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访谈上海欣旋第4期项目管理沙龙演讲嘉宾--吴晓晖 [发表于 2008/8/4]

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嘉宾介绍：吴晓晖，PMP，欣旋项目管理沙龙第4期演讲嘉宾。已从事项目管理工作十几年，某知名工业流水线设备制造公司制造课课长，负责多项目的管理和推进工作。近年曾参与过青岛海尔冰箱总装线、捷克日立IPS液晶生产线、泰国夏普冰箱组装线、佛山本田变速箱、大金空调等多家知名公司的流水线项目管理工作，多年来一直工作在项目管理第一线，对项目管理方面有许多独到的见解。第4期沙龙回顾：http://bbs.shxinxuan.cn/viewthread.php?tid=146&extra=page%3D1 欣旋项目管理沙龙介绍：欣旋项目项目管理沙龙专注于项目管理领域，为项目经理搭建一个交流和组织平台，提供专业的项目管理信息和交流服务，促进项目经理之间的沟通，提升项目管理知识与经验的传播，成为项目经理职业发展基地。欣旋项目管理沙龙：吴老师，您好！非常感谢您2月23日给我们做的精彩演讲---项目计划管理在制造业中的应用。您今天能在百忙中抽出时间，接受我们的专访，深表谢意。欣旋项目管理沙龙：作为制造业资深人士，请您为我们谈一谈制造业项目管理的特点。吴晓晖：中国是个制造业的大国，虽然并不是所有的制造行业的管理方式都具有项目管理的特性，但是仍然有很多的公司在工作的组织过程中或多或少的带有项目管理的特点。就目前国内的现状，具有项目管理知识的人员更多的集中在建筑工程行业和IT等行业，因此可以这样说，目前在国内的制造行业更缺乏项目管理的专业知识，项目管理的水平也比较低。这不仅表现在具体的从业人员，也更多的表现在高层的管理人员缺乏项目管理的基础知识，因此从企业的组织结构形式上就缺乏按照项目管理的标准来设置。因此在具体的管理工作中不可避免的会带来很多的问题。制造业的项目管理本身有其自身的特点：一是制造业的项目往往涉及到多行业、多学科，比如零件的加工制造涉及到加工材料、加工工艺等；而设备的安装又往往包括机械的装配，水、电、气路的安装以及电气的强电、弱电的安装调试，软件的设计和调试等，其每一个阶段的工作都需要有专业技术背景的人员来实现，但PM并不能精通每一方面，可还必须控制其每个阶段的进度，还需要了解项目进行当中的发生的各种问题，并解决之。所以对PM来说这是一个很大的挑战；二是，正因为涉及多行业多学科，所以为了积累经验，制造行业多采用职能型的组织结构，这就造成了沟通的复杂；三是，制造业的项目管理中PM更多的需要依赖于职能经理的支持，其控制能力必然受限；四是，制造业的项目一般都可以划分为以下几个阶段：可行性分析、规格确认、设计阶段、制造安装、调试验收等。五是，制造业的项目的成功与否还与客户方面的工艺调试有关。以上种种方面形成了制造业项目管理的自身的特点，也就使制造业的项目管理在实际中有其特殊性。欣旋项目管理沙龙：根据您的经验，制造业项目计划有哪些特点？制造业的项目管理目前面临着哪些问题呢？吴晓晖：正像前面所说的，制造业的项目更多的是在职能型的组织架构下展开，因此更多的需要依靠各职能经理的支持来达成项目的目标。所以对于PM来说很困难，尤其是资源的支配，沟通的复杂性等方面。因此要达成项目的目标，更多的需要PM想办法来改善项目的沟通管理、需要更明晰的责任分配矩阵。对于PM来说，沟通是一种艺术，尤其是在职能型组织结构下。既然是一种艺术就需要表现个人的魅力，这样的话听起来好像很难把握。但是我们还是可以通过管理方法的改变，来使沟通更有效。