关于跨国公司管理的思考 对于管理,自己可以说是个门外汉,对这样大的话题真的有可能是以偏概全,但是却是要整理记录一下了,回忆一下自己到底在这个世界五百强的公司里学到了哪些东西,感受到了什么呢。这就是我所看到的,也许是太片面了。 1. 相互约束的组织结构 一个优化的组织结构对于一个企业的发展至关重要,特别是能够形成相互监督和约束的机制在一个庞大的悠久的大型企业更不容忽视。公司为跨行业多元化的公司,必然按照行业进行划分部门,同时公司的职能部门也会向总裁直接汇报,如财务、人力、行政管理等,这些职能部门不会因为行业不同单独设置,整个公司在全球形成了统一的管理运行机制。如我所在部门分为销售、项目运作和售后服务部,其它还有相应的采购部、行政部门配合协调。销售和项目运作部门按照市场进行划分,而项目经理会向相应的项目总监和亚太本市场运作总监分别汇报。此时,职能经理和项目经理分别管理着同样的资源。 2. 先进的可量化的标准化管理体制。 无规矩,不成方圆。虽然规章制度不是限制每个人的自由权利,但是在所有事务的运作工程中讲究量化,并提供了一套严格的量化程序和方法。比如在实施项目管理的过程中,我们要严格按照公司的流程,在销售转交的项目中,我们必须重新对项目的利润重新进行计算和评估,当出现利润率偏差时,必须递交相应的合同、财务部门进行审核,才可降低指标并运作。经过公司严格的工具进行偏差和风险的评估。项目经理严格根据项目运作的流程进行执行,经过ISO9000和项目管理的认证,6sigma绿带认证。 3. 项目管理标准化控制 针对独立的项目,项目经理在整个过程中发挥了主导作用。他按照合同进行执行项目进度、范围、采购、成本、人力资源的管理,形成完备的计划,然后严格按照计划进行执行,避免出现资金、人力资源、和成本的偏差。对于项目按照月或季度向本市场经理进行汇报,以便发现执行过程中的问题。但是项目经理在整个过程中对于人力资源的控制不具备主导作用,他需要和相应的职能经理进行协调。整个行业取得利润的关键点是人才,所以人才的最大利用才是赢取最大利润的关键。 项目控制员虽然在项目的过程中不是进行具体和细节的工作,但是对于控制和追踪项目,发现项目的风险成败起到了重要的作用。他们根据计划、成本追踪项目进度,并对可交付物体现项目的成功与否。 4. 先进的IT数据库支持系统 对于整个项目的成本和利润管理全部实现了统一的数据库,大大的减少了人力物力。提高了效率。 4.1. 以整个公司运行过程中两种成本为核心 按照行业不同,成本分为人力和非人力两种成本。其中,非人力成本主要包括各种采购成本、包括内部产品、外购和其它运营成本。人力成本包括了人工工资、福利(团队建设、员工的旅游、体育活动)、培训、办公费用、奖金、激励和相应的、IT 、固定资产费用。将所有的费用都有处可计,哪怕一只笔。 而对于不同工作岗位的人需要准确的计算不同合适的人力成本率。这样,我们比如关心人才的利用率,设定的人力成本率能够满足这样的一个成本。所以我们要求每个人需要填写时间表,需要定义你为哪些项目做了什么工作,精确至小时。同时我们可以考核人才的利用率同时也将人力成本精确的统计到了项目上。 对于所有的项目收益而言,我们在支出上只需要关心项目的成本和利润,成本上包括了所有的人力和非人力成本,我们只需要严格按照计划控制项目的利润即可。(Revenue= cost + magrin),其中COST 包括项目和一个所有项目的调整基数(+/-)。 4.2. 网络财务软件,将人力、采购、各项支出、销售管理形成数据库统一管理,便于检索和形成财务报表。 公司虽然分布世界各地,但是通过网络实现了无距离。财务人员仅在总部设定。 各个数据库的相互联系和数据共享,便于管理。公司的财务人员培训时印象最深的一句话:“公司要求不拿自己口袋的钱挣钱,最后全部利用可客户的钱来赚取利润。”所以现金流对于我们至关重要,我们必须关注每个月进入口袋的钱,和每个月要花费多少钱,管理中最重要的EAC调整就是关系现金流。相应的措施必须到位,我们要把所有的项目进行统计,并给出财务报表。 4.2.1. 人力成本数据库系统(TIMESHEET) 人力成本通过员工填写时间表,将成本计入到所有有收入的项目中,既实现了对项目的人力成本的管理,也能够对员工的工作效率进行准确的衡量,职能经理便于统一安排工作和协调任务。数据最后进入网络财务软件。 4.2.2. 员工费用报销数据库系统(Expense Report) 员工的出差费用不需申请,总部发给每个员工信用卡(不允许支取现金),由财务部按月直接结算费用。员工的飞机费等也有指定代理进行销售,实现月结算。 员工所有的出差和其它费用的报销通过网络来实现的。费用需要计入项目的话,直接在费用单上计入到相关项目中。便于项目管理和检索。 所有的费用发票等通过网络技术扫描到数据库上,财务人员可以在网络检查并批准。最后经过财务的批准后才将发票等统一寄到财务部。 员工的信用卡费用将会自动进入系统,然后发送邮件的方式提醒员工进行报销,员工提交报销单后,系统自动产生邮件提醒相应的老板批准。逐级管理的批准。 费用自动进入网络财务软件。 4.2.3. 外部采购系统 所有的订单(BILLING)通过数据库进行管理,并将成本直接计入相应项目的成本单元,有效的追踪,财务也同同样进行付费和收费管理。数据自动进入财务软件。 4.2.4. 网络项目服务财务数据库系统 财务数据系统的核心作用: 创建标书和销售成本管理 创建项目和项目成本管理 创建发票和发票管理 输入、更新和批准预算(非人力和人力成本) 追踪项目成本(非人力和人力)和进度 数据分析,如人工耗时、效率等 风险资金预估 工作分解计划(WBS) 收益/利润成本报告(BILL /REVENUE/COST/MARGIN) 4.3. 发挥人员的高效,员工高度精简。 小到员工行为评定系统(STAFF Performance Development ),都形成了完备的标准化电子化。包括员工的一些培训、工资全部实现了网络查询。 我想高效是国内外企业的最大区别了。我们同样以收益和利润、人工衡量,我想没有几个中国企业能够进入世界前列了。如后勤部门,所有都实现了分包制,企业没有任何包袱。 4.4. 办公网络化、电子化。 全球各子公司随分布在全球的各个地区,以网络实现了零距离取代电话,使用网络视频和语音电话等功能。实现办公全部自动化和无纸化,降低成本(节约包括照明等)。 5. 企业文化 因为人力成本和效率的原因,公司拒绝超时加班的做法,政策不允许加班。这似乎与我国的国情格格不入。但是由于项目制的因素,每个人各是其职,所以你肯定永远不会看到下班后员工立即离开岗位的情景。至少是超时工作半小时。可是我们也可同样的看到:同样允许员工上班晚到,当然不影响其它类似的合作工作。这种自由轻松的企业文化,发挥了员工很大的积极性。如果加班晚了,可以打车回家等。固定的时间里,员工和老板一起去酒吧,唱歌,丰富多彩的体育竞赛经常举行,还有固定的员工生日聚会,节日晚宴等等。 6. 人力资源计划 人力资源的激励机制。对于销售和其它人员的不同机制。把公司的整体利润效益和个人行为结合在一起。
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