贴近用户 注重功能 综合评价
不同协同办公软件的设计、开发各不相同，办公功能类似，但基于工作流的细节分解和即时通信的协作功能各异，哪些设计要素对用户使用最为重要，哪些功能尤其实用，是考量一款产品的根本准则。
此次，我们邀请到来自上海合强、北京金和、福建榕基、中国兵器工业信息中心通达科技和西部世纪5家厂商的最新产品参加本次评测。
通过对百名用户企业应用协同办公软件情况的调查我们不难看出，目前，用户对办公软件的功能需求主要集中在任务管理（即传统的工作流程管理）、工作协同、内容管理、可定制能力和易用性等方面。
基于用户的上述需求，我们结合本次参测产品的特点，制定如下评测方案，主要考查任务管理、工作协同、内容管理、安全性、客户端支持、可定制能力和易用性7大类项目，细分为34类子项目，通过实际评测中得到的数据、评测的产品功能、性能的表现以及评测人员的实际感受，对上述项目进行逐项打分评定。
得分的原则是，将七大类定义为一级类，而分别包含在一级类下面的34个子项目定义为二级类，每个一级类下面的二级类按照重要程度（评测人员根据产品特性、咨询业内专家与各厂商技术人员研讨得出）排序占据比重，二级类分数加总得到所属一级类的分数，之后同样对一级类根据重要程度赋予权重，进行加总之后得到该产品的总分，最终结果以各项及综合的星级体现。
其中，任务管理一级类主要是考查软件对于工作流程的支持程度，分别包括流程支持、任务认领、任务再分配、审批支持、任务进度百分比、优先级设定和任务模板7个二级类。对工作流程的自定义和支持是办公软件最本质的功能。
上世纪90年代工作流技术的出现，使软件系统在网络自动流转信息和分解任务，强化了软件应用者的工作协同性，加强了工作的自动化处理效率。从公文收发到行政审批，从请假报销到项目管理，这些原来办公自动化涵盖的工作内容，由于工作流技术强化了软件应用者的工作协同性，加强了工作的自动化处理效率。
因此，我们将流程支持和任务认领（任务的初次建立、分配）视为任务管理中相对比较重要的功能，接下来依次是体现多人合作的任务再次分配（工作的流转或委托流转）、包括签章管理在内的审批支持功能、实现对流程过程进行监督的任务进度百分比、对工作的轻重缓急程度设定的任务优先级以及任务模板。
而对于工作协同的支持，首先是实现任务的跨部门分配，关于任务的查看、执行、修改等权限的不同情况下的共享。而要实现协作，即时通信功能、电子邮件功能以及网络视频会议功能是实现不同账号用户之间信息沟通交流的主要方式，所以我们把这几项放在工作协同一级类下面相对重要位置来考察软件对协作的支持。另外，此类中还包括人性化的任务提醒，包括提醒的方式、次数以及提醒时间的设置等。
内容管理一级类中，我们选取 新闻发布、文档结存、文档查询、内容反馈、在线调查以及信息订阅几个二级类。对于企业级用户来说，实现信息、知识的发布、传承和管理也是非常重要的。系统是否支持新闻发布、是否支持评论功能、文档的归档逻辑和实现的难易程度、文档查询的效果和速度也是用户评定系统优劣的参考指标。另外，局部或全局的在线调查和RSS信息订阅功能也受到用户的关注。
安全性方面，我们列出登录验证、数据加密、操作日志三个二级类来评分。具体的评分原则包括有关用户名大小写、密码长度、密码复杂程度以及密码设定方式。
用户名是否区分大小写需要讨论是否符合用户习惯，区分大小写的用户名相比之下安全性略高一些，但是会让大部分用户感到不习惯。
密码长度及复杂程度直接关系到安全问题，是否存在被暴力破解的可能。密码设定方式常见的有用户自行设置、服务器生成并通知以及服务器端或管理员账号设定等，作为用户更习惯自行设置，但是考虑到安全问题，服务器生成并通知的方式更安全。我们综合考虑安全性和用户的操作习惯给该项打出公允的评分。
而数据传输关系安全性，需要考查是否具有加密功能，是加密传输还是证书加密，按照加密优于不加密、证书加密优于传输加密的原则根据软件实际情况，予以打分。
客户端支持考查客户端应用对于软硬件方面的需求。操作系统是使用Windows或Linux等通用性较强的平台的产品得分较高，使用其他非主流操作系统者分数略低。另外，在Windows平台之外，支持其他操作系统应用的产品得分较高。
