项目管理作为一种现代化管理方式，虽然没有高深的理论，但要真正实施起来，却并非易事。从概念上讲，项目管理是为了使项目能够按照预定的成本、进度、质量顺利完成，而对费用、资源、进度、质量、风险等进行分析和管理的活动。从实践上讲，项目管理又是一项复杂的系统工程，牵涉到各方面的因素。在实际执行过程中，经常会出现各种各样的问题，因此项目经理的精力和心思也花在处理和解决这些具体的项目问题上。

　　如何有效地减少项目经理在处理和解决这些问题上所花费的时间和精力？针对这个问题，下面仅就在项目执行的全过程中，项目信息的透明化和项目管理的精细化两方面进行介绍，以期找到简捷、理想的解决之道。

一、如何使项目信息透明化？

1、项目透明化的必要性
1）项目的复杂性决定了项目信息必须透明化。一个项目往往可以分解出成百上千的活动、依赖关系、内外部交付成果，包括成百上千次的分发、检查、交接和审批。其中，交接和检查的数量又与可交付成果和依赖的数量成正比。此外，在项目活动中各类项目利害关系人自身的复杂性，也加大了项目的复杂程度。

2）项目执行过程中，大量多变、含糊、甚至隐藏的信息和需求混杂在一起，需要清晰地分类归集。例如有项目进度计划和任务分发的调整变化，有在同一资源使用上可能的安排冲突，有透过表征预测及评估的系统问题和风险，有常常被忽略的团队成员的承诺和信心等。项目的成功执行立足于、围绕于对项目信息的精细分析和处理。

3）在项目团队工作，对所有的项目利害关系者和企业/组织各层面的管理者，项目信息应是透明并且是对应可见的，即各类利害关系人和管理者只需了解到他应关注的信息，而不必为过多无用的信息所困扰。

4）传统的项目管理强调“如何做项目”，是一种自下而上的管理方式，关注项目执行层面数据的收集。而组织级项目管理体系，为组织内部众多的项目级管理提供指导、协调与支持，从而获得更高的项目成功率。如上述第2点和第3点所述，在组织级管理层面，更多项目的信息需要组合归类，清晰分发，就更加要求项目信息的透明化。只有项目实施透明化，才能及时发现问题，组织级项目管理能力才能够发挥真正的作用。

2、项目管理需要动态及时和综合全面的信息
　　项目管理不仅需要项目信息真实透明，而且也需要项目信息动态及时和综合全面。在这里，需要强调的是，项目信息除了包括项目管理九个领域的信息外，还包括在项目管理过程中的执行和处理信息。这些信息通常都是随着项目的进展而时时动态变化的，要求项目经理必须及时跟进处理。将这些信息归类，包括以下方面：

1）项目本身的信息：
A、多个项目的概略信息：从不同的角度（视图）来了解所有项目的简明对比信息，例如从费用、进度、里程碑等角度分别了解是否超支、是否滞后、是否完成等。

B、单个项目的整体信息：从不同的角度（视图）来了解单个项目中所有分解活动的对比信息，包括从费用、进度等方面来掌握。

C、项目的详细信息：从项目的不同领域了解通过WBS分解得到的各级活动、子活动的详细信息，包括活动用到的资源、活动的依赖关系、活动定义的可交付成果、活动的费用、活动计划的基线、活动出现的问题和说明等。

D、项目各领域信息：例如，自上而下预算（包括企业已批准的项目预算，和项目经理分解出的费用预测）和自下而上预算（项目经理的费用预测，和项目实际的各项花费）的费用信息，包括偏差、偏差率、超支等信息；过期未审批的资源申请和资源不足的活动，显示过度分配或待审批的资源信息；超出计划的进度风险与费用风险，可交付成果的质量风险（未评审或未验收，评审或验收不通过），资源不足风险和过度分配风险等等的项目风险信息。
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2）项目执行和处理信息：
单个/多个项目待处理需留意的信息
项目过期和提前预警信息
项目/活动审批信息
项目历史修改记录信息
项目问题、变更信息
项目文档及版本信息

