CIO如何避免企业软件资产管理缺失

　　面对众多的购置软件，在管理方面很多企业却处于“三无”状态：没有软件管理规划、没有软件管理人员、没有软件管理制度。这就导致企业软件资产管理的缺失。

　　软件资产管理流程图

　　在国内大型搜索引擎网站百度中，键入关键词“软件管理”，你会看到，在多达上亿条的搜索结果中，绝大多数却是形形色色的管理软件链接，而关于软件自身如何管理的文章却寥寥无几，因此感到很有必要探讨一下这个话题，权当抛砖引玉吧。

　　对于大型企业，目前在传统资产管理方面做得还可以，有的从原材料就开始了管理过程。而随着企业信息化的推进，不可避免地会购置一些应用软件、管理软件等，有些软件价格还很昂贵，高达十几万，甚至几十万，上百万，远远超出了企业某些固定资产的价格，如P3EC软件、ERP系统等。

　　面对众多的购置软件，在管理方面很多企业却处于“三无”状态：没有软件管理规划、没有软件管理人员、没有软件管理制度。这样无疑造成了企业对拥有软件的种类和数量、软件的质量和使用效果、软件的使用时限及产权归属等都比较模糊，很难发挥软件的最大效用。因此，如何规范软件管理，防止软件流失，并最大化发挥其价值，进而提升企业的竞争力，成为我们重点关注的问题。

　　软件资产管理理念

　　目前企业在财务处理上，有的将购入软件作为管理费用，有的将其作为无形资产，有的将其作为固定资产，甚至有的企业尚未对其进行资产管理。那么，这种资产该如何进行管理呢?

　　对于软件，一般而言用户购买的是许可证的授权，获得的是使用权。在作为资产管理进行评估时，应全面考虑如下一些因素，如软件规模大小、软件复杂程度、软件的经济生命周期、软件的维护成本和升级能力等性能技术指标。

　　根据国内外企业软件管理实践，目前一般企业购入的软件金额小的可以进当期管理费用，金额大的应当作为无形资产核算，具体摊销年限可结合税法及审计规定及软件具体情况而定。但是，如果购入的软件是附着于某些电脑硬件不可分离，则应当将该软件价值记入相应的电脑硬件固定资产中。

　　建立制度

　　为有效进行软件管理，必须将其制度化，运用企业全局思维和战略思维引进软件，并规范软件采购审批、安装验收、使用和保存等诸多环节的管理行为，充分合理地利用软件资源，积极推动公司信息化建设有效服务于各项业务的开展。笔者在管理工作中专门制定了《软件管理规定》、《软件验收规定》等相关制度，还相应设计了《软件购置申请单》、《软件自验收报告》、《软件验收报告》等。

　　管理良方

　　1.集中软件管理

　　企业一定要根据信息化战略制定相应的软件引入规划，在审批软件购置申请时要结合企业实际，宏观统筹全局，根据技术可行性及公司信息化实际和战略提出审批建议，合理配置软件资源。可根据企业实际决定软件管理部门，配置专职软件管理人员。

　　笔者所在单位是国际型EPC承包商，典型的项目型企业，公司同时在建项目多达几十个，项目运作时间长短不一。但每个项目无论工期长短，都会购置一些软件，有些软件价格还比较昂贵，如项目管理软件P3EC，每个用户节点就几万元人民币，整套软件下来多达几十万元。

　　以前，这些软件没有集中管理，购置也没有统一规划，而是由各项目自行购买，使用中出现问题，也是由各项目自行与供应商联系。这种模式下，软件费用作为项目的当期管理费用处理，于是当项目结束时，软件也就流失了。

　　我们意识到这种问题后，决定将软件集中到信息技术部统一管理，包含软件的采购审批、验收、使用培训、技术支持、软件内部再分配等环节。

　　为统一管理，公司所属各单位根据业务需求在年度预算制定时，就将欲采购软件申请提交到信息技术部，信息技术部根据公司整体信息规划决定是否批准这些预算，对于不同项目提出的相同软件需求，还可以全盘考虑，统一采购，进而降低成本。

　　当软件购置后，由信息技术部负责保存原件，并登记造册，对于无法复制、原件必须由最终用户保存的，要求使用单位指定专人保管，并在信息技术部备案。对于软件的许可证，信息技术部集中做备份，等具体项目结束时，软件产权归信息技术部，由其根据实际情况进行企业内部再分配，避免了软件随项目结束或其他人为原因而流失的现象。

　　同时，在软件使用过程中，信息技术部作为IT技术部门，都会结合软件和IT实际给使用单位提出具体的技术性建议，减少了软件使用中的摸索，提高了软件应用水平。

　　实践证明，自预算、采购到售后支持等各环节的软件集中管理，有利于企业降低软件成本，减少盲目投资，减少软件流失，提高软件应用水平。同时，信息技术部，还可根据企业不同核心应用软件的实际使用情况，对日后的ERP资源整合提供技术性依据，以保证企业软件规划与企业信息化战略的一致。

　　2.严格软件验收

　　为保证采购软件质量，我们制定了软件验收制度及具体验收流程。软件安装验收采用自验收和最终验收来实施，自验收工作由使用单位组织，参加人员包括使用人员以及软件产品的技术或开发人员。

　　最终验收工作由信息技术部负责组织，参加人员包括软件使用单位相关工作人员、采购人员、信息技术部工作人员、软件产品的销售及技术人员代表等。验收工作依据采购合同、软件需求说明书及变更说明书等相关文档，并将验收结果作为软件购置费用财务核销的重要依据。

　　3.监督软件支持

　　软件资产可进一步分解为使用权和厂商对产品的技术支持，那么对后者如何管理也是问题。最终用户大多数只知道具体的使用，软件只要不出问题基本不会想到技术支持，对于什么免费升级等服务以及由此带来的真正便利，他们往往意识不到。

　　因此，我们信息技术部根据合同签定的技术服务内容，及时督促技术支持权利的实现，如项目管理软件P3EC，一般具有免费一年升级的技术服务，而这种昂贵软件的版本升级为企业后续工作带来的实际价值不是无足轻重的。但作为最终用户，往往由于多种原因，忽视了这种服务，当意识到时，或许已经超出了时间限制，无形中造成了软件资产的流失。

　　4.统一软件培训

　　软件培训有免费培训和收费培训等，并且有些软件的培训费用还相当昂贵。

　　为降低培训成本，提高培训质量，有必要统一软件的培训工作。我们的软件培训工作一方面是根据软件使用单位的培训需求来组织，另一方面也会根据企业管理实际来主动超前组织一些软件培训，并在软件培训工作中，我们都会从技术角度和信息技术支持方面做出努力。

　　如我公司近期组织了P3EC软件培训，方式不是将员工零散的派出，而是将讲师请进来。并且在培训实施前，我们协同项目管理部门，根据我公司工作实际，和培训讲师进行了多次沟通，充分保证了培训的针对性和培训质量。

　　此外我们利用VOD视频课件系统，将全程培训做成了VOD课件为各海外项目部进行分发，这样让员工培训随时随地都可进行，并大大降低了总体培训成本。

　　最终用户大多数只知道具体的使用，软件只要不出问题基本不会想到技术支持，对于什么免费升级等服务以及由此带来的真正便利，他们往往意识不到。