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《采购过程与成本绩效管理》

前 言
常言道﹕千方百计的挤破脑袋瓜﹐来改善工程﹑提升效率﹑降低成本﹐比不上一位采购专家一句话一签字来的有效﹐所以做与買差别即一目了然﹐可见采购是非常重要的课题.

一、采购概论
在企业里﹐采购部门的重要,有那些因素呢?
1. 物料成本最少占总成本的65%以上﹐而这些费用金额都由采购部门负责购入,所以物料或设备无法以合理的价格购入时﹐那么会影响公司的经营﹐如果所购得的价格过高那么会直接影响到销售与利润,进而影响到市场﹐反之购的单价偏低其材料品质过差﹐会影响到市场的竟争﹐甚至造成公司关门倒闭。
2.采购的周转率高﹐那么资金的使用效率也可以提高﹐所以合理的采购数量及适当的采购时机﹐可避免生产车间停工待料﹐且又能降低库存并减少资金的积压.
3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息﹐随时掌控物料单价﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的损失.
4.采购在收集市场信息不是只有单价﹐也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代﹐来降低成本﹐并提升品质与确保交期.
5.采购部门所得到和任何信息,都应资源共享﹐让公司的成本可以随时降低﹐促使公司业绩成长.
6.采购部门在与供货商谈判单价或任何条件﹐都必须站在公司的立场谈判﹐并要知彼知已才能百战百胜﹐所以要谈判时要沙盘推演﹐做好准备才能满载而归。
7.在交期﹑成本﹑质量上的运用﹐须用任何技巧与智慧才能达到目的﹐并使双方面共识进而达到双赢﹐才是上上策.

二、采购的组织结构与职能
1.采购的组织要明确﹐并要把职能规范说明清楚.
2.采购主管﹑主办﹑助理等工作内容要明确规范.
3.采购部门所有人员应具备相关资料﹐并不是每位人员都可以当采购﹐故要规范该部门人员的基本条件﹐才不会造成部门与公司的伤害.
4.采購組織(參考)圖﹕
采購經理
|_______經理助理
|
采購課長
| | | |
| | | |
包 塑 五 原
材 膠 金 材
類 類 類 類

三、供应商管理
1.采购部门的组织结构职能都完成后﹐接着要找寻供货商﹐而好的供货商是公司的好伙伴﹐不好的供货商是公司的要害﹐所以要如何要选对供货商是重要的工作.
2.我们选择供货商有什么重要的意义﹕
供货商对公司﹑对采购﹑工作者是一项非常重要的工作﹐它有如“女人嫁错郎﹐男人娶错老婆”一但嫁错﹑娶错一生不如意﹐过苦日子﹐相同的供货商选对平步青云可以大展鸿图﹐选择错供货商即叫苦连天﹐所以我们选择供货商的重要意义﹕
2.1. 供货商供应物料的顺畅
2.2. 进料品质的稳定
2.3. 交货数量的符合
2.4. 交期的准确
2.5. 合理的成本
2.6. 各项工作的协调.
3.一个好的供货商应包括哪几项主体?
好的供货商﹐应有下列几项主体﹕
3.1 优秀的企业领导人
3.2 高素质的管理干部
3.3 稳定的员工群体
3.4 良好的机器设备
3.5 良好技朮
3.6 良好的管理制度
3.7 良好的互动.
4.寻找和评估供應商
4.1. 为提升公司生产效率和减少停工待料﹐采购部必须以实际需要寻求供货商。
4.2.采购部在寻找供應商中﹐必须要了解该公司的设备﹑制造能力﹑配合度……等。
4.3.当采购确定新的供應商可以与公司配合后﹐必须会同品质部﹑技朮部等相关部门主管作该厂商的评鉴。
4.4.该厂商评鉴中必须依据公司<供應商评审考查表>进行考核﹐经相关主管判定合格或不合格。
4.5.供應商判定不合格者﹐给予通知限期改善不合格项目﹐改善后通知重新评审要求﹐收到评审要求后另行约定时间重审.
4.6.判定合格的供應商﹐采购部列入合格供應商名录﹐下单开始列入供货商管理办法。
4.7.采购部必须随时寻求新的供應商﹐以利于公司的运作以降低公司的成本。
4.8.供應商評估主要有哪些控制要點﹕
a. 供應商的遷擇條件
b. 供應商的品質保証能力
C. 供應商的樣品品質鑑定
d. 供應商評估內容及步驟的確定
e. 供應商評估結論的審核與批准
f. 合格供應商的批准
g. 合格供應商檔案的建立
h. 合格供應商的供貨情況
i. 根據供應商定期考核情況進行優勝劣汰或輔導
j 監督以及發現問題的處置

