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说明:探讨关于项目管理软件系统的定义,设计,开发,应用和实施等,借助项目管理软件系统提升项目管理绩效

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项目管理与PMP认证
项目管理软件使得项目计划变更管理更方便 [发表于 2021/12/29]
状态 开放帖 浏览量 317   
项目推进过程中,尤其是软件类项目管理,经常会发生需求变更,进行项目计划变更。一个优秀的项目经理,需要做好项目变更管理。但项目变更是一个比较大的范围,接下来我们将从如何做好项目计划变更着手。

项目需求变更往往会引发项目计划变更,而往往项目计划变更需要考虑到很多影响。比如:项目计划变更是否会引起项目成本增加?项目计划变更是否导致范围蔓延?任务间的依赖关系是否有变化?项目干系人是否对计划变更了解到位等等。项目计划变更管理是一个复杂联动的过程,做好项目计划变更管理,对项目成成功具有关键性的作用。

但在实际变更管理过程中,部分项目还会面临另外一个痛点:项目管理工具的不适用,比如项目计划变更后数据无法同步变更,导致部门/环节脱节;计划变更系统无法提供风险预判;无法提供变更前后的项目计划对比,干系人不能对项目变更前后充分了解,从而不能做出更为准确的批复。

所以,在实际的项目执行过程中,科学的方法论+成熟的项目管理工具对于做好项目计划变更都至关重要。风险管理是怎么做的?信息同步怎么做?计划变更版本的追溯怎么做?项目计划变更可以使用专业的项目管理工具来做,帮助我们更好地提高效率和降低错误率,从风险管理、计划变更和信息同步等多方位让计划变更管理变得轻松。


1.明确计划变更及其对策——风险管理

做好项目计划变更管理,首先要确定变化的发生,对项目变更做好预判,特别是做好风险管理,才可能对出现的项目问题进行预判。但只有当风险演变成实际问题时,才能够对计划进行变更并按照新的计划执行,调整后的计划应该能够适应变化后的项目要求,评估出变更的价值和有效性。在变化或问题尚未产生前,项目经理也应该做好应对变化的准备,但是不能提前进行计划变更。

项目成员可以通过项目管理工具行风险上报,并补充项目风险的状态、风险类型、风险等级、分析人、发生概率、影响程度等,系统自动汇总到项目经理处。风险信息上报越全面细致,越便于项目经理提前进行风险预判,做好风险的应对变化,决定是否进行项目计划变更。

2.计划变更发布形成新的基线

新的项目计划的发布会导致基线变更,形成新的基线。但项目计划的基线是由若干指标组成的,比如项目中的范围基线、产品定义的基线、时间进度基线、资源基线、成本预算基线等,共同组成了整个项目的基线。在易趋系统中,当项目阶段计划变更时,对应的某个或某些具体指标的基线都会发生变化,系统提供基线对照(变更前和变更后),方便审核的相关方进行对比分析,对项目变更更加了解,做出更加科学的批复。

不同的管理层面设置有不同的基线,面向决策层的阶段计划(即里程碑计划)会在范围、里程碑进度、整体成本和预算等层面设定基线,面向执行人员则有WBS计划(即分解计划),将项目分解成具体任务并分配到具体成员。所以一个项目针对不同的角色设定有不同的基线,项目经理可以根据变更的具体情况对项目计划进行调整。项目经理还需要清楚看到不同管理层次之间的基线关系,对项目计划进行合理变更。

针对执行层的项目计划(即WBS计划)进行变更发布后,系统会根据涉及到的变更不同的任务责任人进行消息提醒,项目成员也可以在自己的工作台查看自己的任务具体信息。

3.相关方的审核和通知——变更信息同步

项目计划的制定,一般都是通过客户和决策层批准后发布的。发布的项目计划就意味着客户以及公司决策层对项目范围、工期、成本、质量等各方面的批准和资源的承诺,也是对项目进行考核的依据。所以,计划的发布必须经过干系人的批准(比如公司高层、客户等)。更新后的项目计划也需要同步给所有干系人,包括项目内部成员和项目外各相关方,规范地向有关干系人沟通变更的批准和否决情况,从而实现项目组内部的成员和外部各相关方的整体配合。

我们以管理阶段(里程碑计划)变更为例,阶段计划变更需要填写工作流进行审批,项目经理可以选择相关的干系人发起审批流程并进行跟踪,确保项目外部相关方都对项目变更的情况足够了解,从不同的层面做出批复。

总结

项目计划变更管理是项目经理一项重要的能力,做好项目计划变更,要明确计划变更及其对策,做好风险管理;做好相关方的审核和通知、控制好项目计划基线的发布三方面着手,就能提高项目计划变更管理的成功率。面对当下快速数字化转型变革的社会,数字化项目管理工具的重要性也愈加凸显其重要性,所以项目经理也要能够在鱼龙混杂的项目管理工具中进行选择出最合适的项目管理工具,推进项目的成功。


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