3、如何实现项目管理透明化
　　针对项目这么多的繁杂信息，如何有效地使之透明化？这是所有项目经理和各层面管理者都需直接面对以及都在思考的问题。当然，有经验的项目管理者采用的解决方法通常会是实时收集、分类展现、动态跟踪、分析处理等。

　　通过优秀的项目管理软件工具，上面所讲的项目本身的信息和项目执行及处理信息都得以在各自的系统栏目中分类归并展现。例如，在项目执行的过程中：
A、可设定项目基线或多重基线对项目进度进行跟踪；

B、通过设定企业、组织、项目三级的质量评审规则，对可交付成果的交付进行迭代提交、评审及验收，使得交付过程透明化，进而对项目质量进行跟踪；

C、通过资源的跟踪情况，可以了解每一个资源的每一天、周、月、年的具体工作内容，了解任何一个资源参与的项目和活动，资源的忙闲程度，资源的过度使用等情况；

D、对项目发生的各种变更进行登记、优先级别定义、计划、处理、跟踪、关闭以及统计分析等；

E、公布并记录团队成员在项目执行过程中所做出的工作承诺，也是透明化信息之一，使得众所周知。承诺人意识到后果，保证承诺的兑现，从而保证项目的执行。

　　实现项目信息的透明化，就必须提到项目的沟通管理。沟通是信息透明的基础，项目中的很多沟通工作既琐碎又费时，而且容易因为遗忘、疏漏、误传而造成不良的后果。制定有效的沟通制度和沟通机制，采用灵活多样的沟通方式，以提高团队成员的沟通意识，并且沟通方式应根据内容而多样化，讲究有效率的沟通。

　　通过优秀的项目管理软件工具，可以构建一个跨部门、跨地域、跨组织的沟通平台，实现项目团队内部的沟通自动化和规范化。例如：
A、针对不同项目情况可采用不同的沟通方式：事件驱动的沟通、按需要发起的沟通、即时沟通等；

B、对进度和质量的有意义的跟踪依赖于团队内部共同而明确的语言和做事方式，项目管理软件工具此时发挥了沟通中枢（共同词汇）和协调中枢（共同方式）的效能；

C、并不是每个团队成员都懂得提早发现问题是双赢的，也不是每个团队成员都可以在项目会议上表达自己的真实想法，可以通过匿名现状问卷调查功能来发现项目中隐藏的问题和风险，特别是如同项目团队和客户对项目的信心此类重要但又往往被忽视的问题；

D、及时交流反馈，员工在工作中遇到的任何疑问，都可以通过在线讨论来澄清；

　　在组织级项目管理和项目组合管理中，各层级管理者对项目信息及时透明地掌握，确保了项目优化组合、资源优化调配、费用发挥最大效益，并有效提高项目绩效评估的透明度。

文中承诺管理、可交付成果管理、依赖管理等均来自8thManage管理理念，详细信息请参考http://www.8manage.cn 。

8thManage项目管理系统是一个项目计划和执行工具，即使是经验尚浅的项目经理也能够通过它的帮助来提高工作效率：

1、8thManage的计划功能，能够使得整个团队参与项目计划的制订过程，因此可以提高项目计划工作的可行性；

2、8thManage的执行功能，能够让整个团队（包括跨地域和外包方的团队）协同工作，提高项目执行的整体效率；

3、8thManage的监控功能，能够使得项目经理、发起人以及其他利害关系者能够随时了解和监控项目进展状况，提高管理效率。

4、项目信息的收集、整合（结构化）和分发是耗费项目经理很多时间和精力的一项重要工作。而8thManage通过项目计划和执行过程中对项目数据的归类、整理、分析及展现，使项目经理能够很容易地获得所需的项目信息；

5、项目经理需要承担项目中的很多沟通工作，这些工作即琐碎又费时，而且容易因为遗忘、疏漏而造成不良的后果。8thManage的事件驱动的沟通、持续沟通、按需沟通机制，能够使项目内的沟通自动化和规范化；