4.9. 供應商的控制方法主要有哪些﹕
a. 駐廠
b. 定期或不定期到工廠進行檢查
c. 設監督點對特殊的工序進行檢查
d. 要求供應商及時報告生產狀況
f. 組織管理技朮人員對供應商進行輔導
g. 進料檢查

5﹑供货商管理办法﹕
5.1.供货商必须依公司下达的采购任务﹐保质﹑保量﹑准时的送货.
5.2.供货商的绩效考核评分.
5.3.供货商每满一年必须重新评审一次﹐不合格者经限期修改合格后依然可与配合﹐重审不合格者终止合作。
5.4.经评审合格的供货商﹐必须先行打样确认合格后才能正式成为供货商。
5.5.供货商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提供采购部参考。
5.6.供货商的考核﹕交期占30%﹑品质占40%﹑成本占15%﹑配合度占15%。
5.7.供货商每月的考核由品质部负责评估﹐成本由采购部评估。

6.报价﹑比价﹑议价
6.1. 新品(旧品)材料﹑配件都须经过供货商的报价后﹐再议价。
6.2. 任何报价都须三家供货商以上﹐才不会吃亏.
6.3. 每家供货商报价单上﹐应要求成本分析﹐未能分析者﹐我们必须给予说明﹐尔后可依照我们的思路完成﹐那么应给予单价与质量﹐双方都能有保障与共识.
6.4. 当各供货商报价﹐采购部必须进行比价﹐议价.
6.5. 要比价﹑议议除了采购人员要备具对产品的市场行情与加工过程的精确﹐否则要议价谈判相当成功是有因难的.
6.6. 所以在议价中﹐采购不员无法达到指对标的﹐或者已达标﹐但还有空间﹐可以用后兵之计﹐请示上级再确定﹐或先把信息带回给主管﹐老板请示后再给信息﹐相信对我们较有保障.
6.7. 但有些供应或材料﹐必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的,才不会夜长梦多﹐这种状况的事项﹐必须要胸有成竹与高度的自信才会成功.
6.8. 在議價談判中的技巧有那些﹕
以下提供參考﹕
6.8.1. 带一点疯狂酌量情势；
6.8.2. 高目标达成要求；
6.8.3. 装得小气一点让步要慢；
6.8.4. 不以『大权在握』的口吻进行谈判；
6.8.5. 不要轻易亮出底牌；
6.8.6. 运用竞争的力量；
6.8.7. 伺机喊『暂停』；
6.8.8. 当心快速成交谈判进行太快；
6.8.9. 出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；
6.8.10. 兵临城下的大胆做法，进行相逼；
6.8.11. 柔性哀情战略；
6.8.12. 积砂成塔，小利也是利；
6.8.13. 要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想；
6.8.14. 不要逼对方走投无路，总要留点余地；
6.8.15. 到供應商要降價﹐不要立即做下即請降價的事﹔
6.8.16.大幅的降價最好到供應商公司去﹐不要請他到自己公司﹐才是上策﹐除非不得已.

7. 供應商確認為合格后﹐還要那些事項
7.1. 應給予圖紙或現階樣品做打樣確認.
7.2. 再確認評估是否真正有實力﹐有能力﹐可承做公司質量要求.
7.3. 確認打樣答應的時間是否准時.
7.4. 打樣送來的物件﹐必須經技朮部﹑質量部確認合格后﹐即為是合格的供應商.

四. 采購控制
1.采購要求有那些原則?
1.1. 適價﹕大量使用與少量使用﹐長期使用與短期的價格往往有差別﹐所以一個合適的價格有下列步驟﹕
a. 多方面詢價
b. 比價
c. 自行估價
d. 議價
1.2. 適時﹕在訂購與采購計划中要恰到好處﹐采購過早會增加資金積壓與場地的浪費﹐過慢造成停工待料﹐所以適時的采購進料可以使生產銷售順暢﹐又可以提高市場竟爭力與節約成本.

