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从“执行”看企业2.0和传统OA软件的区别 [发表于 2013/10/25]

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该帖子同步发自圈子：IT项目管理圈 (访问该圈子) “执行”是企业管理中老生常谈的话题。好的企业大家通常认为是“执行得好”，而那些混乱和差的企业大家首先想到的是“执行差”，于是很多企业管理者专注在提高“执行力”上，比如各种各样的执行力提升课程，甚至外延到企业团队的拓展课程，当然更会投入在企业管理软件上，认为采用了管理软件就能提升企业执行力。首先企业管理者会选择OA软件，认为采用了“办公自动化”、理顺了“工作流程”、建立起“审批和公文流转”就一定会提高企业执行力。然而使用OA软件不久就发现OA软件其实就是个出差报销或审批的工具，最多算个文件分享的平台，远远达不到提升企业执行力，企业工作流程反而越来越多、越来越长，工作效率不见提高，办事时间越拉越长……企业管理者百思不得其解：为什么我们使用OA软件没有提高工作效率呢？其次企业管理者会想到打破传统层级管理，追求组织的扁平化或矩阵化管理。当他们听到各种企业2.0软件时眼睛一亮，认为借助新型互联网和智能手机、移动端软件或许能提高企业绩效，提升执行力，于是企业管理者在本就诸多软件外再上马最新的企业2.0软件，认为一定能打破企业沟通障碍，加快企业执行。可是采用最新企业2.0软件的企业管理者发现了一个悖论：越是活跃的企业2.0软件使用者越是企业内工作比较差的。企业沟通好像没有问题了，但工作好像也没有加快多少，更谈不上提升执行力了。这是因为传统OA软件缺乏执行的过程监控（就是沟通），仅有节点的零散结果，无法实现从计划到执行、从执行到反馈、从反馈到纠偏的全流程执行闭环管理。而诸多新型企业2.0软件呢，虽然有执行过程的监控，也有节点的结果数据，但却少了执行的核心――工作有效性，也就是说：诸多新型企业2.0软件光有强大和方便的沟通来达到过程监控，缺乏执行管理的核心机制，使得执行的闭环管理缺失一环。领度软件在解决企业沟通（过程监控）的基础上，引入：时间管理、工作有效性和泛项目机制，完美地解决了企业执行力问题。企业工作就是对时间的管理，时间是否安排合理、时间是否用于重要工作、时间是否足够成为解决工作效率的关键问题。就像彼得•德鲁克在《卓有成效的管理者》中提到的“时间也是最特殊的一项资源。时间的供给，丝毫没有弹性。时间也完全没有替代品。但是对这项最特殊的、无可替代的和不可或缺的资源，绝大多数人却都以为可以取用不竭。有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。但是人却往往最不善于管理自己的时间。”很多企业都会采用工时表（Timesheet）来管理项目、团队或者个人的工作时间，虽然工时表（周报或月报）简单易用，然而却存在四个方面的缺陷：①、对员工的参与要求很高，必须如实填写工时；②、与实际工作可能脱节，成为形式主义；③、主观的成分很大，即使加上上级审核，容易忽略职责之外的工作；④、结果不准确，从而用户体验差，实施成本高。而在领度软件里面的时间管理则采用了美国Bloomberg彭博公司采用的先进方法：基于工作/事件的参与，而不是事后填表；大量小的事件的时间积累有效地避免人为因素。在领度软件里面，不用统计绝对的时间，相对的分配比例是最重要的。也就是说：考察时间的有效性不是割裂的来分析，而是放在团队多人对比、多项目对比、多任务对比和多环节对比分析，从而客观的分析出时间绩效来。解决了企业的时间管理，就达成了提升企业执行力的第一步。企业的活动必须围绕工作来进行，也就是说：企业员工的行为必须和工作相关。曾经有分析说：通常员工的5％时间看不出是在工作，15％时间好像在等待着什么，20％时间正在为增加库存而工作，25％时间没有实际工作，35％时间是在低效状态下工作。表面看这个分析是在说员工的时间没有用在工作上，其实却说明企业员工很多活动是和工作不相关的。在领度软件里面，所有的活动、项目、任务和文档都是围绕工作相关进行的，员工发表的任何文字都要求关联到任务、项目，甚至要分享一个文件都必须选择一个任务，领度软件没有其他企业2.0软件所具有的文档中心来允许员工任意分享，它要求员工的有效时间必须是在工作，虽然领度软件也具有“群组”这样相对宽松的沟通机制，但不对“群组”进行时间有效性分析，也就是说：你在“群组”里面花费的时间不计算在工作绩效中。根据领度独有的工作有效性分析，它能分析出员工在企业各工作方面所花费是时间比，从而帮助管理者甚至员工自己掌握工作时间到底花费在哪些方面、哪些项目上。提高了工作的相关性，就达到了提升企业执行力的第二步。领度软件独有的泛项目管理机制是提升企业执行力的第三步，也是最核心的一步。很多传统软件或新型企业2.0软件都缺乏：项目－任务－事件这样三层的管理机制，在这些软件里面的“任务”都是“待办事项”，不是承上启下的管理枢纽。给别人或自己安排“任务”，可做可不做，可以打个勾就结束任务，也可以自己点点鼠标按个按钮就关闭任务，你说这样的“任务”真能起“执行”作用？在领度软件里，所有的任务都必须归属于项目，所有的活动（事件）都必须汇报到任务。你执行任务的过程不仅你可以掌握，更是任务发布者或管理者必须监督的，任务的完成和关闭必须由项目经理写明执行结论才能完成和关闭。这样有结束时间要求、执行方法、完成标准的任务才能真正提升企业执行力，它不同于待办事项的可做可不做，它是企业工作的最基础的功能。也就是说：领度软件使用“泛项目”的三层管理机制提高了企业的执行力。从“执行”来看领度软件和传统OA软件的区别就在于：领度软件不是固化的工作流程管理，而是从计划安排到执行反馈的全过程监督管理。从“执行”来看领度和其他企业2.0软件的区别就在于：领度软件在工作相关性和泛项目机制上达成了企业的时间管理，从而在解决企业沟通基础之上完成了企业执行力的提升。
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