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物流合同该如何管理 [发表于 2014/10/27]

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合同是商品交换的法律表现形式，合同管理既是对这一交换行为全过程、全方位的管理。实施合同管理的目的在于规范企业的经济合同，既是防范与控制合同风险，保证合同顺利得执行，有效地管理企业的合法权益。但是物流企业实施合同管理需要一定的基本条件。
首先是物流企业必须具备合同履行能力，这是实施合同管理的前提。需要物流企业在全面了解自身的服务能力与质量的条件下签订物流合同。合同管理的实施是绩效管理，无法履约的合同对合同管理来说是没有任何意义。科学严格的管理师物流企业实现最大效益的必要手段。
其次，物流企业拥有具备合同执行、风险控制、环境协调等综合能力的管理人才。不少企业将这几种功能分为几个不同角色的人员来执行。比如武汉三江华宇物流有限公司，物流合同的谈判、签订一般有业务员或者是分公司的经理来完成，合同的执行则有仓管、调度、操作主管来完成。有特殊要求的客户或是突出情况的应对则一般由运营经理负责处理。合同管理是一个动态的、全方位的管理，管理角色的分数给合同管理的效率及效果会带来一定的不良的影响。
第三，合同管理要建立扁平化的组织结构。扁平化的组织结构管理层级较少，能尽量的避免消息失真，直接面对市场，对公司总体目标负责，扁平化的组织结构有助于快速有效地合同管理的实现。
第四，公平规范的市场已形成。现代物流的发现要求打破以往的区域限制，建立一个统一、开放、竞争有序的大市场。公平、规范的市场对合同管理至关重要，是合同管理能否长时间顺利实施的一个重要的外在因素，由于我国物流企业现在刚刚起步，物流市场管理与物流行业管理还没有理顺，导致部分物流企业还无法实施合同的管理，以武汉汉正街周边的物流市场为例，汉正街就经常出现“货霸”“杀价”等现象。[2]物流服务质量都难以保障更何谈合同的管理。
在现阶段，由于管理经验、资金、人员等诸多原因，广大的物流企业在合同管理方面普遍存在如合同管理意识缺乏、合同瑕疵、合同审决合一、合同风险应对不力等问题。要解决以上问题，提高物流企业合同管理的水平，可从以下几个方面入手：
1. 建立、健全合同管理组织体系。为了对合同工作进行有效的管理，首先必须建立系统的合同管理组织体系。这是保证合同的合法性、完备性，从而保证合同能够正常履行的重要组织机构基础。其次还要设置专人进行合同管理，合同管理人员除专门的合同管理员以外，还可包括管理营运的副总经理、物流经理、仓储经理、调度员、法律顾问等人。另外还需要制定合同管理办法，使合同管理有章可循，必要时也可灵活应对。建立、健全合同管理组织体系可以加强物流企业的合同管理意识，让物流合同有人管理，好管理，管理得好。
友为软件梳理出几十种报销支付审批流程，在友为费用预算系统平台上实现如，按不同单据表单模板走不同审批流程、按审批额度走不同的审批流程，举例为员工可以根据级别在系统中填写报销单时系统根据员工级别自动计算出差旅补贴并按系统事前设置好的流程流转，如特殊情况需要增加审批人时系统允许任一节点可以临时加签审批，满足企业各种复杂的流程管理需求。
2. 加强管理人员的业务素质。合同管理人员的素质和能力，决定着合同管理水平的高低。由于目前专业的合同管理人员还较为缺乏，因此物流企业应鼓励于支持合同管理人员不断学习，通过友为网上报销系统中的设置了各种报销单模板，如《差旅费报销单》、《加油卡申请单》《日常费用报销单》《采购申请单》等，友为按百腾财务管理制度和审批流程提练出数个适用百腾物流的电子报销单模板，实现费用报销的申前申请，员工报销时关联事前申请单，规范员工的报销行为。
3. 提高合同管理的信息化程度。现在一些有实力的物流企业都拥有为企业量身定做的MIS、ERP、OA等系统，目前也有专业的合同管理软件，能为物流企业提供合同起草、合同审批、合同进度查询、预警系统等多项全面而强大的功能。物流企业若采用专业的合同管理软件例如友为物流合同管理软件，进行合同管理，势必事半功倍。

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