1.3. 適質﹕采購材料的成本是直接的﹐一般老板都非常重視﹐而品質成本是間接的﹐這是一般老板所忽略的﹐俗話說﹕ “價廉物美”才是最佳的選擇﹐所以偏重任何一方都會增加成本.
1.4. 適量﹕采購量多價格便宜﹐但不是量大就好﹐必須考慮資金﹑場地以及周轉率及成本﹐所以物料需求計划采購必須以最經濟的采購量.
1.5. 適地﹕供應商要在公司附近﹐因為這樣降低運費與配合度高﹐如果無法在公司附近必須與5公里划圓以此類推﹐才是上策.

2. 采購有哪些方法﹕
2.1. 采購地區分類﹕
a. 國內采購
b. 國外采購
2.2. 按采購方式可分為﹕
a. 直接采購
b. 委托采購
c. 調撥采購
2.3. 按采購政策可分為
a. 集中采購
b. 分散采購
2.4. 按采購性質可分為﹕
a. 公開采購
b. 秘密采購
c. 大量采購
d. 零星采購
e. 特殊采購
f. 普通采購
g. 正常性采購
h. 投機性采購
i. 計划性采購
j. 市場性采購

2.5 按采購時間分為﹕
a. 長期固定性采購
b. 非固定性采購
c. 計划性采購
d. 緊急采購
e. 預定采購
f. 現金采購

2.6. 按采購訂約方式可分為:
a. 訂約采購
b. 口頭電話采購
c. E-mail 采購
d. 試控性訂單采購

2.7. 按采購價格方式采購﹕
a. 招標采購
b. 詢價現購
c. 比價采購
d. 議價采購
e. 訂價收購
f. 公開市場采購

3. 采購交易條件有哪些?

3.1. 交期地點
3.2. 包裝及送輸方法
3.3. 付款方式
3.4. 品質標准
3.5. 不可抗力的天災異常處理
3.6. 違約責任
3.7. 訴訟地點
3.8. 其它

4. 什么是經濟訂購量﹕
經濟訂購量是指存貨總成本最低情況下所訂購的批量﹐存貨總成本有哪些﹕
4.1. 訂購成本: 隨訂購量的增加而減少
a. 請購手續成本
b. 采購成本
c. 驗收成本
d. 入庫成本
e. 其它成本
4.2. 存貨儲備成本﹕隨訂購量的增加而增加.
a. 存貨的品質為持需要資金的投入
b. 搬運成本
c. 倉儲成本
d. 折舊與呆滯成本
e. 其它

4.3. 物料訂購價格﹕在物料訂購價格的情況下經濟訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來決確.
4.4.經濟訂購量的公式﹕
經濟請購數量=
________________________________
/ 2×年用量×(設置成本+采購成本
√_______________________________
(每零件成本×儲備成本)

5.采購品質

5.1. 采購對任何供應商與下單前須說明清楚材質﹑功能﹑規格等要求﹐不可任意與隨便﹐差不多的心態﹐而處理采購作業.
5.2. 當供應商接到訂單后﹐要求買方提供說明品質要求條件時﹐買方應提供相關資料或樣品給予依據.
5.3. 采購對供應商過去交貨品質狀況要清楚﹐上一次出狀況的品質與再下單時必須注明﹐加強提醒供應商﹐不可再犯同樣的錯誤.
5.4. 采購對供應商可要求﹐自已無法檢驗的配件﹑材料供應商要提供檢驗報告或品質保証書﹐以確保品質與生產的順暢.
5.5. 供應商所交材料配件﹐無法達到公司的標准﹐但退已來不及出貨時﹐供應商必須派人前來處理﹐及最迅速的補貨﹐來達到出貨准時的目的.
5.6 供應商與買家應不定期的檢討質量﹐成本等問題﹐以迎合雙贏的走勢.

