多数的企业之项目管理者，往往总是于项目发生延宕了才作矫正措施，被迫投了更多的资源来解决，形成企业成本的浪费。项目管理系统必须能依照使用者的角色及身份，个别提供给不同阶层使用者之各种实时性情资与关键绩效指标，例如项目风险分析、项目完成度分析、延迟率分析与人力负载警示指针等来实时掌控各项目的异常讯息。倘若企业能因此节省至少10%项目成本，相对将比对手多创造出10%的关键绩效。
简单的使用者接口

项目管理系统必须以使用者为核心来设计，提供具亲和力的操作接口。企业在评估项目管理系统时，不应期望以系统功能来取代所有项目管理过程中的层层沟通，而过度着重于繁琐的功能与系统核示机制。因此，企业除了依照项目作业需求与目标管理来选择适合的项目管理系统外，「简单好用」，降低学习门坎是致胜的关键。
转化项目知识 建构项目智库

项目进行中与完成后的经验、数据及各种项目纪录都应能被保存，未来再遇到类似问题时，即可查询相关解决方法并持续应用。譬如：项目管理的过程中可以利用wiki、Blog、Forum等功能依项目类型或项目知识作不同分类搜集，更可以结合文件上传及版本控管的机制，由众人汇编成企业专属的知识库，在每次执行项目时能立即取得相关信息，大幅降低额外搜寻知识导致的时间浪费与未来执行类似项目的规划与执行成本。
提升沟通效益的实时网络会议

项目管理过程中，工作团队需要不断的沟通与无国界的协同作业，于是市场上开始推崇所谓绿色管理，利用网络会议的产品，透过上网及语音即能达到实时在线互动与沟通、档案文件共享，让项目成员间零距离而能有效沟通与执行。
全员参与为关键成功因素

在导入一套新系统时，最重要的是高阶主管要认可新系统为企业带来的效益并直接参与新系统的导入。而企业可藉由绩效管理流程，鼓励使用者阶层必须承担输入数据的责任，明白新系统为各位带来的效益。中、高阶主管或项目人员可进一步利用系统设定的关键绩效指针随时检测自己的绩效，做到一位知识工作者该有的自我管理。最后，当此新系统的效益发挥时，高阶主管可以与所有参与人员沟通并讨论实际上的效益。
在市场一片低迷中，选择务实的项目管理系统来协助企业有效掌握项目的相关人力、时间、成本及风险并有机制的累积知识资产，这些都将促使企业把有限的资源极大化及成本极小化，让企业在景气寒冬中胜出的竞争优势，稳健掌握企业制胜契机。(本文由英丰宝信息提供，记者黄书玮整理)