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3.10 第九步：建立企业级项目管理信息系统
“缺乏理论依据的制度是不成立的，缺乏实施方法的制度是不完善的，缺乏信息系统的制度是不高效的。”无论对于通常的企业管理来说，还是对于企业中的项目管理来说，信息系统都已经是不能缺少的一个重要管理工具。在建立企业级项目管理体系的过程中，项目管理信息系统也必须同时建立起来。
在企业中，通常都会或多或少的存在着管理信息系统，企业以这些管理信息系统作为工具，对企业内外的信息进行管理，包括对信息的采集、转换、整理、使用等，例如财务管理系统、人力资源管理系统、固定资产管理、订单管理、库存管理等，有的企业中通过建立一套ERP系统来覆盖企业内的各种信息的管理。在项目中，需要在项目的计划、跟踪、控制等各个过程中，对项目的范围、时间、成本、质量、风险等各个领域中的内容进行管理，特别是随着项目规模的扩大、复杂度的增加，项目管理工作已经不能单纯依靠人工来管理了，必须要引入相应的管理工具来辅助管理。通过建立项目管理信息系统，企业可以从中获得很多的好处：
 通过建立项目管理信息系统，在企业内推行统一的项目管理术语，明确定义每一项数据内容和每一个操作的名称，使得在企业内的沟通变得容易，降低由于沟通不畅造成的内部成本。
 项目管理信息系统能够理解项目数据的含义。有些项目管理者利用简单的文字处理软件、电子表格软件来辅助项目管理，这虽然确实给项目管理工作带来一定的便利，但这还不能称为项目管理工具，它们只是文字处理和电子表格处理的工具。在这种工具中，所有的信息都只能被表示成各种文字、符号的内部代码，它们只能识别单个的文字、符号。而项目管理工具却能够理解项目数据的含义。例如同样是项目的工期数据“23”工作日，在文字处理软件中只能被认为是两个单独的数字符号——“2”和“3”，而在项目管理工具中，则能够被理解成一个工期的数据——23工作日。从系统内部保存的代码来看，文字处理软件保存的是字符的内部编码，而项目管理工具则保存的是项目信息的各种属性值。这种能够理解项目信息的能力是非常重要的。其实在其他的各种辅助管理的工具中，都需要具有同样的能力。
 在能够理解项目信息的基础上，项目管理工具能够将项目数据有机的组织起来，反映出项目内部各种因素之间的关系，从而能够根据局部的变化，动态的调整各个相关方面的安排。例如对于一个项目时间表，在项目管理工具中，能够清晰的表示出各个项目任务之间的时间关系，当改变了一个任务的工期，那么与之有依赖关系的后续任务的时间安排，都会跟着发生变化，使项目管理者能够方便的了解该变化对项目所产生的影响，后续任务的时间也被自动的做了调整，项目的工作日程安排也会被自动更新。但在文字处理软件中是做不到的，需要人为的逐个重新计算后续相关任务的时间，逐个更新受影响任务的时间安排，重新编写工作日程安排，这些都不能被自动处理。因此，只有使用适当的项目管理工具，才能在其理解项目管理信息含义的基础上，动态的管理整个项目各个相关要素，大大简化项目管理中的具体操作，提高管理的工作效率。
 在完整记录了项目信息之后，就可以很容易的从各个管理角度对项目数据进行统计分析。例如在为每个项目任务分配了资源之后，可以从资源管理的角度对资源耗费情况进行统计分析，在项目过程中可以对项目实际成本进行跟踪，并与项目预算进行比较，对以后项目完成时的整体成本作出预测。这些工作如果靠人工统计将是非常繁琐的。
 可以将同时存在的多个项目信息加以综合，协调项目之间的进度配合，为多项目管理和项目组合管理提供支持，使企业可以统一协调、控制项目。
 加强企业项目资源的管理，根据项目的资源需求，统筹安排企业资源计划，跟踪资源使用情况，避免资源冲突。
在企业还没有建立统一的项目管理信息系统的时候，企业中的一些管理者（主要是项目经理）可能已经使用了一些简单的项目管理工具，他们所使用的工具种类可能不尽相同，其中的管理功能的使用程度也不同，他们在使用过程中也得不到有效的支持，所以如果完全凭个人自发的使用，未必能够给企业带来足够的好处，还是需要从企业的角度，统一推行一种工具，建立技术、管理的相关标准，保证项目信息在企业内是一致的、畅通的。
在规划企业级项目管理信息系统的过程中，必须掌握几个基本的原则：