我们在实践中采用的“部品集合日”的方法其实就是一种有益的尝试。欣旋项目管理沙龙：您在沙龙演讲中，谈到“部品集合日”的概念，能为我们深度阐述其中的含义吗？吴晓晖：在一般的职能型的组织结构中，各职能经理的负责都是按照各部门的职责范围来界定的，比如设计部门负责设计图纸的完成，加工部门和采购部门负责零件的准备，而安装部门负责设备的安装。但是这样的责任分配情况下，各职能经理只关心自己的目标没有人去关心项目的目标。这就需要PM设法打破这种责任分配的方式，来避免各职能经理互相推诿责任，而不去关心项目的目标（时间、成本、质量等）。而“部品集合日”却恰恰是按照项目管理本身的需要来划分这种责任分配。首先，“部品集合日”是指在项目管理的周期中决定的一个关键的里程碑，它表示零部件准备已经完成可以开始进入（设备或项目的）安装阶段。 “部品集合日”一般是这样决定的：根据项目的WBS，决定相应的任务包的“部品集合日”，他的日期的决定是按照项目最终的完成日期倒推，扣除设备的检查、调试等必要阶段所需的时间后，进入安装阶段的最晚开始时间和最早开始时间之间的一个合适的日期来作为“部品集合日”。部品集合日是作为项目能否按计划日期完成的一个重要的衡量指标，是项目最重要的里程碑之一。它必须经过正式的批准并且得到项目干系人最充分的理解和尊重。并且大家都愿意给予最高的优先级来达成“部品集合日”。可能大家还是不理解为什么“部品集合日”可以改善职能经理的责任分配方式，从关心自己部门的目标的实现转向更加的关心项目的目标的实现。这里举个例子来说明。正常情况下，设计部门的经理只需要按时间完成图纸的设计，然后由采购经理和加工部门的经理去保证在加工和采购的周期内保证零部件的按期到达。但是在实际的情况中，往往设计的某一个零件的加工或采购需要更长的采购周期（已经超出计划给予的采购或加工周期），这就会影响到安装的正常开始（计划要延期，项目的目标无法实现）。加工或采购部门遇到困难时找到设计部门，设计部门会回答我们的工作已经结束（没有资源去对应，已经转向另外的设计工作况且设计图纸也能满足项目的要求，职能经理认为没有必要进行变更），至于加工和采购的周期需要加工和采购部门自己想办法，但其实要缩短采购和加工的周期最终的决定还是需要设计部门来修改图纸，比如降低精度要求，改变材料，或者选用采购周期更短的采购件来变更设计。而设立了“部品集合日”实际上扩大了设计部门的职责范围，它要求设计部门的设计在保证满足项目的使用功能的前提下，首先保证设计的零部件在“部品集合日”到达，而在设计的过程中加工部门和采购部门要及时向设计部门提供加工周期和采购件的交货期的信息，以便设计部门能选用最合适的采购件和加工件，设计出能满足项目计划要求的图纸。通过“部品集合日”的设置，事实上将项目中部门之间的“事后的”单向的沟通，变成了“事前的”双向的沟通，而PM在这种沟通的管理中，只需要关心沟通是否及时，积极（加工和采购部门是否能及时提供设计需要的信息），而结果（零部件在“部品集合日”准时到达）却由设计部门的职能经理来达成。而这个“结果”也是和项目的目标相一致的。当然，刚才谈到的只是“部品集合日”在项目的时间管理上的作用，其实我们还把它用在了成本管理上，这样设计出来的图纸就是项目目标所需要的既能满足时间要求也能满足成本管理要求的图纸了。同样的技巧其实可以用于项目的各个管理方面，关键是要打破PM原有的思维的框框。欣旋项目管理沙龙：项目经理90%的时间花在沟通上，如果在制订项目计划中缺乏沟通，会带来哪些后果？吴晓晖：我赞成一个观点，项目管理是沟通的管理。在项目管理的各个周期中，沟通充斥其中。每天我们要发出很多信息，也要收到很多信息。这些信息我们不仅仅需要“知道了”，还需要筛选、整合之后再发给需要的人。