应用界面对浏览器的支持是指是否可以使用其他客户端程序或界面，是否必须使用某些专用客户端。从通用性角度考虑，得分从高到低依次是支持其他浏览器、使用客户端和专用客户端。
另外，还包括对移动设备的支持，除了PC，软件是否对PDA、手机等平台有更好的兼容性也是办公软件网络化、移动化趋势的体现。
对可定制性的考查，我们主要放在表单的定制、可视界面设计和二次开发的接口等方面，通过直观的实现效果予以评分。
有关易用性的考量，主要是指系统对用户来说操作的简单、易用，主要包括鼠标拖拽操作的方便程度，快捷键设计的功能、方便、合理等方面通过软件的实际性能以及评测人员的感受来评分。
消息中心驱动浏览式办公
榕基此次提供了两款协同产品，一款是传统OA的换代版本，另一个是全新办公信息系统，也是我们主要评测的I-TASK任务管理平台V5.0（以下简称I-TASK）。
I-TASK是一个融合了很多创新元素的企业工作管理平台，除了包含传统OA软件系统的诸多特性之外，还提供了包括诸如客户关系管理在内的应用功能特性，更全面地满足企业办公的需要。
登录到I-TASK的首页之后，我们快速地查看到目前的各种工作任务和接收到的消息，这就是消息中心，是新闻浏览式办公的驱动器。通过点击阅读信息快速链接到该信息所在的工作任务、项目当中，查看执行过程，进行工作反馈、实施过程监控。因此，它是体现协同工作理念的重要模块。 我们看到，几乎所有的企业日常工作都可以纳入到I-TASK的管理范畴，因为它可自由创建、定制企业任务、项目，不会因为企业组织机构变化、人员离职、流程再造而影响信息系统的使用和改造。正是由于I-TASK的普适性特点，它完全适用于不同行业、不同管理模式。
评测过程中，我们发现I-TASK任务过程中的权限设置相对严谨，操作权限分为高、中、低三级，依次向下兼容。系统支持任务的共享，通过设置可将选中任务共享给组织结构中任何部门的任何人，同时可选择限制用户只有浏览反馈权限。这样就可以保证任务的安全与共享特性的协调均衡。 在内容管理方面，I-TASK集新闻/公文管理与发布功能为一体，以最新播报形式支持新闻/公文发布，另外还提供建议与投诉、民意调查等功能模块。类WORD编辑环境的操作简洁易用，支持图文混排，在线编辑功能较强。内容发布时，内容采编采用模板制作，所见即所得，方便用户使用。 即时通信方面，I-TASK虽然同样提供邮件系统、即时通信工具（在线）、视频网络会议、小助手等多种通信方式，但功能略显简单。例如，其邮件系统只是具备基础的邮箱功能，在线的通信工具也是榕基自己开发的一款即时通信工具，但不能提供文件传送功能。虽然I-TASK在即时通信方面功能有待提升，但在测试过程中，I-TASK的协同程度并没有受到这方面的局限。这主要是因为在以自由任务为核心的这套系统中，任务过程的记录和反馈再加上消息中心的功能已经可以充分满足用户工作的要求。
总体来说，I-TASK中的很多Web 2.0特性使这套系统显得更切合潮流。通过对任务和工作流程等要素的组织，I-TASK可以完整地记录一个组织的整个经营管理过程，从而为企业总结经营经验提供有力的支持。（试用网址 http://218.5.2.56:666或www.rongjish.com.cn） 榕基 I-TASK
任务管理平台V5.0
厂商信息
电话：800-858-1121
网址：www.i-task.com.cn
评测成绩
流程管理 ★★★★
工作协同 ★★★★☆
内容管理 ★★★★
安全性 ★★★★
客户端支持 ★★★★
可定制能力 ★★★☆
易用性 ★★★★
综合评价 ★★★★☆
评测工程师建议
产品基于web2.0技术架构，以RIA桌面级应用展现，丰富用户的交互界面，响应速度加快，但把应用程序绑定在浏览器中受浏览器安全沙箱控制，其兼容性影响应用程运行件。另外软件的报表功能有待加强。
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