 项目管理工具确实可以提高项目管理工作的效率，但它始终都是一种辅助的手段，绝对不可能替代项目管理工作本身。项目中的工作内容是千变万化的，是动态的，项目中的人为因素是不稳定的，项目管理工作必须要及时发现和调整项目中的各项安排，绝对不可能简单的按照管理工具所提示的信息机械的照搬、处理各种活跃的因素，如果这样做，那就是本末倒置了。管理工具必须是为管理目标服务的，只能解决具体操作问题，而不能指望通过建立这样一个管理信息系统来解决企业本身存在的管理问题。
 在信息产生的地方采集信息，保证信息的真实、及时，尽量使信息对项目本身的管理起到直接的帮助，提高信息的共享程度和利用效率，降低信息采集带来的额外工作量。
 在企业中不同的管理层面，所关注的项目管理的问题并不完全相同，项目成员可能只关心与自己有关的任务，项目经理关心与自己项目相关的全部信息，部门经理们会关心同时存在的多个项目的信息，资源经理们更关心资源在不同项目之间的整体分配情况，管理高层更关心项目的选择和企业整体项目的运行情况，以及由此给企业整体带来的影响。因此，在建立企业级项目管理信息系统中，就必须明确项目管理信息系统的功能定位，避免被来自各个不同层次、不同角度的需求所困扰。
 项目管理中涉及到的管理问题是方方面面的，有很多因素都不是项目内部的，是与企业管理环境、客户管理环境都相关的。因此，在项目所处的整个环境中，项目管理工具本身是不可能完全满足要求的，往往是在某些管理领域中，在某些项目阶段中，能够很好的发挥作用，但是在其他方面，可能就不能满足要求了，就需要借助其他的管理手段，例如使用其他一些更具有针对性的专业管理工具，或者使用企业在某个管理领域中已有的工具，还有的必须靠人来解决，任何工具都无法替代。因此，在项目管理体系中，必须清楚的知道各种项目管理工具自身的特点，发挥管理工具的优势，不能盲目依赖项目管理工具解决项目管理中的所有问题。从这个角度来说，也可以认为企业中的项目管理信息系统，不是一个单纯的软件系统，而是一组相互配合、共同支持项目管理的信息系统。
 项目管理工具必须能够与企业中其他管理信息系统很好的进行配合，因此项目管理信息系统必须是开放的，能够与诸如财务、人力资源、办公自动化等系统有机的结合，互相交换信息，使项目管理与整体的企业管理融为一体，使企业目标与项目目标保持一致，使项目中的各项任务与企业的日常管理保持一致，使项目管理与企业的日常管理工作产生良好的互动关系。
 企业的项目管理体系是在不断的改进的，项目管理信息系统所提供的管理能力，必须与企业中的项目管理能力相适应，，既不能过于超前，也不能落后。特别是不能过于超前。在很多企业中，无论当前的项目管理水平是多么初级，企业中的管理人员对项目管理却都已经有了一定的认识，而且有的认识水平还是很高的，也就存在着对项目管理理论的认识与企业项目管理现状之间的差距，而且企业的项目管理水平越低，这种差距往往也就越大。在建立企业级项目管理信息系统时，应该从企业的管理现状出发，根据管理改进的计划来考虑系统建设的各阶段目标，切忌根据企业中最高的认识水平来安排企业项目管理信息系统的建设工作。因为工具只有在被适当使用时才能发挥作用。就像在大闹天宫里的故事里，虾兵蟹将都不可能抬得动金箍棒，而孙悟空也使不惯只有几千斤的画戟。适合的才是最好的，企业的管理能力和使用的管理工具，也应该是相互配合的。
 在具体考虑企业级项目管理信息系统方案时，其方法与其他信息系统的分析方法基本是一致的，要充分考虑到各方面用户的需求，界定系统功能范围，明确项目范围，要兼顾到系统建立过程、运行过程、升级改进过程，同时更要考虑到配套的部署、培训工作，这是任何一个内部管理信息系统建设过程中都必须要考虑到的问题，导入工作往往是这种管理类系统建设成败的关键。
举例
在上一节企业项目管理改进的例子中，该企业当前实际处于项目改进路线图的第一阶段，而且还没有在企业范围内统一推行过项目管理工具，只是一些项目经理自发的使用了一些简单易行的软件，在企业层面上还非常缺乏多项目管理、项目组合管理的经验。针对这种情况，咨询顾问建议该企业不要急于选择全面、复杂的高端项目管理工具，而是采用相对简单的企业项目管理信息系统工具，只要能支持企业在两年左右的时间中，在整个企业中从管理上确实能够做到对项目的基本的量化管理即可。当企业真的达到了这样的管理水平，再重新考虑企业管理信息系统的规划，这时可以将企业中的项目管理过程与企业其它相关的管理内容进一步紧密结合，建立更加全面、高效的企业级管理信息系统，使项目管理制度、项目管理信息成为企业管理体系中的一个有机的组成部分。