作者： TechRepublic.com
Monday, June 30 2003 5:19 PM

不管一家公司的项目管理结构如何，对于项目经理来说，最感到头痛的莫过于处理意料之外的项目了。对于CIO们来说，情况也是如此，因为他们经常要为如何解决人事需求、调整项目时间表而做出决定。

对于项目经理们来说，如何重新分配项目资源、实现公司目标，处理好意料之外的项目可不是一件简单的事情。在这篇文章里，我将和大家一起就相关问题进行探讨，看看如何通过项目管理的最佳实践来取得意料之外的项目的成功。

项目批准的最佳实践
项目管理通常是从对公司高级管理层批准的项目进行有效的计划开始的。在各家公司内部，项目批准和计划的过程已经有序的建立起来，其中包括对投资回报、项目周期、现有价值或决策结构的分析以及其他的决策支持系统。

由于处于公司的项目计划之外，意料之外的项目往往难以严格的遵循公司的分析和批准过程。但是，如果能够尽可能多的遵循分析和批准过程，就能够尽可能的提高意料之外的项目的成功几率。

有一些意料之外的项目之所以需要完成，仅仅是由于公司中某一铁腕人物认为有必要这样做。对于这些项目要格外小心。因为，这些项目通常是不经过任何分析过程的，这就使它们更加难于管理。

除了这些项目之外，大多数意料之外的项目都是由于业务环境的变化而产生的。但是，不管一个新项目产生的原因如何，项目小组都要努力去有效的实现公司的项目目标，并且还要保证现有项目的顺利完成。

可供选择的方式
要想取得意料之外的项目的成功，可以选择多种方式。

重新配置资源
资源的重新配置包括在项目小组中增加新的成员，以减轻现有员工的工作压力。但是有一点必须注意，那就是新员工要花费一定的时间去适应工作岗位，并且一名工作经验丰富的员工能够完成的工作通常需要多名新手一起合作才能完成。

我记得位于财富五百强之一的一家金融机构曾经进行过这样一个项目，将应用操作系统转换为Windows NT。为了按时完成项目，项目小组增加了一名新的测试人员。这名测试人员在这方面毫无工作经验。为了帮助他适应工作，小组指派了一名经验丰富的员工对他进行培训，花费了大量的培训时间。事后，我对这两名员工的工作时间进行了分析，发现，如果小组中没有增加这名新手的话，经验丰富的那名员工就可以把对新手进行培训的时间用在自己的测试工作上，那样整个项目的工期反倒可以更短。这个例子给我们上了很好的一课，项目小组在增加新员工时必须慎重行事，只有新员工能够立即胜任工作，他的到来才有意义。

快速跟踪
快速跟踪包括将项目的设计和建筑阶段融为一体，以节省项目时间。一旦设计标准得以确定，建筑小组就可以立即开展自己的工作，直到项目的设计和建筑阶段在近乎相同的时间内完成。

然而，这种方式的问题在于，一旦项目的设计发生了改变（事实上这种情况是经常发生的），建筑小组围绕原来的设计所开展的工作就全都白费了。本来可以节省的项目时间会大大缩短甚至完全消失，更为严重的是，整个项目的时间还有可能因此而延长。这种方式对于项目小组较为熟悉的重复性项目要比对于那些新的处于探索阶段的项目更为有效。

另外两种选择
在处理意料之外的项目时，可以采用一些在以往相似的项目上行之有效的方法。有一些好的项目管理工具中已经融合了这些方法，对于项目小组来说，所要做的就只是了解如何去使用这些工具罢了。

有时候对正在进行的项目所进行的附加分析可能能够帮助项目小组更好的了解现有项目的需求。

好工具必不可少
很多领域都离不开项目管理的最佳实践，而项目管理的最佳实践又离不开好的项目管理工具。

有效的项目管理工具能够帮助项目小组将所有的项目及其资源配置融合到统一的项目计划中去。任何新的意料之外的项目都能够被添加到统一的计划当中。

现在市场上有多种项目管理工具可供选择，我自己就曾经应用过一些。根据我自己的经验，我认为Microsoft Project是最为有效和最具价值的项目管理工具。同其他的一些项目管理工具相比，它能够提供相似的项目管理功能，但价格却低廉的多。如果再考虑到项目小组的成员学习使用这种新工具所需要花费的时间的话，这种工具就更具优势了，因为它的使用简单易学，很多人都已经非常熟悉了。

但是有一点需要说明，那就是对于一些小型项目来说，Excel就已经足够了。Project更使用于比较大型的项目，能够在合理的价格基础上满足项目小组的需求。

最近，我一直在留意Microsoft Project 2002 Professional 和Project Server 2002的综合应用，发现对于那些需要对多个项目和多种资源进行管理的公司来说，它们的综合应用能够带来一些实际优势。到目前为止，这种新的软件包要比以往版本的Microsoft Project性能更为优越。Project 2002的用户界面更为简单，并且增强了项目经理的控制能力。同Project Server 2002综合应用，其功能就更为显著了。

让正确的工具和方式发挥作用
不管项目小组选择采用哪种工具、哪种方式，任何新项目想要取得成功都离不开交流和沟通。

从项目的开始阶段起，项目经理就应该就可能出现的变化同公司的高级管理人员、股东以及客户进行交流。

为了保持一定的灵活性，项目小组可以同时向公司提供多种可供选择的方案。通过项目管理的最佳实践，意料之外的项目同样可以取得成功。