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说明:探讨关于项目管理软件系统的定义,设计,开发,应用和实施等,借助项目管理软件系统提升项目管理绩效

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项目管理与PMP认证
做好项目信息管理,是优秀项目经理的必备技能 [发表于 2021/1/29]
状态 开放帖 浏览量 123   
项目管理的定义是,在限定的时间和资源内完成某个任务。基于此,项目经理需要跟踪项目全过程的相关信息,根据信息的变化来了解项目的进度和质量,以便及时发现风险、处理问题。项目信息,特别是项目的数据,在项目管理中尤为重要,是项目管理活动的“血液”。

项目经理依赖于项目信息,甚至大部分的工作时间都花在获取信息、整理信息上;提高项目信息的管理能力,项目管理的效率和水平也会有所提高。

一、项目信息管理的要求

项目信息的管理主要包括信息获取、信息整理、信息分析三个方面,科学的项目信息管理要求项目经理能够获取实时、真实、透明的项目信息;高效地整理、统计项目数据,保证项目信息的准确性和科学性;并对整理出来的信息进行分析,为决策提供依据。

①获取实时、真实、透明的项目信息

在项目管理中,项目的进度是随时变化的,需要及时跟踪和把控,所以项目信息的实时性非常重要——只有不断地从即时的项目信息中获取即时的项目进度,项目经理才能对项目的风险更加敏感,增强捕捉和把控项目风险的能力。

项目信息的真实性同样不可忽视,在真实数据的基础上,项目的管理和决策才能准确有效,否则是南辕北辙,根本达不到项目目标。

这就要求项目信息是透明可视的,项目经理要能够有方法或工具及时获取到实时、真实的项目信息,为后续的信息整理和分析奠定基础。获取项目信息的方法有很多,比较常见的有面对面沟通、电话微信等通讯工具沟通等,但是这些传统的信息获取方式有个通病,就是获取到的信息比较碎片化,在整理过程中可能会出现纰漏,且不利于信息储存和传达,加重了项目经理的信息整理负担,导致工作效率和质量的降低。
更好的方式是通过使用合适的工具将这些信息内容数字化,进行系统化的处理,这样一方面项目的信息数据更加科学,另一方面也方便储存和分析,为后续的项目管理工作积累可迁移、可视化的项目管理资产。项目从启动到收尾的全过程,不仅仅是项目经理,高层管理人员更需要掌握项目信息的状况,帮助他们及时决策以及对项目进行复盘。

②科学整理、分析项目数据,消除“信息孤岛”

在获取项目信息之后,项目经理需要对其进行整理,剔除无用的、不真实的信息,保留真实、有效的信息,然后对整理出来的有效信息进行分析处理,以评估项目的健康状态,指导项目管理的下一步动作。

在信息化时代,信息绝不能是闭塞、孤立的,信息之间,特别是数据之间,要有来有往、互相关联流通,信息管理才能更加高效、科学。比如说,在一个项目中,项目的预算数据和项目的实际支出数据是要关联起来的,统计分析二者之间的偏差,可以了解项目的成本状况,评估项目对企业战略目标的意义。

要做到这点,项目经理需要有强大的数据统计和分析能力,既要知道哪些数据之间必须关联,还要能够从数据的对比中得出正确的结论,以支撑决策。事实上,如果不借助于工具,项目经理要完美地完成这一步是很难的,还是以项目财务数据为例,不借助工具的话,项目经理统计数据就要花去大部分时间,加上检查校对,效率非常低下;而如果借助于专业的项目管理工具,项目经理不需要手动计算,系统会用科学的项目财务管理方法自动对数据进行分析,不仅提高了效率,还保证了准确性。

二、学会使用专业的项目管理工具让信息管理更轻松

在信息化、数字化时代,企业的业务需要数字化赋能,数字化能够重塑业务流程,甚至改变业务模式,提高发展效率和质量,是企业获得竞争优势的有效路径。面对这一形势,企业的项目管理活动也应该跟上甚至推进企业数字化改革的步伐——对于信息管理来说,利用专业的项目管理工具,搭建项目管理信息化体系,可以提高信息管理的科学性和专业性,不管是信息的搜集,还是信息的处理和分析,都会更加轻松和科学。

