该帖子同步发自圈子：集团企业生态体系下的项目管理建设问题 (访问该圈子)
最近看到一些小伙伴的吐槽帖：组织内成立了PMO，虽然是为了提升组织整体的项目管理能力，帮助项目高效交付；但一顿操作效率下来，工作效率反倒下降了不少。
例如：
——管理流程复杂化，一直在强调项目经理的工作流程不规范。
——大小会议不间断，每天都要开会同步项目进度，对齐颗粒度。
——不仅要准备跟客户以及领导的汇报文档，还要应付PMO的定期审查，大大增加了工作量。
——资源更加紧张，PMO负责多个项目的资源调拨，项目经理在争取所需资源时面临更激烈的竞争。
那么项目经理到底如何做，才能与PMO组织高效协同、共同提升项目成功率呢？
本期内容就围绕这一话题展开，分享一些实用心得给大家，如果有更好的想法也欢迎评论区留言讨论。
1.五大措施，实现与PMO进行高效协作
项目经理与PMO的高效协作是项目成功的关键之一。为了共同提升项目成功率，项目经理可以采取以下几大措施： 1.1遵守项目管理规范和流程
虽然流程复杂烦琐，但是逐步熟悉后，会发现统一的项目管理方法和模板，不仅能减少项目执行过程中的混乱，还能提高项目的可控性和可预测性。
通常情况下，PMO会制定适用于所有项目的标准模板，包括项目计划、进度表、风险管理计划等。这些文档利用得好，则能大大提高项目管理的效率和质量。
1.2建立有效的协同工作模式
这一步骤重点在于明确项目的协同目标，确保双方在工作中保持一致的方向和重点。
同时制定详细的协同计划，明确各自的工作职责、时间节点以及沟通方式等，确保双方在工作中的高效协作。
1.3其次是建立良好的沟通
进行定期会议，但不仅仅局限于汇报项目进度，还应涵盖风险、问题、资源需求以及变更请求等多个方面，最大化获取PMO的帮助和支持，变被动汇报转为主动提出需求。
除了定期的会议外，在项目执行过程中，及时与PMO沟通任何重要的变更或决策，确保PMO对项目有持续的支持。
1.4寻求PMO的决策支持
PMO组织通常具有更高层次的决策权力和资源调配权限，有难点和风险的发现，及时寻求PMO的帮助，能更加高效解决问题。
同时，项目经理还可以与PMO组织共同制定风险管理计划以及资源管理计划，确保其得到有效执行。
1.5积极参与培训与学习
PMO组织通常会提供项目管理相关的培训和学习，项目经理可以积极参与这些培训，提升自己的项目管理能力和对PMO工作的理解，更好地适应PMO组织的要求和支持，从而提高项目的成功率。 五大措施的高效执行，可以借助专业的项目管理工具落实例如：能有效提升项目管理的透明度和可视化程度；进行项目任务的分配和跟踪；高效协调多个项目的资源；有效管理项目成本收益等。
那么下面借助一款我之前接触过的项目管理工具——易趋，来给大家简要分享一下。 2.学会向工具借力，项目管理更加轻松
借助专业的项目管理工具（易趋）可以从多个方面为PMO和项目经理赋能，便于他们高效协作。
对于PMO来说，借助管理工具可以进行组织级资源调拨、项目组合监控以及获取全面的项目报表等，帮助其高效决策、科学分配组织资源。
那么对于项目经理来说，借助管理工具能更加规范遵循项目管理规范和流程；可以快速创建项目、复用计划模板；高效进行资源申请、实时监控使用情况以及全面获取多维度项目报表，进一步节约人力成本和时间。
2.1 PMO如何借助专业管理工具，高效开展工作
——高效进行组织级资源调拨
PMO的工作重点之一就是科学合理地分配组织内部的资源，以确保战略目标的实现。
PMO借助易趋项目管理软件，收到所有项目的资源预算汇总后，可以跟组织的资源能力对照，看看哪些岗位缺，哪些岗位多，哪个时段多，哪个时段缺。进行一个合理的调配，资源不足就砍掉项目；资源充足就依据自身能力，做更多的项目。 ——快速进行所有项目的实时监控
通常情况下，PMO是借助大大小小的项目会议来获取各个项目的实际进度，耗时也耽误项目经理的工作。借助易趋项目管理软件，PMO可以快速获取各个项目组合内的项目实际进度、交付物完成情况、成本收益情况等，比较省时。有异常的也会采用红黄绿三色标记提醒。 ——多维度项目报表，决策更科学
借助易趋项目管理软件，支持自动化度量，实时生成项目周报、月报以及多维度报表，以供PMO进行科学决策，还能辅助其高效进行汇报，再也不用花大量的时间进行报表的整理了。 2.2项目经理如何借助专业的管理工具，提升协作效率
——快速建立项目，模板可复用
借助易趋项目管理软件，项目经理可以按照规范化的流程来开展项目，能快速复用项目模板以及计划模板，更加便捷了。 ——高效向部门经理/PMO进行资源申请、实时监控使用情况
当项目立项后，项目经理可以根据项目需求制定资源需求计划，规划什么时候需要多少资源。当计划审批通过后，则能根据实际情况去预订资源；申请项目执行需要的资源类型、数量、时段。
后续资源的使用情况也能实时监控，如有资源匮乏、不足的风险，可及时找PMO申请。 ——项目进度实时查看，及时处理延误等异常情况
当项目计划发布后，各项目组成员都能即时收到项目任务分配，可以通过工时填报来汇报完成进度。项目经理则能在项目计划模块查看详细的完成情况，如有延误会通过红黄绿灯来示警。 ——全面获取多维度项目报表，节省准备项目周/月报的时间
项目经理的日常工作中最麻烦事情就是写项目周报和月报，进行项目汇报。借助易趋项目管理软件后，系统会自动抓取数据，实时生成项目周/月报。
除了常规报表外，系统还会生成多维度项目报表，进一步辅助项目经理获取项目运营情况和进行项目汇报。 3.总结
项目经理与PMO组织之间应是互相配合，高效协作的关系。但在实际管理过程中，仍会遇到一些难点，项目经理可以借助五大措施，实现与PMO进行高效协作，包括：遵守项目管理规范和流程、建立有效的协同工作模式、建立良好的沟通、寻求PMO的决策支持以及积极参与培训等。 而借助专业的项目管理工具，则能高效赋能项目经理与PMO组织，实时获取项目运营情况、进行有效的监督和支持，进一步提高项目成功率。
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