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项目管理与PMP认证
复盘:缩短行动与学习间的差距与速度 [发表于 2017-9-20]
状态 开放帖 浏览量 54   
  复盘(AAR)最早是美国陆军所进行的一项任务后的检视方法。美国陆军把AAR定义为:“对一事件的专业性讨论,着重于表现标准,使参加者自行发现发生了什么、为何发生、及如何维持优点,并改进缺点。”

  众行行动学习研究院实施的

  行动学习项目复盘现场

  复盘(AAR)最早是美国陆军所进行的一项任务后的检视方法。美国陆军把AAR定义为:“对一事件的专业性讨论,着重于表现标准,使参加者自行发现发生了什么、为何发生、及如何维持优点,并改进缺点。”对美国陆军来说,使用这种方法的好处是当新的理解被产生时,可以马上响应到行动上,他们使用AAR解决了许多问题。美国陆军使用AAR的成功因素包括:结构化、有目地的对谈;打破层级的藩篱;能迅速反映至行动中;将学习的成果记录下来等。在美国陆军的成功使用经验之后, Analog Devices 公司T&IPD (Transportation& Industrial Products Division)部门产品线经理 Curtis Davis为了触发各部门团队内与团队间的学习及及沟通,使用了AAR这个可以反映在他们所执行工作上、并从中获得学习的方法(Baird, Deacon& Holland, 2000)。Peter Senge等学者于1999年所合着之The Dance of Change一书,即反复地提及AAR这个机制达九次之多。

  Baird, etc.(2000)指出,AAR是一种个体或群体在行动中能够反映及学习的方法与机制,目标是让人们在行动过程中就能学习:了解行动意图是什么、为何此意图、意图是否达成、过程中发生了什么、可从中得到什么教训、可如何将此教训带入下次行动中等。

  Baird, etc.亦对AAR“不是什么”进行澄清:首先,AAR之目的不是在评定对错、成败与奖惩,而是在于学习,人们需要相信他们的谈话是导向于学习,而非作为惩罚之用,AAR与检讨会是不可彼此替代,因为二者各有不同的功能。其次,AAR并非品质管理PDCA循环的替代品。最后,AAR并非进行幕僚分析或群体问题诊断,AAR是将朝向于尽快地缩短行动与学习间的差距与速度,是要人们变得更行动导向,而非做更多的分析。

  具体而言,开展AAR这样的活动,其层面有二:(1)设定层面:谁、在何时、何地、讨论什么、进行多久。

  (2)历程层面:讨论如何进行的程序、促进者(facilitator)如何辅助AAR讨论的进行。

  Baird, etc.对设定层面的建议为:

  1谁(Who) 包含所有与这个行动相关、不分层级的人员,以得到各种学习及行动所需的观点。

  2讨论什么(What) 不必每个事件或行动都进行AAR,选择可从中得到最多学习或最有价值的部份进行之。

  3何时(When) 趁着记忆犹新,尽可能在行动之后马上进行。

  4何地(Where) 在任何有助于开放及学习的地方,但别因为选择地点而耽误了时间,选择离行动越近的时间及地点越好。

  5多久(Howlong) 不能过长,少于一小时较佳,15分钟亦是适当的,但应该提供足够的时间进行完整的讨论,让群体能走到下一个步骤。推荐阅读:复盘对企业管理有什么价值

  总之,AAR的形式可以很正式也可以不正式,但尽量让行动与学习间的循环时间越短越好。此外,AAR不一定都是问题导向,并非都是为了改善什么或改变什么,而是为了抽取有用的知识,也就是为了学习而进行的。

  在历程层面上,Baird, etc.依据美国陆军的经验而强烈建议,AAR的讨论历程(前四步骤)最好是根据结构化步骤来进行,包括:

  步骤一:当初行动的意图是什么(What was the intent)

  当初行动的意图或目的为何?当初行动时尝试要达成什么?是怎样达成的?

  步骤二:发生了什么(What happened)实际上发生了什么事?为什么?怎么发生的?真实地重现过去所发生的事,并不是容易的,人类的知觉与推论历程是有很多偏误的,而且不同人所看到的常是不同的。有两个方法是常被使用的︰(1)依时间顺序重组事件,(2)成员回忆他们所认为的关键事件,并优先进行分析。

  步骤三:从中学到什么(What have we learned)我们从过程中学到了什么新东西?如果有人要进行同样的行动,我会给他什么建议?

  步骤四:可如何将学习转化为行动 (What do we do now)接下来我们该做些什么?哪些是我们可直接行动的?哪些是其它层级才能处理的?是否要向上呈报?另外,可采三种时间长度来辅助思考︰(1)短期行动-可以被快速采行、并可立即产生效益的行动,(2)中期行动-影响系统、政策、以及组织的行动,(3)长期行动-与基本策略、目标、及价值观有关的行动

  步骤五:采取行动(Take action)知识是存在于行动中的,知识必须透过应用才会发挥效用,必须产生某些改变才是所谓的学习。

  步骤六:分享给别人(Tell someone else)谁需要知道我们生产的这些知识?他们需要知道什么?杠杆性地把“有用知识”有效地传递给组织其它“有用的人”。

  在AAR的讨论历程中,带领AAR的领导者其任务乃是营造与维护一个聚焦、开放、安全、客观的对话环境,亦即,领导者的角色是扮演一个促进者(leader asfacilitator),而非答案的提供者。

  Baird, etc.建议促进者的带领原则包括 :

  (1)依循客观原则:重现现场所发生的“真实”,是AAR讨论中非常重要、也费时良多的部分,促进者应当致力于让“客观真实”得以浮现,而非依已判断而下断语。

  (2)平衡主张与探询(balance inquiry and advocacy):如第五项修练的主张(Senge, 1990),有效的对话是要能平衡主张与探询,促进者应当致力于此。

  (3)协助检视推论阶梯(ladder of inference):如Argris及Senge(1990)所言,促进者可致力于协助对话者检视推论中的跳跃,进行确认、厘清,鼓励成员说出自己所根据的信息以及所推论的历程。

  (4)协助不断地对焦与行动:AAR并不是目标管理的协商历程,目标并不是固定不变的,讨论中的焦点、目的、意图或框架等,常需要不断地往前修正与重新对焦,而行动则常是修正与对焦的必要过程,因此,促进者要能意识到这样的行动-学习-框架-目标等是处于循环历程中,而非线性历程(Argris, Putman, )。

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