在IT技术高度发达的今天，项目“文件”的载体已经不再局限于传统的纸张、图表，将有大量的“数字化”文件存在于项目周期的各个过程。但不论何种载体，文件只有得到项目法人、总承包商、监理、分承包商等相关人员认可后才能生效。

　　这些文件包括：

　　●合同

　　●项目总计划和分计划

　　●信息协作制度和联系信息

　　●进度计划

　　●成本预算

　　●设计数据

　　●标准、规范、编码及手续步骤

　　●帐户编号

　　2、会议

　　项目会议是项目法人、承包商、监理、供应商等项目相关组织进行信息交流、传递的重要方式，主要包括里程碑会议、周期例会和临时特别会议。

　　项目正式开始后，必须在各个子项目/任务的关键点召开里程碑会议，一般情况是在子项目/关键任务的开始及结束时刻，让参与项目建设的各方通过里程碑会议了解某子项目/关键任务即将开始(已经结束)、明确此阶段的目标和重要问题、总结经验和教训等。期例会是指项目全过程中，必须定期(每月、每周等)召开的一次例会，参加人员主要是承包方的总指挥、项目经理、采购主管和施工经理及监理方的现场工程师等，各个负责人向大家汇报工作进展情况，便于发现问题、解决问题。

　　还有一些特别会议，不可能定期召开或计划召开，比如：大型设备安装协调会、重大事故紧急会等。

　　3、通讯联系的控制通讯联系的控制通讯联系的控制通讯联系的控制

　　加强联系，沟通各个方面的信息是项目管理成功的关键环节，通讯联系的方式很多，如写信、电话、电传等，但一定要遵守如下原则：

　　●所有重要的问题都有记载材料，不能靠记忆。

　　●所有会议都要有记录，并分发。

　　●必须及时而准确地使有关人员了解项目进展情况。

　　●全部来函、信笺、电传必须编号并归档。

　　●建立完整的档案体系。