其实，沟通最难的不在这里，而在于PM采取什么样的方式方法保证信息的接收者收到准确的信息。这样说大概很多人不理解，打个比方，每个项目都有计划表，但是，是不是每个人都认真地看过计划表，都能充分的理解计划表的全部内容呢？事实上并不是这样，很多项目组的成员都只是看计划表中和自己有关的那部分内容，甚至对于自己有关的那部分计划也并没有充分的理解。这样的状况下又怎么能保证项目真的能按计划完成呢？所以我建议要充分估计到沟通的难度，上次的沙龙中本来准备了一个关于沟通的游戏，后来因为时间的关系没有进行，其实游戏很有意思的。游戏中会让我们大家对沟通的难度有一个感性的认知。我也建议在计划制定之后要对所有的干系人进行计划的说明，尽量做到每个人都充分的理解，只有这样才真的为计划的顺利实施打下了基础。欣旋项目管理沙龙：根据您所说，沟通在项目计划中这么重要，那么如何有效进行计划的沟通呢？吴晓晖：要做到有效的沟通，首先要充分认识到，沟通是双向的，沟通不是发指令，也不是汇报那么简单，沟通的结果是要通过反复的确认双方是否收到了对方的信息，收到的信息是否准确来最终实现的；其次，不要盲目的相信书面的沟通就是好的沟通。很多时候我们会强调沟通时要留下书面的纪录，以为留下了纪录对方就需要为结果负责。其实沟通是一种艺术，需要用对方最能理解的方式来传递信息，这样才是最有效的。不仅如此，沟通的时间、地点等等都会影响到沟通的效果；第三，沟通中要注重标准化。沟通方式方法的统一，格式的标准化，以及对沟通结果的规范化的评价这些都需要PM来考虑。尤其是在一个项目的开始阶段以及多项目的管理方面。标准化的沟通更能让团队成员相互理解，也能最大限度的减少沟通的障碍对沟通效果的影响。欣旋项目管理沙龙：您还提到了几个新概念：“共通”、“项目的B5管理”、“项目的D3管理”，能为我们解释下吗？吴晓晖：“共通”是强调对项目管理的内容的理解的同一性，只有大家的理解都一样，才能使项目的目标更明确，更容易达成目标。而“B5管理”是指项目中最大（Big）的5个方面的工作；“D3”是指项目中的最难（Difficult）的3个方面。最难的大家应该都比较理解，这可能是指技术难度上最难的，也可能是实现的项目目标中最难的3个。但是关于“B5”为什么用“Big”，其实很有深意。最大的也许是项目中工作量最大的，但也许不是。为什么？项目的目标千差万别，干系人的需求也各有不同，PMBOK强调实现项目的目标，其实这个目标的含义很复杂。而我更倾向于以下观点，其实项目的满意度更多的来源于对项目的细节的满意。就像我们在接受日常生活中的售后服务时，真正打动我们的也许就是服务人员的一个细节，比如热情的微笑，服务人员带着干净的鞋套，电话中的不厌其烦等等。所以这个“B5”也许是项目中客户最关心的结果，或者是最重要的一个里程碑等等。“5”和“3”其实不重要，重要的是对这里的“5”和“3”PM要做最精细化的管理，他们是项目的关键，同时这里的“D3”也许正是项目的风险最集中的来源，所以一定要有针对性地预案。最后要强调的就是，这里的“B5”和“D3”一定要明确的固定下来，并且是团队成员都充分的理解，并为之付出最大的努力。欣旋项目管理沙龙：今天我们的采访先到这里，再次感谢您花这么长时间来接受我们的采访。希望您继续对我们的沙龙提出更多更好的建议。吴晓晖：谢谢！谢谢欣旋项目管理沙龙让我们有机会一起交流和探讨有关项目管理的知识。也希望能有更多的对项目管理有兴趣的朋友一起参与进来，互相启发交流心得。我还是认为在项目管理领域，其实没有什么先来后到之分，每个人都会有心得，要把自己的心得说出来，对别人都会有启发。
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