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浅析公司合同管理存在的问题及对策 [发表于 2014/10/20]

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市场经济是法治经济、契约经济，而合同作为商品经济的产物，则是商品交换的法律表现形式。在经济往来中，各方主体主要是通过合同形式履行权利义务，合同是公司从事经济活动、获取经济效益的桥梁和纽带。公司合同管理中存在的问题，主要体现在3个方面。一是合同管理的法制观念淡薄，法律意识与制度建设滞后。二是不少从业人员对市场与合同、合同与合同管理的关系缺乏认识。在市场经济条件下市场与合同是一种相互依存的关系，市场主体各方都是靠合同去履行其权利与义务，而合同的成立必须以市场为前提。三是缺乏一套严谨有效的合同管理制度，对合同管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求。随着企业业务的快速发展，合同数量及合同涉及的金额都迅速增加，同时外部的法规对内控提出了更具体的要求，在合同管理业务上出现以下问题： 1、审批效率低：由于合同审核、审批工作量快速增长，传统的手工作业模式审批效率低，已经不能适应业务的快速发展的需求。 2、缺乏履行监控：在企业的合同业务管理实践中，往往是重订立、轻履行，导致合同未全面履行或监控不当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损。 3、查询统计费时费力：合同数量的增多，导致各种合同信息资源迅速膨胀，查询统计需要耗费大量的人力物力，很难方便的获取有用的各种统计分析结果。 4、风险管理体系缺失：重大合同管理过程中缺少风险预警机制，没有办法将内控要求落实在业务管理流程中。长期以来，友为软件一直致力于推动合同管理信息系统应用，在全社会、各行业高度关注合同管理的大形势下，友为软件通过与政府监管层、行业龙头企业及独立咨询机构的充分沟通与探讨，提出了一整套合同管理的思想。通过合同管理信息系统的建设，实现集团公司及其成员企业从合同的录入登记、审批、履约管理、监控执行、评估、查询、统计等全生命周期的自动化作业模式，实现了企业合同 “统一授权，归口把关，分工负责”的规范化管理目标，逐步由传统的手工书写合同管理模式转变为网络化、专业化、现代化的管理模式，最大限度地降低成本，提高工作效率和工作质量，规避法律风险。同时通过合同管理系统建设，提供灵活、适用、安全的系统管理功能，实现对系统功能模块、数据信息和用户界面的个性化配置管理，为不同岗位、不同单位或部门的用户提供不同系统功能的使用权限和数据对象的操作权限。合同需要加强全生命周期管理合同管理业务包括了订立前、签署中、执行中与执行后的完整业务环节，缺乏贯穿全过程、覆盖所有相关部门的整体管理视角。合同管理必须加强制度规范的落实为避免法律风险与业务风险，合同管理过程需要遵循既定的业务规范，包括流程规范、内容规范以及法律合规性要求等等。合同的履行过程需要加强风险监控打通合同管理签署与执行过程，建立执行过程监控及执行风险跟踪应对体系，通过主动性工作规避合同执行中的风险。加强合同管理档案和合同专用章管理。实行合同业务库和专人管理合同档案制度，合同档案应由公司设专人管理，并建立起严格的审核、登记制度和相应的管理制度，有效合同及其他文书都必须备案或登记。抓好履约检查环节与违约纠纷处理。合同管理人员必须经常了解合同履约和管理情况并进行针对性的检查，及时发现问题并提出解决的办法或提出解决的请求，制订防范风险的对策。一旦发生违约情形，公司要区别情况，及时采用协商、仲裁或诉讼等方式，积极维护公司的合法权益，减少经济损失。搞好合同管理，是维护公司合法权益的最基本的要求与行径之路，是目前公司法律管理制度非常重要的内容之一，而且必须是全过程的、系统性的、动态性的。我们不仅要重视合同的洽谈、签订的管理，更要重视合同生效履约期间出现情况变化及时对合同进行修改、变更、补充或中止、终止的管理活动。
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