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这几天，整理以前的一些资料，发现了这篇二年前写的心得，有一定的条理性，感觉对个人发展有一定价值和意义，同时这二年把有些经验也体验得很充分，所以拿出来给大家分享一下，如果能引起大家共鸣，或有什么想法，都可以与我交流。 注：二年前，我不知道PMP，也没学习过项目管理的专业知识，肯定有很多不成熟的想法，望大家不要见笑。 --------------------------------------- 部门管理心得
2003-5-24 21:55:02 做部门和项目管理工作，也有二年多了，在新公司一年多，加上在以前公司任职一年多的部门主管。在管理部门期间，自认为在管理上是很有些想法和思路的，这些天，突然有个想法，把做了近二年的管理工作，是否要总结一下经验心得，来回顾以前的工作，指导以后的工作。 想法有很多，一时也不知道从何说起，在这里简单介绍一下基本杠框架，进行说明，具体的环节还可以专题再介绍。
按正规公司的管理来讲，应该有人事管理，行政管理，财务管理，项目管理，任务管理，文档管理等，一个部门也差不多，可以有些管理只要遵守公司相关规定就可以了，但有些就是直接体现在部门管理中的。这些所有的管理当中，个人认为最重要的就是人事管理，如果人员管好了，其它的什么都好办，如何人员没有管理好，再有什么制度规范都执行困难，取得不到好的效果。
部门管理，基本可以分为文档管理，团队（人员）管理，日常任务管理，项目管理几个方面，其它的管理一般以公司制度为准，如财务管理，人事管理，行政管理等。 *文档管理，在项目中有人叫做项目配置管理，但总的原则是差不多的，要有分类分层，并有权限设置，只有这样才能更好地利用文档，做好相关文档的保密，提高工作效率，对于特殊的项目当然要考虑一下特殊性。
文档的分类，其实就是目录管理，第一个分类就是对外和对内二个目录。
对外目录存放着相关交流的一些文档，让其它部门员工能很方便得到，对外子目录的分类，最好能让外部门人员能够很好理解，如：产品安装目录，产品测试目录，产品演示介绍文档目录等。
对内目录主要是方便部门内管理和交流，最大程度上提高工作效率，在部门内分为了四个对内子目录是：内部文档，部门制度，产品文档，项目文档。内部文档目录主要是对内部也有些保密的文档，部门制度目录当然是部门的相关制度，档案，文档模块，计划，总结，会议记录等文档。产品文档目录主要是产品维护，宣传等工作的文档。项目文档主要是项目开发及相关的文档。
对外和对内二个目录的文档，应该是最好不要重复，优先级是对外优先，因为对外人可以浏览的目录及文档，对内部员工是完全没有问题的。
在部门管理中，如果没有好的文档管理打基础，做其它的工作及管理，就不可能效率很高，因为你要每件事，都要说清楚，可能有时不止一遍，检查工作时，也会很累，可能因为忘记当初如何说的，造成一些误会。
还有很重要的四点，
一是文档管理目录要有专门的文档说明，放在根目录下，方便大家查看。
二是建立通用和专用的文档模板，让大家做起相关文档时，风格保持一致，也方便检查。
三是要有统一的文档命名，方便以后文档查找和利用。
四是要有文档整理和维护的常识和方案。
有个做档案管理工作的同学说过，档案管理关键是保管和利用。个人想这同样也适合部门的文档管理，没有利用价值的文档就没保存价值。 *团队（人员）管理，很重要的就是直接下级，作为主管应该能主动与下属交流，引导下属完成工作，不断提高工作质量。协调解决下属与公司的各种关系和问题，帮助新员工进快融入公司。 在人员管理上，很多主管都说人是最不好管理的，个人同意这个说法，但不同意这个观点，因为团队没有建设好，大多数都是主管的原因。在团队建设方面，个人积累了一定的经验，人员管理可以分为选人，育人，用人，留人四个阶段。 一、选人，选择一个合适的人加入团队是很重要的，要从多方面来考虑，
一是招聘的目的是什么，不明确目的，很难真正利用好人才资源。
二是招聘的要求，没有明确的要求，对筛选人才时，会很难决择，招来的人会花去你很多管理及其它成本，而后悔当初没有考虑这么多。
三是应聘人的目的和动机，如果一个人没有很强的目标和动机，会很快失去工作的源动力，造成团队的负面影响。而且有时有的人就是来锻炼，结果你清楚这点，把他做为重点培养，后来离开了公司，而你后悔不已。
