为核心业务。 公司近期五年的目标是:以上海为核心城市,选择西安、云南进行区域重点发展,通过与优秀的房地产企业合作,在市场定位、质量体系、产品创新和服务意识等方面持续不断的努力,着力培养在营销策划、规划设计和技术创新方面的核心竞争力,全力塑造新东航地产的品牌形象。
实施动因:
成本控制和销售回款一样,自始至终成为东航房投决策层关注的重点,但是成本管理需要从产品设计、招投标及供应商管理、进度控制、质量管理、安全管理等诸多领域的成功管理得到支持,才能实现项目级、企业级的成本管理目标。成本管理涉及领域多,管理环节复杂,通过信息化手段将“投资测算”、“合同预算”、“合同费用”以及“合同结算”等业务集成在一起,进行“预算控制”、“全程预警”以及“汇总分析”;并通过多个项目积累,形成企业成本管理知识库,再通过配套的成本管理优化措施,不断提升企业成本管理能力。
东航房投的高层领导很早就意识到了这个问题,为此展开了一系列的管理系统选型工作。此时,明源软件公司的成本管理系统进入了上海东航房地产投资有限公司领导们的视野里,经过几轮的演示,明源成本管理系统以完善的功能、规范的实施流程、优质的售后服务体系征服了负责选型的领导,最终达成了合作关系。
实施过程:
在签订合作协议之前,明源公司就已经参与到需求调研的工作中了,通过对公司各个岗位人员的详细沟通,制定出符合东航房投公司实际业务的系统岗位映射表以及应用流程图。
成本系统操作流程及控制点说明
(1)核心业务流程 主流程:
业务调研描述:
1、财务部有一套核算科目,与系统中的科目设置类似,今后操作中需要统一。
2、成本科目和估算/目标成本的设置方法是:由项目现场根据自身项目情况,依照公司设置的科目树为参考标准,在系统中输入估算和目标成本,由公司进行审核,当项目现场需要对成本科目树进行增加时,需要由公司成本设定人员审核确认后,公司在系统中进行增加。当项目现场输入完成后,公司成本设定人员对制定的目标成本进行审核,不可以再对目标成本进行修改。
(2)成本执行 业务调研描述:
1、在合同签订之后,由项目现场人员输入合同详细资料,并提供合同文本到公司存档,以及上传合同电子文档到公司服务器上,供相关人员查询。公司合约审核人员对比合同和系统中所登记的资料后,进行锁定,以防止合同资料被任意修改,同时也可以依据实际情况,把此合同的查看和修改权限授权给其他人员。
2、合同在执行过程中如果发生变更且变更金额超过所设定的比例,系统自动进行提示,公司合约部人员可以直观地查询到合同的变更情况。建议:现场输入的变更记录,并要求现场提供最终审批的《变更结算书》来进行核对和确认。
3、建议:在合同结算时,现场输入最终的结算记录,并要求现场提供《结算价款协议书》来进行核对和确认。
4、在合同付款时,由系统生成并打印《付款审批表》,现场财务可以以此表按制度规定的审批流程完成后再付款,并作为付款凭证,以备后续查验。对于超过一定金额范围的付款申请,需要经过公司财务审核之后,现场财务才能支付款项。
5、现场财务人员提供每月付款计划,由公司财务人员进行审核,并根据当前成本的实际情况,对付款计划提出修改意见。
(3)成本控制分析
业务调研描述:
公司成本控制人员及时对有效签约金额、变更金额、实付款等核心数据进行拆分,然后进行成本的对比分析,即可发现问题,在必要时进行成本的调整,实现成本的有效管理和控制。
应用效果分析:
经过3个月的集中实施,在东航房投公司各岗位人员的大力配合下,系统效果显著,带来了很多先前用手工管理无法达到的效果,例如:统一规范、共享信息、实时反映动态成本信息等,而且系统通过对新签合同的评估、对变更的评估以及对付款的评估完成了“事前控制”。
在预警机制方面,通过对合同变更的预警,全面控制了“变更黑洞”,对合同付款的预警,大辅度杜绝了“合同超付”现象的发生,而且在动态成本的预警与控制方面,也有尚佳的表现。
在该项目中,信息化系统搭建起成本管理的知识平台,在业务的执行过程中真正实现了“知识沉淀”与“知识共享”赢得得了各层级人员的好评。
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