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项目管理与PMP认证
项目经理成了“夹心饼干”,该怎么应对? [发表于 2021/2/28]
状态 开放帖 浏览量 85   
项目经理,顾名思义就是专门为项目管理而设的岗位,需要管理项目全生命周期内的质量、安全、进度、成本,是项目的策划人和执行负责人。在理想状态下,项目经理应该是项目团队的领导者,管理和领导项目成员保质保量地完成项目目标,从而让客户满意、让高层领导满意实现企业战略目标;但实际上,很多项目经理大部分的时间都在奔走于高层领导与项目成员之间,向上要获得高层领导的满意度,向下想得到项目成员的支持,是名副其实的“夹心饼干”。

出现这种状况的主要原因是项目经理“有责无权”:项目经理要对整个项目的所以流程、行为负责,但却没有对项目资源、预算的分配权,需要向相关高层争取;同时,项目团队都是临时组建的,项目结束后就会解散,想要在短期内获得项目成员的凝聚力和积极性并不容易。

可以说项目经理的工作就是“带着镣铐跳舞”,如何用最简单有效的办法获得各方支持、让相关方满意、从而实现企业战略目标是每个项目经理都在探索的问题。在实际场景下,项目经理通过使用项目管理信息化系统,借助专业管理工具支撑管理,以便能够有效跟踪项目状态、及时向上级领导汇报项目风险与问题、减少手工作业带来的失误和工作量,轻松应对与高层领导和项目成员之间的管理难题,提高管理的效率和水平。

一、巧妙地“向上管理”

项目经理没有分配资源的权力会给项目管理活动带来诸多不变,但也是由企业组织架构和管理模式决定的——将资源预算的分配权力交给业务之外的人员,有助于企业提高资源分配的科学性,减少资源预算分配不公和浪费的情况。

高层领导决定着着企业的战略方向,资源预算一般是在其管理范畴内,因此项目如果得到了高层领导的关注和支持,不管是资源的申请,还是其他流程的推进,都会顺利很多。
项目经理争取高层领导的支持,并不是一味地去奉承和讨好,而应该学会“向上管理”。这里的向上管理,指的是用合适的方法帮助高层领导获取更多项目的有效信息,让高层领导更加了解项目,并进行科学决策和管理。

①向高层领导提供有效信息

高层领导作为决策层,关注的项目往往几十个甚至上百个,没有精力也没有必要了解某个项目的具体安排,如果项目经理把项目的详细分解计划给高层领导看,他们并不能从中获取有效信息,即使有心帮助也无从下手,给不了符合项目需求的帮助和支持。

因此,项目经理如果想要得到高层领导的关注和支持,在最基础的信息提供环节就要下功夫。区别于项目分解计划,【里程碑计划】对高层领导会更有针对性,提供的项目信息以及进度情况也更符合高层领导的需求。

里程碑计划就是在项目的重要阶段设置里程碑,让高层领导能够在项目的重要阶段查看到项目以及相应交付物的进度和质量,借此了解整个项目的状况。项目经理将里程碑计划展示给高层领导,高层领导就不需要从细碎、繁琐的任务分解计划中筛选关键信息,对于提高高层领导工作效率和决策准确性有很大的促进作用。

里程碑计划除了展示作用,还有评审流程,如果高层领导评审过关,则意味着项目的进度和质量正常,可以继续下一个阶段的执行;如果因为交付物没有达到标准导致评审不过关,则打回重做,直至合格为止——这种分段式的质量确认和进度推进,不仅让高层领导更明确的掌握项目的进度和质量,还可以帮助项目在最低的风险下逐步接近预期结果,实现战略目标。项目的风险得到有效控制,有助于提高项目的成功率和收益率,高层领导自然会提高对该项目的关注度,后续的资源和帮助也就不需要项目经理头疼了。

②为高层领导呈现问题和解决方案

高层领导参与到项目中,主要是起到监督和管理的作用,但项目过多,如果要高层领导需要手动切换和查找不同项目的状态和问题,难免会兼顾不过来,出现遗漏或者延误。面对这种情况,项目经理虽然没办法代替高层领导整理所有项目的状态和问题,但可以建议高层领导引进专业的项目管理工具,搭建项目管理信息化系统,让工具为高层领导梳理项目的状态和问题。项目经理可以借助工具搭建组合管理仓,高层领导关心的内容都按项目进行展示,并用颜色表示状态,高层领导可以一目了然所有项目状况。

此外,面对项目运行过程中的风险和问题,项目经理不能只是展示风险和问题是什么,而应该将产生的原因和解决方案也都说明清楚。在组合管理仓上,高层领导可以了解到项目是否存在风险或问题,点击进入则可以了解到具体的内容和解决方案说明。项目的风险和问题对高层领导的决策有着重要影响,帮助高层领导梳理、呈现和解决项目中的风险和问题,可以提高高层领导对项目以及项目经理的满意度,从而获得更多的关注。

二、跨部门管理的艺术

在项目运行过程中,项目经理的大部分时间还是和项目成员打交道,项目成员来自于企业内部的不同部门,因此项目经理的管理活动是“跨部门”的管理。

进行跨部门管理的难点有两个,一个是沟通问题,一个是监督问题,在实际的项目运作过程中,项目经理借助专业的工具可以弥补跨部门管理带来的不便和难题,让人员管理更加轻松科学。

①积极了解项目成员

要和项目成员和谐沟通和交流,项目经理就要对其有一定的了解,具体到某个项目成员的工作岗位、工作年限、工作技能、参与过的项目等,参考这些信息,项目经理可以更深入地挖掘该项目成员的能力和潜力,做到“知能善用”。

同时,项目成员在技能、经验方面上的信息应该是可持续的,借用项目管理工具将其录入保存为项目成员的基本信息,项目经理可以快速了解。

当然,系统记录的只能是可以具象化的信息,想要全方位了解项目成员的性格、待人处事的方式等,项目经理还是需要面对面接触和沟通,如何提高沟通能力、发挥自身强大的领导力等软技能的提升,就得项目经理自己琢磨了。

②实时监督项目成员

因为项目成员是分散在不同部门的,人员的管理有一定难度,项目经理需要探索更加科学合理的措施对项目成员的工作情况进行了解和监督,从而保证项目进度的正常发展。

对于项目成员,将部门沟通的过程转移到系统上,一定程度上减轻了沟通的压力和成本,有助于工作效率和积极性的提高;对于项目经理,信息化系统的流畅和专业,大大降低了沟通成本,也提高了项目管理的科学性——使用专业工具,项目经理不需要逐个与项目成员沟通才能了解项目进度,就能知道项目整体状态,项目会议上仅需要对一些风险和问题进行分析讨论,提高会议质量和管理效率。

三、总结

1.面对“有权无责”的项目管理现状,项目经理不要气馁,而应该提高自身的领导力,用科学有效的办法获得各方支持、让相关方满意、从而实现企业战略目标。

2.对于高层领导,项目经理要学会“向上管理”,满足高层领导的管理需求,以获取更多的资源和关注度;对于项目执行人员,项目经理要努力克服“跨部门”管理的难题,凝聚项目成员,提高项目管理的效率和科学性。

3.在实际的项目管理运作中,运用专业的项目管理工具,搭建系统的项目管理体系,项目经理的工作会更加轻松高效。


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