①信息搜集,让数据顺畅流通

当信息搜集由手动变为工具化,项目成员要做的事其实并没有变化——同样要定时向项目经理汇报工作成果和进度,只不过是汇报的“阵地”转移到了新的工具上,但这种转移对项目经理来说却大大提高了效率。
在项目管理中,最基础的信息是工时和费用,一个展示了项目成员的工作内容,关系到项目的进度,一个则展示了项目的实际支出;同时工时可以换算为成本,以货币形式计算,与费用一起,与项目成本挂钩。以工时为例,在专业的项目管理工具——易趋上,项目成员通过系统汇报工时,内容包括在什么项目上、花费了多少时间等,提交后的数据会自动汇总到项目经理处,如果项目成员忘记了汇报,系统还会自动发消息或邮件提醒,减少了沟通成本;其次,这种分门别类的汇报方式,也是一种初步的信息整理方式,保证搜集到的都是有效信息。

②自动整理信息,输出统计报表


专业的项目管理工具除了支持项目实际数据的搜集,还应该支持项目经理制定相关计划,包括项目进度计划、资源预算计划、费用预算计划等,将预算的数据与实际数据进行统计对比,项目经理就可以得到相关的统计结果,了解项目各个方面的健康状态。

以易趋项目管理软件为例,易趋为项目经理提供“从整体到细节”的数据统计结果。在“整体”上,以财务数据为例,易趋会将费用预算与实际花费做成统计图,让项目经理对成本的总体情况和趋势有所了解。

而在细节方面,易趋也有相关的报表展现,易趋会在项目费用的预算计划表上进行进行成本方面的展示——展示从员工的费用报销单中钻取实际的费用数据,统计实际和计划的偏差数值和比例,通过数值的正负展示某项支出是否超出成本,通过颜色的区别展示成本超支的程度。

③量体裁衣,分角色展示不同维度的信息

不同的项目角色,关注的内容不一样,想要的信息也就不一样:普通项目成员想要知道项目的具体任务、具体工时、开始和完成时间、任务相关的任务和人员是谁,项目经理关注单个项目的进度、计划、收支、风险、问题,高层领导则关注单个项目的进度和质量、组合项目的健康状态和财务状况。

项目经理作为项目“承上启下”的角色,需要学会“量体裁衣”,针对不同角色,提供不同维度的数据结果,从而减少信息干扰,提高各方的工作效率。

而这点,借助于专业的项目管理工具,可以轻松实现。还是以易趋为例,在对项目进度数据的处理上,易趋为项目经理提供详细的数据展示,方便项目经理跟踪追溯,找到风险源头,更好的解决具体的问题;面对高层领导,易趋则通过“重要阶段”展示项目的进度,让高层领导了解大方向上的进度情况。

三、总结

1.信息化和数据化时代,项目的信息管理是基础且重要的一环,项目经理要提高信息获取、整理和分析的能力,从而提高项目管理的效率和水平;

2.选择专业的项目管理工具,可以让项目信息管理更科学:通过工具汇报工时和费用,可以有效减少沟通成本;通过工具输出数据“从整体到细节”的统计结果,可有效支撑项目决策;针对不同角色,工具可以展示不同维度的信息和数据,提高各方的工作效率。


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楼主 美女约,不在线,有人找我吗?ETPPM


职务 无
军衔 上尉
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Re:做好项目信息管理,是优秀项目经理的必备技能 [回复于 2021/1/29]
不同的项目角色,关注的内容不一样,想要的信息也就不一样
1楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?357253756


职务 无
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来自 山东省
发帖 1篇
注册 2021/1/29
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Re:做好项目信息管理,是优秀项目经理的必备技能 [回复于 2021/1/30]
最好能有一些案例分享
2楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?skylkmom


职务 无
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来自 江西省
发帖 1篇
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