一、召集会议的正当理由

1、召集一些人一起讨论某一问题。如对一某一个问题，需求一些人来进行讨论，那这将是召集会议的一个很好的理由，在项目中可以以专题会议的形式召开，并形成会议纪要，有结论及后续的行动方案，此类会议可以根据项目的进展经常召开，可以是临时的，也可以是定期的（如项目状态分析会议）。
2、需求经过大家的同意，而不是通过行政命令来做的决定事情。当某一事项要经过大家的同意，如效率考核等，这时就应该通过召集会议的形式来确定，并得到执行。
3、讨论一些有争论的问题。项目的过程中，经常有一些问题是争论不休的，这时从项目完成的角度考虑，将召集会议，对这种有争论的问题进行讨论，并形成统一的观点，在项目中很有必要。
4、当人们以前没有碰过面的时候需要大家召集一起开会(如kick off) 。这种见面的会议有利于项目的团队建设，也是必不可少的一个环节。

二、不召集会议的理由

1、没有必要召开会议的就不召开
如项目过程中，对一些会议的召开不会取得结果或效果的会议就尽量不要召开，会议是根据项目的进展来决定的，为项目而服务的，不是为了开会而开会。
2、一个会议如不需要某人来参加的，就不必邀请他
为了提供会议的质量，会议的过程要进行考虑，如果此人对会议的内容无关或对会议的决不付责任，那么就不要考虑某人来参加会议。如架构设计的会议，编码人员就不要参加。
3、如你认为没有必要开会的，那么就取消他
随着项目的进展，原来约定的一些会议可以会认为没有必要，那么你就取消他。如项目初期，一周开一次的项目状态会议，到了项目进展到一定程度后，完全可以改为二周一次。

三、会议经验：

如一个会议有8位以上的人参加，那未必每个人都能对会议有所贡献（除非“召集大家来通报情况”）；如会议需要讨论，参加的人应该少一些；记住要预定您开会的地点，并安排一个大家都有空的时间；建议由专门的人员(如项目助理)来安排会务相关事项如你需要召开一个会议，那就召开吧；项目的过程中，你可能对某一些问题认为有必要召开会议，那就召开，要基于你自己的判断，并能对项目产生极积的影响。

如团队成员需要开一个会，那就鼓励他们开；这过程说明了团队的成员在实施过程中有困难，认为需求使用会议的方式来讨论问题，解决问题，通报问题等；应该鼓励他们开会来解决问题，统一思想。“我不知道该如何做，因为还没有人召开一个关于这方面的会议”，那就由他组织一个会，这说明项目中存在的问题还没有统一一致的目标，这时应该鼓励开会来解决问题。