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URTracker是一个基于流程的事务跟踪管理软件。

在工作中经常会遇到不同部门或团队之间、团队内部成员之间的任务请求或分派。比如：上级为团队指定的目标或任务、 项目管理人员为团队成员分派的任务或临时性事务、一个部门向另外一个部门发出的办事请求等。  

使用URTracker进行任务跟踪可以带来的好处：

1. 所有的任务都被记录、跟踪，并保证得到处理，不会被遗忘或忽略。
2. 对任务指定明确的日期和质量要求，保证任务被按时、按质的完成。
3. 任务发起人和其他所有参与处理任务的人员，可以及时了解任务的处理状态，并得到处理进展的通知。管理人员可以及时了解团队成员所遇到的困难，并提供帮助。
4. 团队成员随时了解自己所要完成的任务，有效提高工作效率。
5. 管理人员可以及时了解每个团队成员的工作任务多少，并适时进行任务调整。
6. 管理人员可以通过任务的处理过程对团队成员进行评价。
7. 管理人员和团队成员可以对一段时间内任务的完成情况和工作量进行总结和评价，从而对团队成员进行考核。
8. 方便部门之间进行任务统计、评价和结算。

一般的任务跟踪流程

1. 任务发起人将任务提交到URTracker系统中，指派给某个待办人，根据需要选择协办人，录入任务描述信息和时间要求后提交。系统将自动向任务待办人发送通知。
2. 任务待办人在工作有进展的时候，在URTracker中“处理任务”，记录有关进展，并自动通知相关人员。 需要另外的人处理任务时，处理人可以将其转发，并通知被转发人处理任务。
3. 任务的协办人可以通过“协同处理”操作记录工作内容。
4. 必要时，可以将任务分解成多个更详细的子任务。
5. 任务完成后，任务处理人可以提交给任务发起人确认。
6. 任务发起人根据任务完成情况对任务完成人进行评分。如果需要，可以将任务退回给处理人再次处理。
7. 任务处理过程中，发起人或其他人可以及时对任务进行评论或督促，有工作贡献的，可以用“登记工作”功能进行记录。

URTracker相对于其他类似软件的优势

1. 灵活定义任务跟踪流程、描述字段、人员分组等。
2. 自动和手动的通知功能。
3. 跟踪和记录任务的完成过程，而不是仅仅记录任务的当前负责人和状态。
4. 分解任务，使每个工作项具体到负责人。
5. 通过分解功能，建立其他项目中的事务（如新增产品需求）和由其衍生的任务之间建立关联。从而在查看父事务的时候，可以了解每个子任务的完成情况。
6. 多人协作：设置一个主要负责人和协办人。
7. 领取任务功能：将任务提交给一个组，组中有合适的人领取并处理任务。
8. 可以在创建任务的时候挂起任务，到设定的开始时间后自动激活。
9. 可以使用定时器功能对超期的任务进行自动提醒和升级。

部门间（团队间）任务跟踪

部门间任务跟踪项目通常用于跟踪上级领导向公司各个部门或团队下发的各类任务，或者一个部门请另外一个部门完成的某项工作。该项目的成员包含了公司领导和各个部门、项目团队的负责人。任意人能够提交任务给其它团队负责人。

通常情况下，某个部门的负责人接收到任务后，可以在各自团队内部的任务跟踪项目中对总的任务进行分解，拆分成子任务并提交给部下完成。

部门内任务跟踪

部门内任务跟踪项目一般用于跟踪团队内部的任务，如部门经理分配给某个部员的任务、部员之间的任务请求等。

一般情况下，可以对每个部门或项目团队创建一个“部门内任务跟踪”项目。

个人任务跟踪

“个人任务跟踪”项目用于提供给公司每个员工记录正在进行或已经完成的工作（相当于工作日志功能）。这里只需要记录一些临时的、额外的，或者不是其他人分配的任务(在其他项目中被分配和跟踪的任务因为已经有记录，所以就不必要在此项目中记录了)。

由于个人任务不需要其他人确认，所以流程十分简单：

多级矩阵式组织结构的任务跟踪

矩阵式组织结构示意图如下所示：

在设计和建立任务跟踪平台时，参考组织结构模型，分别建立横向和纵向任务分配项目即可。比如，对应于上图中的第三个示意图，可以建立“农业部门任务跟踪”项目（包含各级农业部门的负责人成员）、“税务部门任务跟踪”项目等纵向任务跟踪项目，也可以建立“A省各部门任务跟踪”、“B省各部门任务跟踪”等横向任务跟踪项目。

分解任务

(1) 将大的任务分解成更小的任务;

(2) 将其他的事务，如新需求、软件bug、客户投诉等引起的任务分解跟踪;

使用URTracker进行任务跟踪，可以让团队成员为明确的目标而工作，提高工作效率；同时确保了每个任务都被及时有效的完成。