四是应聘人的经历，在都满足应聘条件的情况下，你就要考虑不同人的经历，因为不同的经历，在团队中起的作用会完全不同。如：有的人经常跳槽，一旦工作不顺利，就会有考虑跳槽。有的毕业生，就只想过渡一下，等培养好了，不满足他的要求，就会离开。
五是感觉，任何主管在选择应聘都时，都会带有主观意识，如果在招聘时，就能建立信任及友好关系，这多半是靠感觉。个人想说理性分析后，有感觉是好的，但不能单靠感觉。 二、育人，培养一个人融入团队是一个不容易的过程，首先他会受到团队其它成员的影响，所以原团队的气氛是很重要的。在我的经验里，对新人的培养，有几点是很重要的。
一是团队的力量，做任何事，都是配合，协作完成的，而不哪一个人完成的。即使没有人在你完成工作时，帮助过你，也是他们完成了其它工作，让你有可能完成这项工作。
二是责任感，完成任何工作都要有始有终，比如辞职，不能说不来就不来，一定要把工作交待清楚，对相关工作有个延续。
三是良好的工作习惯，做任何事要有计划，总结，管理好自己的工作时间，善于利用时间管理工具。任何工作都好有工作文档。
四是学习进步，只有不断学习，提高个人能力，才能从而提高团队的战斗力。
五是不断改进，对工作要有不满足的心态，不断改进工作质量和流程，更好节省成本，创造价值。
六是交流协作，一个合适的团队成员，要有良好的交流和协作的能力，知道如何寻求帮助。
七是明确岗位，让每个人都清楚，自己是团队是什么角色，应该主动完成哪些工作。 三、用人，一个人融入团队，有能力为部门完成任务，为公司创造价值的时候，就应该好好利用人才，为公司创造更多的价值。
一是信任，对员工完成一项工作时，要信任他坚决能完成，不断给他打气。
二是责任，让员工完成工作时，思想意识中有很强的责任感和荣辱感，能用心把工作完成好，而不是了差事。
三是独立工作能力，完成任何工作时，培养员工有独立完成工作的能力，遇到问题，而不是首先考虑依赖别人和团队，而是自己冷静思考。
四是管理能力，要适当培养员工的组织和管理的能力，以便他有升职的机会和能力。
五是主人翁思想，处处为公司利益和长远发展考虑，愿意在某些时刻牺牲自己的利益。
六是长远目标，协助员工在公司建立长远的目标，而不断努力。
七是替换原则，在任何岗位上，如果有可能，让二人以上能胜任其工作，尽可能遵循替换原则，在出现意外时，保证工作的正常进行。
八是相互培训原则，让老员工尽可能管理，培训一下新员工，减少主管的管理负担。 四、留人，一个员工真正能为公司创造价值，而且有发展潜力，就应该考虑如何留住人才。
一是要提供物质保障，让员工能得到较为满意的回报。
二是要处处为员工着想，切实能解决员工的实际困难，如提供午餐，医疗保险等。
三是建立良好企业文化，让员工从主观上愿意在公司工作。
四是提供升职的机会，让员工认为自己总会有升职的机会。
五是学习的机会，让员工能感觉自己每天都在学习进步。
六是组织一些活动，让员工能放松，更热爱团队和公司。 *日常任务管理，日常任务一般是指每天都要进行的工作，对这类固定性的工作应该有很好的工作指导文档，明确日常工作的流程、质量、花费的成本、相关责任。对日常任务要有专人负责，并且完成日常工作后，要有检查机制，并有记录日志，方便跟踪和查找责任人。对日常任务最好可以查找是否有类似的自动化软件，不需要人为参与就能完成工作，并且有问题能及时提醒，适合责任人方便了解当前工作状态。对这类固定性的工作就要考虑压缩各项成本，提高工作效率和质量，建立整套的运行管理文档，方便工作的替换。
*项目管理，其实任何一个多人参与的，不可重复的任务，都可以作为项目管理。所以项目管理是一个比较复杂的过程，有一个显著特点，就是没有重复性。首先要明确项目的需求，项目中人员的分配，制定项目的计划，了解项目的可能风险等等。作为项目管理，最重要的是项目负责人，要求项目负责人有极强的责任心和信心，具有处理各种问题的能力，推动项目前进的动力。在这里就不再多说了，因为项目管理比较复杂，以后可以做为专题进行介绍。 总结了这些，感觉有些经验没有完全讲出来，但能整理出这么多经验，还是很心慰的，以前的工作都还是有成效的。当然管理能力还是要不断学习，实践来提高的，不能有满足的意识，否则就没有了前进的动力。
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