1.1 　项目管理的难点

　　(1) 沟通障碍:从一般意义上讲,业主对项目最关心的是进度、投资、质量和合同,其实最首要的是信息沟通问题。由于项目管理涉及的单位和部门众多,需要相互联系、相互沟通的事情特别多,现在传统的方法如开会、发文等方式,信息传递的效率很低,项目管理本身是一个系统工程,解决沟通问题是搞好项目管理工作的基础。

　　(2) 数据更新:项目的进度、质量、费用、文档、合同等数据量较大,并随着项目的进行在不停地变化,项目经理很难及时掌握动态的汇总,现在采用传统的汇总方法,很难做到数据准确、及时。

　　(3) 文档应用:项目的图纸、文件、资料等文档,一般都是以纸面或电子文件的形式保存,查找和保存起来非常困难。很多过去的经验资料不能充分利用,企业知识资源浪费严重。

　　2 　项目管理软件要解决的问题

　　(1) 建立完善的授权机制。

　　项目的管理工作是由不同角色的人员共同完成的,项目管理软件只有解决参与项目人员的权限问题,才能使各类人员真正的将软件作为一个重要工具来完成项目管理目标。建立完善的授权机制要注意以下几点:一是最高权限是公司的最高层领导,打破系统管理员在计算机网络系统拥有最高权限的历史,使领导的权力回归领导,实现权力的合理分配,从此可以放心将重要文件放在网络之上,而不必担心内部人员泄密。系统管理员真正的工作是保证网络正常运行,没有权力查看公司重要数据,这是目前大部分系统存在的缺陷。二是授权工作由领导监督进行,领导视工作需要授权,使特定人员使用特定软件,从而责任明确,条理清晰。三是授权机制要实现穿透式管理,延伸领导管理能力,提高透明度,也就是说,领导有权能够穿透几级查看下级的工作情况。

　　(2) 建立完善的信息传递机制,使沟通无限。

　　企业内部的信息量大,纷繁复杂,传递起来不甚灵活,严重影响工作效率,建立完善的传递机制已势在必行。通讯功能要满足一对一、一对多的沟通要求。从功能上,要具备强大的语音通讯功能;具备自动记忆功能,可以随时查阅历史记录;具备强大的文件传输能力,使文档传递从邮件的被动接收改为主动接收,并具备提醒功能。要充分实现领导与部门、部门与部门、员工与员工、领导与员工、领导与项目经理部、部门与项目经理部的即时交流。

　　(3) 建立协同的工作管理系统。

　　一个项目的完成是多个部门协同工作的结果,各部门的业务内容不同,在数据转移和共享方面需要有一个共同的信息基础。利用wbs(工作分解结构) 技术对项目的所有信息进行统一的定义,作为项目相关业务工作沟通的共同基础,这也是项目管理的经典技术。

　　工作管理系统具备部门的计划、汇报、总结、考核功能,最终的工作是分配到个人身上,所以也要具备功能强大的个人事务处理功能。

　　(4) 能够实现对项目的动态控制。

　　项目的不确定因素较多,对项目动态控制的水平决定项目的成败。网络计划技术是实现动态控制的核心技术,在国内外大量项目实践中,运用网络计划技术可以缩短建设周期20 % ,降低工程成本10 %。网络计划技术把整个项目作为一个系统去加以处理,将项目的各个任务的各个阶段和先后顺序通过网络形式对整个系统统筹规划并区分轻重缓急进行协调,使其对资源(人力、物力、财力等) 进行合理的安排,有效地加以利用和控制,即使在一些不确定性因素的影响下,利用网络计划技术也能将动态数据及时进行统筹规划,达到以最少的时间和资源消耗来完成整个系统的预期目标,实现进度、投资、质量和合同管理的有机统一,最终取得良好的经济效益。

　　(5) 建立项目数据库系统。

　　在项目管理中,管理者所处管理层面的不同对信息广度和深度的要求也不同,但数据的本质是同一的,所以,要建立数据集中、服务分级的数据库系统。即能实现原有企业知识数据的共享,又能实现现有项目管理数据的共享。

　　数据集中是将所有项目数据汇集在一个巨型的数据库里,分级服务是不同层面的管理者通过软件工具,快速高效地从数据库中筛选出所要的汇总信息和详尽数据,利用互联网的优势,实现随时随地访问数据。

　　(6) 实现全员管理。

　　项目管理是一个全员参与的系统工程,管理的本质是人的管理,全体人员是在责、权、利问题处理恰当的组织形式中发挥作用的。实现项目管理的最基本、最理想的组织形式是矩阵式组织形式,所以项目管理软件一定要符合矩阵式组织形式,充分发挥人的积极性。

　　综上所述,将项目管理软件要解决的问题有机的结合,形成一套构筑于互联网上的协同项目管理平台,既能解决项目管理中的难点问题,又能实现远程办公、全员参与的工作管理模式,使管理更加规范化、成本控制更加科学化。