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OA办公系统是企业项目执行的有效保障 [发表于 2011/11/25]

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项目管理是在任何企业单位中都存在的，也是每一位企业领导者需要面临的管理问题；从广义的角度可以将项目分为对内项目，对外项目；比如公司领导布置一个举办大型活动的任务，就是一个对内项目，对外则主要是面向客户的产品交付，通常每个企业对项目工作的预期可以用六个字来概括，就是“降风险，增收益”！

项目的这一特点决定了项目管控是有很大难度的，主要体现在以下方面：企业团队的松散问题：项目执行过程中隐患不容易暴露，不能实时的展示项目的进度和状态，无法把控；对员工的管控也很弱，同时对项目成员的能力以及工作成果不容易衡量；沟通问题：项目成员身处不同办公地点，身兼多职的项目成员都是很常见的，每个人的安排往往不一致，信息不能共享，因此沟通很成问题，不利于管理者对项目的把控；制度的执行问题：主要表现在两个方面：相应的项目表单记录填写不规范，可追溯性差，参考价值低；项目文档的保存，转移，交接都存在着不及时，文档损耗，丢失等问题；项目成本控制问题：项目工作如果不能与项目执行挂钩，管理者将很难管控项目成本，最终可能项目超支，甚至出现入不敷出的现象；

这些问题困扰着企业中的项目管理工作，应用金和项目管理系统，可以帮助企业领导管控项目执行过程中的如下核心环节：
这是项目执行过程的流程图，在立项前，首先要确定项目范围以及对项目周期难度的评估，通常在确定了这些要素后，实施方会形成项目主计划，计划能够把控项目范围、进度和里程碑任务以及可能出现的风险和情况，它是项目最终验收时的主要依据之一；如果项目计划不周全不做好控制，后期会很被动；项目实施工作的责任是双方面的，对外客户与实施方要协同合作，才能保证项目如期交付，客户需要配合项目团队的职能和要求；过程控制与确认，过程控制又包括管理者对实施人员的控制，也包括实施人员对项目的控制；确认环节很重要，其具体表现为，实施方形成项目记录，在不同阶段给予甲方进行确认签字，这也是项目文档的重要组成部分，同时还是工作量和成效的具体体现，也是项目监控的依据之一；如果缺少了项目阶段的确认，我们的阶段成果就难以展现也无法收尾；项目的变更：任何一个项目都难免会出现变更，一定要明确项目变更的责任方，如果是甲乙方间造成的，务必留下变更记录，双方签字确认；验收与总结：验收时双方进行的，主要针对客户方交付确认，可以达到结项的程度，而验收的标准通常来源于最初的项目主计划，总结是为项目管理工作做的积累，用以指导从业人员及后续的项目工作开展，应该形成相应的工具，资料，记录等；

评估与监控，成本预算评估标准需要具备合理性，评估要分阶段进行，前期是评估项目做与不做，中期要评估项目如何来做，比如项目预算，工作量是要放在第一阶段的，第二阶段是要体现怎么做才能落地才能更好，这些都要通过预案将问题考虑周全；监控主要是监控成本的执行情况；

沟通汇报，资源共享：项目执行过程中沟通很重要，需要具备实时性，项目成员可以通过寻呼，论坛做到及时沟通；相关的项目文档资料还可以通过权限设置共享给相关人；

项目管理功能的适用范围，通常项目管理主要针对哪些行业呢，这里给出了几个行业特征，比如IT研发类项目可以很好的应用，适应于项目式的组织结构，管理高层需要全面掌握项目状态，企业领导层与项目团队层适用于项目管理系统；

除了刚刚提到的对项目核心环节做到了有效管控，其实项目管理工具还能够帮您带来如下便利：
首先对于管理者来说：预期的隐藏的项目风险可以得到控制，可以通过工具来确保执行到位，如果没有工具体系，员工执行的随意性就会很突出；能够对项目进行实时监控，比如项目进度、项目成本、项目资源等情况，都可以以图表的形式很直观的展现出来；其次是对于项目执行者，通过工具的运用让员工知道在项目执行过程中，应该做什么，需要怎么做？项目中的任务执行，员工不仅能看到自己所有的项目任务，而且每个项目任务的描述与交付成果都能一目了然，还可以对比任务描述，交付成果来进行任务工作汇报；项目中还能查看到每个项目成员在项目执行过程中的工时统计，实现了员工工作的量化展现；

接下来我们再来看看企业项目管理的具体应用：这是管理者在项目整体监控中看到的项目进度情况，是对正常，滞后和未开始三中状态的项目统计，此图标的展现需要在最初编制项目计划布置项目任务时，要填写项目任务开始和结束时间；

这是项目成本统计及预算支出对比图表，在项目查询时可以看到所有项目的成本状态，超出项目预算的就是超支项目；

OA办公系统试用http://www.jinherapp.com/ExpStoreXZ.html

这是对项目进度中里程碑任务完成情况的分析图表，在增加项目任务时，可以设置任务为里程碑任务，此图体现了里程碑任务的执行进度情况，在任务结束时间之前还未完成的任务会自动标示为滞后项目，粉色代表滞后，蓝色表示提前完成，绿色为正常状态；

最后再来看看金和客户应用了项目管理系统后的切身感受：北京某IT公司项目总监说：用了项目管理以后让我对公司的所有项目进度都了如指掌，更加轻松了解各个项目中的任务，文档，风险，方便有针对性的处理，大大降低了我的工作量。北京某IT公司项目成员说：项目管理模块的应用，使我对任务分配更加明确了，同时帮助我对项目过程中各类文档、知识进行积累和学习，增进项目成员之间的交流与沟通，工作变得更有效率……

希望金和OA办公系统项目管理系统，也能为您在企业项目执行过程中提供有效保障！