6. 采購時間

6.1. 采購對供應商的交期﹐應嘹若如掌﹐才不會造成停工待料.
6.2. 采購對供應商的備貨時間要詳知﹐才知如何下單以及插單是否可行.
6.3. 采購下單后﹐對交期的跟催與掌控,必須到位
6.4. 采購購料時間,在計划生產的狀況下﹐必須依據采購方式來決定之.

7. 采購價格
7.1. 采購最適當的價格?
最低單價總不是采購是適當的﹐如依最低單價采購﹐可能品質會差﹐交期會延誤﹐配合會不好﹐所以最適當單價是在既定品質﹐交期或其它條件下﹐所能得到的價格為最適當.
7.2. 會影響物料價格的因素有哪些?
a. 物料成本影響物料價格的高低﹐中間不可能有大的差距.
b. 物料供需問題會影響物料價格的高低
c. 季節性變動會影響物料的高度
d. 經濟循環會影響物料的價格
e. 內部條件的變更會影響物料價格
f. 交易條件變更會影響物料的價格
g. 戰爭或天災也會影響物料的價格
h. 不肖廠家壟斷市場也會影響物料的價格
7.4. 產品成本要從哪方面降低?
a. 設計結構的改變
b. 找尋新的廠家
c. 找尋新的客戶與市場
d. 改變制造方式
e.找尋替代品.
7.5. 成本如何分類?
a. 按因素分類﹕物料成本﹑人工成本﹑制造成本
b. 按產品關系分類:直接成本﹑間按成本
c. 按業務機能分類﹕制造成本﹑管理成本﹑銷售成本.
7.6. 工廠常見浪費成本?
a. 人員過多﹐3人能做完的事﹐安排5人做
b. 組織系統不明確﹐工作難以協條﹐權責不分.
c.生產無計划﹐生產的時候頻頻更換機型浪費時間.
d.物料無計划﹐庫存積壓過多﹐造成資金周轉不靈
e. 品質不良率過高
f. 產品無標准化
g. 工廠流程排配不當.

8.采購程序
8.1. 采購程序包括哪些步驟﹕
a. 物控根據BOM與庫存計算出物料需求量后提出請購單交給采購部門
b. 尋找合適的購買時機
c. 收集供應商資料
d. 詢價﹐比價﹐議價確認供應商價格
e. 與供應商簽定采購合約并開具訂購單
f. 跟催供應商交期
g. 根據進貨驗收單了解供應商質量狀況﹐并對不良品設法加以處理.
h. 根據訂購單﹑送貨單﹑驗收單﹑發票等做核對單價﹑數量的請款作業.
8.2. 采購程序有哪些控制點?
a. 采購計划如何制定
b. 采購文件的准備
c. 采購文件的基本內容和要求
d. 采購文件的審批
e. 如何向合格的供應商提交采購文件
f. 采購合同的審批
g. 采購合同的簽訂
h. 如何控制供應商提供的采購文件
i. 如何向供應商反饋采購物質的品質狀況
j. 如何在供應商處驗証采購產品
k. 如何安排客戶對供應商的產品驗証
l. 采購文件的保管

8.3. 物料跟催的方法有哪些?
采購跟催的方法﹕
a. 按訂單跟催(聯單法﹑統計法)
b. 按交期跟催 c. 在跟催當中必須用不定期或定期到廠商處做生產進度狀況了解以確認廠商是否有欺騙
d. 在跟催當中﹐廠商有任何欺偏行為時﹐造成公司所有損失由廠商全部負責
e. 廠商無法准時交貨采購人員到供應商處協商時發現根本沒有生產﹐應立即要求老板更換生產線﹐如不更換立即把大電閘關掉.

8.4. 物料進度落后應采取什么措施:
物料供應落后時會影響生產計划以及無法准時交期﹐所以采購人員必須要有以下對策﹕
a. 要與供應商立即協商﹐并得到確定的進貨時間
b. 要立即通知物控人員﹐告知正確時間
c. 與技朮部協商是否替代品
d. 必要時更改生產計划
e. 如物料落后依然無法入廠﹐必須通知業務部門與客戶聯系
f. 采購部必須派人駐廠跟催

9. 表單(相關文件)﹕
物料請購單.
訂購單.
進料驗收單.
采購協議書.
報價單.
調升﹑調降單價每月月報表
合同評審程序
品質管理程序