对项目经理的管理,我水平还不到,提不出符合本公司的管理办法,只能从自身项目管理谈起。
在本公司,项目经理主要负责外包项目的实施。而外包项目管理,是项目管理9知识体系中外购管理的一部份。但是由于还要面对最终用户,所以说,这种项目管理不仅仅是外购管理的一部分,项目管理中的项目计划管理、项目范围管理、项目时间管理、项目费用成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理都有涉及。特别是项目范围管理、项目时间管理、项目质量管理、项目沟通管理、项目风险管理,是其中比较重要的部分。而其中最难是进度管理和变更管理,最危险的是风险管理。IT项目,变更不可避免。在加上外包项目,还有其他的风险。外包项目管理我以前没有接触过,现在通过这个项目,也在不断的学习。我们要做到的是提出需求,控制变更,可是也做不到一个变更都没有。
在外包项目的管理中,同样最值得关注项目的时间、范围、质量、费用。只是,费用是合同种确定了,而范围、质量和时间进度都是可变的。
控制范围,只能是在项目开始时,尽最大努力明确需求。其实,在项目的定义中,就有项目的特征,逐步完善。逐步完善是指项目的初期,需求提的不尽完善,有些只是些概念,很模糊的东西,开始可能都提不出来,只能在后期明确。当然,这种事情尽量避免。但是,也做不到完全拒绝。对客户来说,这个绝对不能作为新的需求,不是变更。就我们来说,能做到不脱离控制就可以了。
时间控制,也就是进度控制。进度控制有多种控制方法,其中里程碑管理和学习曲线技术,是最常用的方法。一般来说,在项目开始时,项目团队会对项目制定一个详细的计划。通常情况下,在明确的工作说明书(SOW)和WBS的基础上制定具体的进度计划时,需要采用一些具体的技术。像这种软件外包项目,最成熟的技术是里程碑管理。里程碑一般是项目中完成阶段性工作的标志。不同类型的项目,里程碑也不同。比如,在开发项目中,可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。
不过,要注意的是,每到一个里程碑处,应及时对前段工作进行小结,并对后续工作进行计划调整。对于一些管理效果明显的领域,可以不必投入较多精力。而对于下一步管理过程中可能会出现问题的领域,应给予较多的关注。当然,在软件项目里,进度的变化是较常见的事情。
进度控制中的时间估算,可以使用学习曲线技术来利用历史数据来估算工作历时。通常,项目管理的前提是保证在预算内、满足质量的前提下,按进度完成项目。因此,可以看到,保证质量是前提。在外包项目管理中,进度和质量是最难控制的部分。那么,如何在满足质量的前提下管理进度呢?
首先,尽量利用历史数据。项目经理应该调查之前的项目情况,将会发现可以类比的情况,事先就可以知道需要管理质量和进度的关系。
其次,由于此项目是软件外包项目,项目经理不能完全掌握项目的资源调度情况,因此缺乏对质量的控制。这也是大多数外包工程中最令人难以掌握的地方。在这里,可以采用对进度管理计划添加质量参数的方法,也就是通过参数调整进度和质量的关系。
这一做法的前提是要有一定的历史数据。通过这些数据,就可以使用学习曲线,来推断最可能的项目进度。一般来说,再完成同样类型的项目时,用时一般比新做的要节约20%的时间。这只是项目时间估算的一个方法。
其实我上面也有一些问题,如对外包项目的进度管理,使用以前的历史数据,等等诸如此类的一些外包项目的管理问题,公司在以前的项目实施过程中,应该都有接触的,可以提供文档记录以供参考学习。 这也是项目管理办公室的一个功能。建议公司建一个项目管理办公室。
就项目经理来说,因为项目经理处在项目之中,视野不是很开阔,看问题可能不是很全面,此时,就需要公司管理层给与支持,站在项目的外围,看到项目全局,看得到问题所在,并向项目经理提供并指出正确方向,以确保项目不偏向错误的方向。这时项目经理应该及时反馈,把项目进度,遇到的不能解决的问题,自己准备的处理方法,向公司管理层汇报。
在项目的开始阶段,项目经理应该尽可能的去搞清楚需求,防止在项目进行中发生变更,以避免不必要的变更出现。在合同过程中,项目经理也需要关注合同,从自己的角度,确保合同范围、合同中的项目进度,产品交付时间,双方的的权利义务等方面提出自己的意见。在项目开始阶段,也应该提到风险应对计划,主要是防范项目范围,项目进度、项目质量等发生变更,并确保变更可控,项目在可控的范围内实施。
项目实施进程中,项目经理要实施关注项目进度,并及时向管理层汇报,以确保项目发展的方向。在项目的收尾过程中,项目经理要作项目总结,把项目过程中出现的问题以及解决方法汇总出来,并形成公司的公共资料,方便大家沟通学习。项目管理层也可以根据历史资料,项目进度控制,项目风险控制,项目总结文档等等内容,来评判项目的难易程度,相项目的可控系数,以及项目实施结果来判断项目实施的是否成功。并以此为标准,作为发放奖金的标准。具体项目奖金,应该在项目实施前,合同签订前与实施的项目经理约定,最重要的一点是,要让项目经理感觉到,只要作好了项目,就可以得到奖励。
最后,因为公司有好多正在实施的项目,很多的项目经理,建议公司成立项目管理办公室,以方便管理,并提供帮助,方便沟通学习。
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