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5.5 企业项目管理信息系统的设计

5.5.1 面向项目管理技术的系统
在企业项目管理信息系统中，从技术实现角度来说，主要可以划分成两类：面向项目管理技术的系统，提供项目计划、跟踪、统计分析等功能；面向工作流处理的系统，主要提供信息沟通和工作流处理。
面向项目管理技术的系统，目前在市场中已经存在多种成熟的工具产品，例如MS Project、P3、Welcome等，国内一些公司也开发了一批项目管理工具软件，与本地的一些特殊的行业需求结合得更加紧密。面对这些工具软件，需要根据企业的需要，选择出最适合的软件工具。
下面以MS PROJECT 2003为例，说明企业项目管理信息系统的逻辑结构。下图是微软公司企业项目管理（EPM）系统的结构图：

企业级的项目管理信息系统，一般都不会使用只能安装在个人计算机上的单机版的工具软件，都会采用企业级应用的模式，其核心是一个项目管理应用服务器——Project Server 2003，数据都存放在数据库系统中——SQL Server2000，用户端有两种主要工具，一种是项目管理系统专用的客户端软件——Project Professional 2003，它与项目管理应用服务器形成客户机/服务器（C/S）的结构，主要用来完成比较复杂的项目信息的操作，可以离线使用项目管理信息，这样比较符合项目管理的实际情况。另一种是浏览器，通过系统提供的WEB接口——Project Web Access来访问服务器的内容并进行相关的操作，它与应用服务器形成了浏览器/服务器（B/S）的结构，为了便于项目数据的进一步加工和利用，也可以利用Office软件将部分项目数据导出并转换为其他的文档格式，如电子表格EXCEL。该系统中使用Windows SharePoint Services模块，为风险管理、问题管理提供了基本的工作协同的能力，并提供了与邮件系统的接口，这其实就为与工作流处理系统的衔接提供了条件。项目管理信息系统经常需要与企业其他的管理信息系统交换数据，所以在上图中还存在有其他的业务系统，通过虚线与项目管理应用服务器相连，这表示企业可以根据实际需要，开发项目管理信息系统与其他业务系统的数据交换的接口，具体接口的内容和形式是不应该预先就受到限制的。

 
上图是一个比较简单的企业项目管理信息系统的物理结构，其中，用两台服务器共同构成了微软的企业项目管理系统，各角色用户通过企业内部网络可以访问系统。同时，还通过企业内部局域网络，与企业的财务数据库、人力资源数据库、工作协同系统等连接起来。

5.5.2 面向工作流的系统
工作流处理这一类的信息系统，在技术架构上主要有两种方式：一是分布式工作流系统，就是将数据存放在当前进行处理的个人计算机中，处理完成后传送到下一步骤的处理者的计算机上，其处理结果只能被随后环节中的使用者看到，这种方式只能支持完全串行的工作流程；二是集中式工作流系统，就是将数据集中存放在服务器上，对数据进行处理的各个环节中的操作人员，按照工作流程的规定，依次对数据进行处理，在处理过程中，所有相关者都可以随时查看处理的进展情况，也可以允许多人同时进行处理。在跨组织的工作流中，还存在许多分布式的工作流系统，工作流只能是串行的，工作效率相对较低，信息共享程度也低。而在同一个组织之中，特别是在一个内部紧耦合的企业当中，多数情况下都采用集中式工作流系统，这样可以大大提高工作效率，提高信息共享的程度。例如在一些涉及多个政府职能部门的政府审批流程中，传统的工作流程多为分布式，工作流程是串行的，现在很多通过电子政务系统改变成为集中式，各政府职能部门集中地点办公也是类似的集中式信息结构，结果大大提高了处理效率，受到服务对象的好评。这里我们再次看到，不同信息结构对于业务结构和技术结构的重大影响。
    在流程设计中，主要强调的是状态和角色这两个要素。所谓流程，就是一个输入信息经过处理后成为一个输出的信息，即信息的状态发生了改变，流程图也会表现为状态转换图，而所谓角色，就是谁对输入信息进行了处理，不同角色对信息的处理权限是不同的。在实际应用时，具体的人员被对应到相应的角色，他就能够对信息进行处理，使信息按照流程流动起来。
在工作流系统中，通常情况下要提供流程自定义的能力，也就是说，同样一个业务处理流程，可能会随着企业的组织结构的调整、岗位设置的变化、人员工作安排的调动，甚至是处理流程的变动，而不断的发生变化。但是信息处理流程基本没有变化，各个环节需要进行的处理方式基本没有变化，变化的只是由对应不同角色的人来处理，这在企业中是经常存在的，特别是当发生人事变动时，就更是要及时进行调整。因此，工作流系统必须具有极强的流程定制的能力，当设计好一个处理流程后，用户可以根据企业的实际情况随时对流程进行调整。
在工作流系统中，网络通讯已经成为基本条件，特别是国际互联网的普及，使得工作流的覆盖范围已经可以不受地域的限制，可以在全球范围内形成紧密的工作流，与在一个办公楼当中办公基本没有差异。电子邮件的功能也在工作流系统中被大量使用，可以用于分布式工作流，也可以用于集中式工作流，向工作流中当前需要进行处理的人员发送通知，督促办理人员及时进行处理，还可以将每一步骤的处理情况及时通报给各个相关的干系人。因此，工作流系统对于网络条件和电子邮件功能，往往都会有很大的依赖性。企业要建立面向工作流的信息系统，一般都需要首先具备这两个条件。
为了保证在工作流系统中能够及时、准确的反映项目信息，并将处理结果的有关信息真正作用到项目当中，就需要在工作流系统中建立与其他系统的数据接口，这也是当前各类工作流系统需要关注的问题，包括与面向项目管理技术的系统的接口，与企业财务系统、人力资源系统等管理信息系统的接口。